赞助会议的组织和安排

在赞助活动正式实施之际，往往需要正式举行一次聚会，将有关事宜公诸社会。此种以赞助为主题的聚会在赞助活动中，尤其是在大型的赞助中，大都必不可少。有时，人们亦称其为赞助仪式。它主要是为了向全社会公告赞助活动正式启动，是赞助活动中的一项重要环节。赞助会通常应由受赞助者出面承办，并由赞助单位给予适当的支持。

（一）举办地点

赞助会的举办地点一般可选择受赞助者所在单位的会议厅，也可由受赞助者出面租用社会上的会议厅。用以举办赞助会的会议厅，除了其面积大小必须与出席者的人数成比例之外，还需打扫干净，并略加装饰。

举办赞助会的会议厅内的灯光应亮度适宜。在主席台的正上方或面对会议厅正门之处的墙壁上，还需悬挂一条大红横幅，在其上面应以金色或黑色的楷书书写上“××单位赞助××项目大会”“××项目赞助仪式”。前一种写法意在突出赞助单位，后一种写法则主要是为了强调接受赞助的具体项目。

一般而言，赞助会的会场不宜布置得美轮美奂、豪华张扬；否则，极有可能会使赞助单位产生不满，或由此产生受赞助单位华而不实的感觉。

（二）参加人员

参加赞助会的人士，既要有充分的代表性，又不必在数量上过多。除了赞助单位、受赞助者双方的主要负责人及员工代表外，赞助会应重点邀请政府代表、社区代表、群众代表以及新闻界人士参加。在邀请新闻界人士时，特别要注意邀请那些在国内外或当地具有较大影响力的电视、网络、报纸、杂志、广播等媒体人员与会。

所有参与赞助会的人士在与会时须身着正装、修饰仪表，并注意个人的举止。赞助会的整体风格必须是庄重的，任何与会者都不能与之唱反调。

（三）具体程序

依照常规，一次赞助会的全部时间不应长于一个小时。因此，赞助会的具体会议议程必须既周密又紧凑。赞助会的具体会议议程大体上有如下几个项目。

1.宣布开始

赞助会的主持人一般应由受赞助单位的负责人或公关人员担任。在宣布正式开会前，主持人应恭请全体与会者各就各位、保持肃静，并邀请贵宾到主席台上就座。(www.xing528.com)

2.赞助单位正式实施赞助

其具体做法通常是赞助单位的代表首先出场，口头上宣布其赞助的具体方式或具体金额。随后，受赞助单位的代表上场，双方热情握手。接下来，由赞助单位的代表正式将标有一定金额的巨型支票或实物清单双手捧交给受赞助单位的代表；必要时，礼仪小姐应为双方提供帮助。若赞助的物资重量、体积不大时，可由双方在现场交接。在此过程中，全体与会者应热情鼓掌。

3.赞助单位代表发言

其发言内容重在阐述赞助的目的与动机，同时也可对本单位的情况略做介绍。

4.受赞助单位代表发言

此刻的发言者一般应为受赞助单位的主要负责人，其发言中心应集中在对赞助单位的感谢方面。

5.来宾代表发言

根据惯例，可以邀请政府有关部门的负责人讲话。其讲话主要是肯定赞助单位的义举，同时可呼吁全社会积极倡导此种互助友爱的美德。该项议程有时亦可略去。至此，赞助会即可宣告结束。

在赞助会正式结束后，赞助单位、受赞助单位双方的主要代表以及会议的主要来宾，通常应合影留念。此后，宾主双方可以稍事晤谈，然后来宾即可一一告辞。一般情况下，在赞助会结束后，主办单位大都不为来宾安排膳食。如果确有必要，则至多略备便餐，绝对不宜设宴待客。

在极个别情况下，赞助会亦可由赞助单位操办。由赞助单位所操办的赞助会，其会务工作与以上所述基本相仿。