筹备新闻发布会，所要做的准备工作甚多，其中最重要的是做好以下具体工作。
（一）主题的确定
一旦决定召开一次新闻发布会，即应首先确定其主题。新闻发布会的主题是指新闻发布会的中心议题。主题确定得是否得当，往往直接关系到本单位的预期目标能否实现。一般而言，新闻发布会的主题有下列三类：发布某一消息、说明某一活动、解释某一事件。诸如组织开业、扩建、合并或者关闭，组织创立的周年纪念日，组织的经营方针发生改变，新举措、新产品、新技术、新服务面世，组织的高级管理人员发生变动，组织遭遇重大事故，组织遭到社会的误解或者批评等，都是新闻发布会的常规主题。
（二）时空的选择
新闻发布会的时空选择通常是指对其时间与地点的选择。对这两个具体问题不加重视，即便主题再好，新闻发布会也往往难以奏效。
1.时间的选择
一般来说，一次新闻发布会所使用的全部时间应限制在2个小时以内。具体而言，在选定举行新闻发布会的时间时，须谨记以下几个方面的细节问题：一是要避开节假日；二是要避开本地的重大社会活动；三是要避开其他单位的新闻发布会；四是要避免与新闻界的宣传报道重点撞车或相左。只讲紧迫性、时效性，而忽略了上述问题，往往只会使自己劳而无功。
通常认为，举行新闻发布会的最佳时间是周一至周四的9点至11点或15点至17点。在此时间内，绝大多数人都是方便与会的。之所以将周五排除在外，主要是因为周末随之而至，此刻人心涣散，对新闻报道往往不予重视。
2.地点的选择
选择新闻发布会的举行地点时，除可以考虑本单位本部所在地、活动或事件所在地之外，还可优先考虑首都或其他影响巨大的中心性城市；必要时，还可在不同地点举行内容相似的新闻发布会。举行新闻发布会的现场，应交通方便、条件舒适、环境幽雅、面积适中。例如，本单位的会议厅、宾馆的多功能厅、当地最有影响的建筑物等，均可酌情予以选择。
（三）人员的安排
在准备新闻发布会时，主办者一方必须精心做好有关人员的安排。与其他会议有所不同的是，新闻发布会的主持人、发言人选择是否得当，往往直接关系到它的成败。因此，在安排新闻发布会的人员时，首先要选择好主持人与发言人。
1.主持人
按照常规，新闻发布会的主持人大都应当由主办单位的公关部负责人或办公室负责人等担任。其基本条件是：仪表堂堂、年富力强、见多识广、反应灵活、语言流畅、幽默风趣、善于把握大局、长于引导提问，并具有丰富的主持会议的经验。
2.发言人(www.xing528.com)
在一般情况下，新闻发布会的发言人是会议的主角，因此通常应由本单位的主要负责人担任。有些单位往往还设有专职的新闻发言人。除在社会上口碑较好、与新闻界关系较为融洽之外，对发言人的基本要求还包括恪尽职守、修养良好、学识渊博、思维敏捷、反应迅速、记忆力强、善解人意、能言善辩、彬彬有礼等。
除要慎选主持人、发言人之外，还须精选一些本单位的员工负责会议现场的礼仪接待工作。依照惯例，他们最好由品行良好、相貌端正、工作负责、善于交际的年轻女性担任。
为了宾主两便，主办单位所有正式出席新闻发布会的人员，均须在会上正式佩戴事先统一制作的胸卡，其内容包括姓名、单位、部门与职务等。
（四）材料的准备
在准备新闻发布会时，主办单位通常需要事先委托专人准备好如下四个方面的具体材料。
1.发言提纲
它是发言人在新闻发布会上进行正式发言时的提要。对发言提纲总的要求是：既要紧扣主题，又要全面、准确、生动、真实。
2.问答提纲
为了使发言人在现场正式回答提问时表现自如、不慌不忙，事先可对有可能被提问的主要问题进行预测，并就此预备好针锋相对的答案，以使发言人心中有数，在必要时予以参考。
3.宣传提纲
为了方便新闻界人士在进行宣传报道时抓住重点、资料翔实，主办单位可事先精心准备好一份以有关数据、图片、资料为主的宣传提纲，并打印出来，在新闻发布会上提供给每一位外来的与会者。宣传提纲通常应列出本单位名称及联络电话、传真号码，以供新闻界人士核实之用。有自己网站的单位，还可同时列出本单位网站的网址。
4.辅助材料
假如条件允许，还可在新闻发布会的举办现场预备一些能够强化会议效果的形象化视听资料，如实物、模型、沙盘、录音、录像、幻灯、光碟、书刊等，以供与会者利用。在会前或会后，会议主办方亦可安排与会者进行一些必要的现场参观或展览；但安排此类活动时应注意，切勿弄虚作假或泄露商业秘密。
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