在现实生活中，洽谈的具体形式可谓多种多样。不论商界人士面对的是何种具体形式的洽谈，都有必要为此而充分做好准备，以求有备无患。商界人士在为洽谈而着手准备时，重点应在技术性准备与礼仪性准备两个方面。
（一）技术性准备
为商务洽谈而进行的技术性准备，在此是指要求洽谈者事先充分地掌握有关各方的状况，了解洽谈的“谋篇布局”，并就此而构思、酝酿正确的洽谈手法与洽谈策略；否则，商界人士在洽谈中就可能会目标不明、方法不当、顾此失彼、功败垂成。
1.基本原则
（1）客观原则。在准备洽谈时，有关的商界人士不仅所占有的资料需要是客观的，而且决策时的态度也必须是客观的。占有资料的客观性是指洽谈者尽可能地取得真实而准确的资料，不要以道听途说或对方有意散布的虚假情报来作为自己决策时的依据。决策时态度的客观性是指洽谈者在决策时态度清醒而冷静，不要被感情所左右或意气用事。
（2）预审原则。其具体含义有二：
其一，是指准备洽谈的商界人士应对自己的方案预先反复审核、精益求精。
其二，是指准备洽谈的商界人士应将自己提出的方案预先报请上级主管部门或主管人士审查、批准。虽说负责洽谈的商界人士拥有一定的授权，在某些特殊的情况下可“将在外，君命有所不受”“先斩后奏”，但这并不等于说洽谈者就可以忘乎所以、一意孤行。
在洽谈之前对自己的方案进行预审，既可以减少差错，又可以群策群力、集思广益，使方案更完美。
（3）自主原则。它是指商界人士在准备洽谈时以及在洽谈进行中务必发挥自己的主观能动性，相信自己，依靠自己，鼓励自己，鞭策自己，在合乎规范与惯例的前提下，力争“以我为中心”。
坚持自主原则有两大好处：
其一，可以调动有关商界人士的积极性，使其更好地有所表现。
其二，可以争取主动权，或是变被动为主动，在洽谈中为自己争取到有利的位置。
（4）兼顾原则。它是指商界人士在准备洽谈时以及在洽谈过程中，在不损害自身根本利益的前提下应尽可能地替洽谈对方着想，主动为对方保留一定的利益。有经验的商界人士都清楚，最理想的洽谈结局不应当是“你死我活”“鱼死网破”，而应当是有关各方的利益与要求都得到了一定程度的照顾，亦即彼此达成妥协。在洽谈中，为对方留下余地，不搞“赶尽杀绝”，不但有助于保持与对方的正常关系，而且会使商界同仁对自己刮目相看。
2.准备工作
（1）知己知彼。孙子曰：“知己知彼，百战不殆。”这句至理名言对洽谈者准备洽谈也具有一定的教益。如能在洽谈之前就了解对方，做到“击敌之短”，一定会取得更好的成绩。
对洽谈对手的了解应集中在如下方面：
①在洽谈对手中，谁是真正的决策者或负责人；
②洽谈对手的个人资讯、谈判风格和谈判经历；
③洽谈对手在政治、经济以及人际关系方面的背景情况；
④洽谈对手的谈判方案；
⑤洽谈对手的主要商务伙伴、对手，以及他们彼此之间相互关系的演化等。
（2）熟悉程序。谈判桌不比战场，“从战争中学习战争”那一套对于洽谈来讲是行不通的。虽说洽谈的经验需要积累，但因为洽谈事关重大，所以它往往是不允许人们视之为儿戏的。从理论上来讲，洽谈的过程是由“七部曲”一环扣一环，一气呵成的。这七步就是：探询、准备、磋商、小结、再磋商、终结以及洽谈的重建。每一个洽谈的具体步骤都有其特殊的“起、承、转、合”，都有一系列的台前与幕后的准备工作要做，并需要当事人具体问题具体分析，以随机应变。(www.xing528.com)
在准备洽谈时，一定要多下苦功夫，多做案头的准备工作，尤其是要精心细致地研究洽谈的常规程序及其灵活的变化，以便在洽谈中能够胸有成竹、处变不惊。
