如何成功组织一场庆典？

筹备一次庆典如同生产和销售一样，首先要为它制订一个总体的计划。商界人士如果受命完成这一任务，则需要重视下述两大要点：其一，体现出庆典的主要特色。其二，安排好庆典的具体内容。

庆典应当以庆祝为中心，把每一项具体活动都尽可能组织得热烈、欢快而隆重。不论举行庆典的具体场合、庆典进行过程中的某个具体场面，还是全体出席者的情绪、表现，都要体现出红火、热闹、欢愉、喜悦的气氛。唯其如此，庆典的宗旨——塑造本单位的形象、显示本单位的实力、扩大本单位的影响——才能够真正地得以贯彻落实。

庆典所具有的热烈、欢快、隆重的特色，应在其具体内容的安排下得到全面的体现。

如果站在组织者的角度来考虑，庆典的内容安排至少要特别注意以下问题。

（一）出席者的确定

主办方应精心确定好庆典的出席人员名单。庆典的出席者不应滥竽充数，或让对方勉为其难。在确定庆典的出席者名单时，始终应以庆典的宗旨为指导思想。一般来说，庆典的出席者应当包括以下几个方面。

1.上级领导

地方党政领导、上级主管部门的领导，大都对企业的发展给予过支持、关心、指导。邀请他们参加，主要是为了表示感激之心。

2.社会知名人士

根据公共关系学中的“名人效应”原理，社会各界的名人对公众最具有吸引力。能够请到他们，无疑有助于更好地提高本企业的知名度。

3.大众传媒

在现代社会中，邀请电视、互联网、报纸、杂志、广播等大众媒介参加庆典并主动与其合作，将有助于对方公正地介绍本企业的成就，进而有助于加深社会对本企业的了解和认同。

4.合作伙伴

在商务活动中，合作伙伴经常是同呼吸、共命运的。请他们来与自己一起分享成功的喜悦，既是完全应该的，也是绝对必要的。

5.社区关系

社区关系在此是指那些与本企业共居于同一区域、对本企业具有种种制约作用的社会实体。例如，本企业周围的居民委员会、街道办事处、医院、学校、幼儿园、养老院、商店以及其他单位等。请它们参加本企业的庆典，会使对方进一步了解、尊重、支持本企业，或给予本企业更多的方便。

6.企业员工

企业每一项成就的取得都离不开员工的兢兢业业与努力奋斗。在组织庆典时，是绝对不容许将他们排除在外的。

以上人员的具体名单一旦确定，就应尽早发出邀请或通知。鉴于庆典的出席人员甚多、牵涉面极广，故若非万不得已，不允许将庆典取消或改期。

（二）来宾的接待

与一般商务交往中来宾的接待相比，对出席庆祝仪式的来宾的接待更应突出礼仪性的特点。在庆典中，主办方不但应当热心细致地照顾好全体来宾，而且应当通过自己的接待工作使来宾感受到主人真挚的尊重与敬意，并想方设法使每位来宾都能心情舒畅。

庆典一经决定举行，即应成立对此全权负责的筹备组。筹备组成员通常应由各方面的有关人士组成，他们都应当是能办事、会办事、办实事的人员。

在庆典的筹备组内，应根据具体需要下设若干专项小组，在公关、礼宾、财务、会务、报道等各方面分工合作。负责礼宾工作的接待小组，大都不可缺少。在原则上，庆典的接待小组应由年轻、精干、身材与形象较好、口头表达能力和应变能力较强的男女青年组成。接待小组成员的具体工作通常包括以下几项：

第一，来宾的迎送，即在举行庆祝仪式的现场迎接或送别来宾。(www.xing528.com)

第二，来宾的引导，即由专人负责为来宾带路，将其送到既定的地点。

第三，来宾的陪同，即对某些年事已高或非常重要的来宾，应安排专人陪同始终，以便照顾。

第四，来宾的招待，即指派专人为来宾送饮料、上点心，以及提供其他方面的关照。

凡应邀出席庆典的来宾，绝大多数人对本企业都是关心和友好的。因此，当他们光临时，主办方应当让他们受到热烈而合乎礼仪的接待；否则，必定伤害来宾的自尊心。

（三）现场的布置

举行庆祝仪式的现场是庆典活动的中心地点。对它的安排、布置是否恰如其分，往往直接关系到庆典留给全体出席者的印象的好坏。依据庆祝仪式礼仪的有关规范，在布置庆典现场时需要思考的具体问题有以下几点。

1.地点的选择

在选择具体地点时，应结合庆典的规模、影响力以及本企业的实际情况来决定。对本企业的礼堂、会议厅，本企业内部或门前的广场，以及外借的大厅等均可相机予以选择；不过在室外举行庆典时，切勿因地点选择不慎而制造噪声，妨碍交通或治安。

2.环境的美化

主办方在反对铺张浪费的同时，应当量力而行，着力美化庆典举行现场的环境。为烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛，可在现场张灯结彩，张贴宣传标语，张挂标明庆典具体内容的大型横幅。如果有能力，主办方还可以邀请乐队演奏；但是此类活动应当适度，不要热闹过了头，成为“喧宾夺主”之举。

3.场地的大小

在选择举行庆祝仪式的现场时，应牢记并非愈大愈好。从理论上说，现场的大小应与出席者人数的多少成正比。也就是说，场地的大小应同出席者人数的多少相适应。人多地方小，必定拥挤不堪，让人心烦意乱；人少地方大，则会让来宾对本企业产生门庭冷落的错觉。

4.音响的调试

在举行庆典之前，主办方务必把音响调试好，尤其是供来宾们讲话时使用的麦克风和传声设备不允许出问题。在庆典举行前后播放一些喜庆、欢快的乐曲，只要不抢占“主角”的位置，通常都是可以的。主办方对于播放的乐曲应先期进行审查，切勿届时让工作人员自由选择，随意播放背离庆典主题的乐曲，甚至是悲伤的乐曲或不够庄重的诙谐曲和爱情歌曲。

（四）庆典的程序

一次庆典举行得成功与否，与其具体的程序往往不无关系。仪式礼仪规定，在拟定庆典的程序时有以下两条原则必须坚持：第一，时间宜短不宜长。大体上讲，它应以1个小时为极限。如此规定，既是为了确保其效果良好，也是为了尊重全体出席者，尤其是为了尊重来宾。第二，程序宜少不宜多。程序过多不仅会加长时间，还会分散出席者的注意力，并给人以庆典内容过于凌乱之感。

依照常规，一次庆典大致上应包括下述几项程序：

第一，宣布庆典正式开始，全体起立。

第二，本企业主要负责人致辞。其内容是对来宾表示感谢或介绍此次庆典的缘由等。其重点应是报捷以及庆典的可“庆”之处。

第三，嘉宾讲话。大体上讲，出席庆典的上级主要领导、协作单位及社区关系单位均应有代表讲话或致贺词；不过应当提前约定好，不要当场推来推去。对外来的贺电、贺信不必一一宣读，但对其署名单位或个人应当依照“先来后到”或名称的汉字笔画顺序公布。

第四，文艺演出。此项程序可有可无。主办方如果准备安排，则应慎选内容，注意不要使之有悖于庆典的主旨。

第五，邀请来宾进行参观。如有可能，主办方可安排来宾参观本企业的有关展览或车间等。当然，此项程序有时亦可省略。