在新闻发布会正式举行的过程中，往往会出现种种这样或那样的确定和不确定的问题，有时甚至会有难以预料到的情况或变故出现。要应对此类难题，确保新闻发布会的顺利进行，除要求主办单位的全体人员齐心协力、密切合作之外，最重要的是要求代表主办单位出面应对来宾的主持人、发言人善于沉着应变、把握全局。为此，特别要求主持人、发言人在新闻发布会举行之际牢记下述几个要点。
（一）维护形象
毫无疑问，在新闻发布会上，代表主办单位出场的主持人、发言人肯定会被新闻界人士视为主办单位的化身和代言人。而在新闻发布会召开之后，他们则更是有可能在不少新闻媒体上纷纷亮相。在广大社会公众眼里，他们通常都会与其所在单位的整体形象画等号，甚至决定了社会公众对主办单位的态度与评价。有鉴于此，主持人、发言人要重视自己的外表，尤其是仪容、服饰、举止。
按照惯例，主持人、发言人需要进行必要的化妆，并以化淡妆为主。其发型应当庄重而大方。男士宜穿深色西装套装、白色衬衫、黑袜和黑鞋，并打领带。女士则宜穿单色套裙、肉色丝袜，着黑色高跟皮鞋。他们的服装必须干净、挺括，一般不宜佩戴首饰。
在面对新闻界人士时，主持人、发言人都要做到举止自然大方，面带微笑，目光炯炯，表情放松，坐姿端正；一定要克服某些有损个人形象的不良举止，如抓搔头皮、紧咬嘴唇、眼皮上翻、东张西望、不看听众、以手捧头、双脚乱抖、反复起立、交头接耳、表情呆滞等。
（二）相互配合
主持人和发言人在新闻发布会上是“一家人”，因此二者之间的默契配合是必不可少的。而二者要真正做好相互配合，一是要分工明确，二是要彼此支持。
1.分工明确
在新闻发布会上，主持人与发言人分工有所不同，因此必须各尽其职、相互配合，不允许越俎代庖、替人代劳。主持人所要做的主要是主持会议、引导提问；发言人所要做的主要是主旨发言、答复提问。有时，在重要的新闻发布会上，为了慎重起见，主办单位往往会安排数名发言人同时出场。若发言人不止一人，事先必须做好内部分工，不能出现没有人回答或大家抢着回答的场面，那样将会影响本单位的形象。一般来讲，发言人的现场发言应分为两个部分：首先进行主旨发言，接下来回答疑问。当有数名发言人到场时，只需一人进行主旨发言。
2.彼此支持
主持人、发言人的彼此支持，在新闻发布会上通常极其重要。主持人与发言人必须保持一致口径，不允许公开争执、相互拆台。当新闻界人士提出的某些问题过于尖锐或难以回答时，主持人要想方设法转移话题，不使发言人难堪。而当主持人邀请某位新闻记者提问之后，发言人一般也要给予对方适当的机会；不然，不论对新闻记者还是主持人来讲，都是非常失礼的。(www.xing528.com)
（三）注意分寸
在新闻发布会上，主持人、发言人的一言一行都代表着主办单位。因此，主持人与发言人都必须对自己讲话的分寸予以重视。
1.简明扼要
不论发言还是答问，都要条理清楚、重点集中，令人既一听就懂，又难以忘怀。必须牢记：要言不烦。在新闻发布会上有意卖弄口才、口若悬河，往往是不好的。
2.提供新闻
举办新闻发布会，自然需要有新闻可供发布。实际上，新闻界人士正是特意为此而来的。在不违法、不泄密的前提下，要善于满足对方在这一方面的要求。
3.生动灵活
在新闻发布会上，有关人员的语言是否生动、话题是否灵活，往往会直接影响到现场的气氛。面对冷场或者冲突爆发在即，有关人员生动而灵活的话语往往可以化险为夷。因此，一些幽默风趣的语言、巧妙的典故也是必不可少的。
4.温文尔雅
新闻记者大都见多识广，又是有备而来，所以他们在新闻发布会上经常会提出一些尖锐而棘手的问题。遇到此种情况时，发言人能答则答，不能回答则应巧妙地进行闪避，或直接告知以无可奉告，但无论如何都不要对对方恶语相加，甚至粗暴地打断对方的提问。当然，主持人和发言人吞吞吐吐、张口结舌也不会给人以好的印象；唯有语言谦恭敬人、高雅脱俗，才会不辱使命。
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