（3）运用策略。尽管商界人士在进行洽谈时总的指导思想是平等、互利，但这并不排斥努力桿卫或争取己方的利益。事实上，在洽谈中的成功不仅要凭借实力，更要依靠对洽谈策略的灵活运用。
在商务洽谈中，对诸如以弱胜强、制竞争、趁热打铁、出奇制胜、利用时限、声东击西等具体策略，任何行家里手都不会不清楚。但至为关键的“活学活用”是商界人士所必须做到的。例如，在洽谈时，应当何时报价是一个策略性极强的大问题。如果想要先入为主、赢得主动权，那么率先出价是可行的；若不明就里，指望以逸待劳、后发制人，则不妨后于对方报价。仅仅就此而论，单纯地讲先报价好还是后报价好都没有任何实际意义，只有就事论事，才可以分出其中的优劣。
（二）礼仪性准备
洽谈的礼仪性准备，在此是指洽谈者在安排或准备洽谈会时应注重自己的仪表，预备好洽谈的场所，布置好洽谈的座次，并以此来显示己方对洽谈的重视以及对洽谈对象的尊重。在准备洽谈时，礼仪性准备的收效虽然一时难以预料，但它绝对必不可少。与技术性准备相比，它是同等重要的。
1.仪表
正式出席洽谈会的人员在仪表上务必遵循严格的要求与统一的规定。
男士一律理发、剃须、吹头发，不准蓬头乱发，不应蓄胡子或留大鬓角。女士则应选择端庄、素雅的发型，并化淡妆；不能做过于时尚的发型，不许染彩色头发，不许化艳妆或使用香气过于浓烈的化妆品。
由于洽谈会关系大局，所以商界人士在此种场合理应穿着传统、简约、高雅、规范的最正式的礼仪服装。可能的话，男士应穿深色三件套西装和白衬衫，打素色或条纹式领带，配深色袜子和黑色系带皮鞋。女士则须着深色西装套裙和白衬衫，配肉色长筒或连裤式丝袜，穿黑色高跟或半高跟皮鞋。
2.地点
根据商务洽谈举行的地点不同，可将其分为客座洽谈、主座洽谈、客主座轮流洽谈以及第三地点洽谈。
（1）客座洽谈，即在洽谈对手所在地进行洽谈。
（2）主座洽谈，即在我方所在地进行洽谈。
（3）客主座轮流洽谈，即在洽谈双方所在地轮流进行洽谈。
（4）第三地点洽谈，即在不属于洽谈双方任何一方的地点进行洽谈。
以上四种洽谈会地点的具体确定，应通过各方协商而定。
倘若由我方担任东道主出面安排洽谈，则一定要在各方面打好礼仪这张“王牌”，在洽谈会的台前幕后恰如其分地运用礼仪，迎送、款待、照顾对手，赢得信赖、理解与尊重。
3.座次
只有在某些小规模洽谈会或预备性洽谈会的举行过程中，座次问题才可以不必拘泥。在举行正式洽谈会时，座次既反映了洽谈者对规范的尊重，也是洽谈者给予对手的礼遇。
（1）双边洽谈。举行双边洽谈时，应使用长桌或椭圆形桌子，宾主应分坐于桌子两侧。若桌子横放，则面对正门的一方为上，应属于客方；背对正门的一方为下，应属于主方。若桌子竖放，则应以进门的方向为准，右侧为上，属于客方；左侧为下，属于主方。
在进行洽谈时，各方的主谈人员应在自己一方居中而坐；其余人员则应遵循右高左低的原则，依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就座。假如需要译员，则应安排其就座于仅次于主谈人员的位置，即主谈人员之右。
（2）多边洽谈。举行多边洽谈时，力避失礼，一般都按照国际惯例以圆桌作为洽谈桌，举行“圆桌会议”。这样一来，尊卑的界限就被淡化了。即便如此，在具体就座时，亦应讲究有关各方的与会人员尽量同时入场，并同时就座。最低限度，主方人员也不应在客方人员之前就座。
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