对组织者而言，要使一场晚会获得成功，就必须认真做好准备工作，力求把晚会的各个具体环节安排得完美无缺，并且采取各种必要的预防措施，严防各类意外事件的发生。
（一）晚会的主题
举办一场晚会，主要是为了用优美的表演吸引人，用高尚的情操陶冶人，用时代的精神鼓舞人。这便是举办晚会时所必须恪守的主旨，它是任何形式的晚会都不可背离的。
（二）晚会的内容和形式
商界在筹备晚会时，要贯彻落实以上主旨，晚会在内容和形式的选择上必须保证健康、生动。所谓健康就是指，一场好的晚会，首先要求演出的节目，不论是从整体上还是从个别来看，都要有明确的主题、健康的内容。它们不仅要合法，与社会公德不抵触，而且要体现出文明、健康、积极、向上、振奋人心的精神。而生动则是指，晚会演出的节目要真正受到欢迎，除了节目的主题与表演者的技艺之外，其内容必须生动有趣、引人入胜，使人感到愉悦，其形式必须生动活泼、轻松欢乐，既有新奇之处，又为观众所喜闻乐见。要是晚会节目的内容呆板生硬、老生常谈，节目的形式千篇一律，毫无新意可言，那么晚会将很难获得成功。
（三）具体节目
在晚会的主题、内容和形式确定下来之后，就需要立即从事节目的准备工作。晚会的节目应以晚会的主题为导向，邀请专业表演者演出或自行编排。
节目的编排首先要确定晚会举行的时间长短，并据此排定文艺节目。在一般情况下，举行综合性舞会以1～2小时为宜。每个节目的时间大体上为5～10分钟，一个小时表演5～8个节目为宜。在每个节目之间还要留下充分的间隔时间。
在排节目时，要注意将不同风格、不同水平的节目进行交叉安排，以便让观众觉得有所变化。与此同时，慎选“开场白”和“压轴戏”节目，给观众留下深刻的印象。
节目安排的基本原则是宁缺毋滥，宁肯让不符合要求、准备不充分的节目下马，也绝不要让其滥竽充数。
（四）节目单
举办大型的晚会通常要印制节目单，发给入场者。晚会的节目单通常列有每个节目的具体名称和表演者名单等项内容；有时还会对节目的主要内容有所介绍，以便让观众提前了解一下节目。有外宾参加的正式晚会上所提供的节目单，通常应以中文与外文印制。
（五）晚会场地
举办晚会的场地也是筹备工作的一项重要任务。可以根据本单位的实际情况，租用专业的剧场或者在宽敞的会议室等处举办。场地通常包括演出场地和观众场地。(www.xing528.com)
演出场地又称舞台，一般分为剧场舞台和露天舞台。会场布置对烘托气氛、激发观众和表演者的激情、增强演出效果都具有重要的作用。为了使会场布置能够产生预期的效果，首先应注意选择位置适中、交通便利的场所。会场应有降温、保暖或通风设备，同时应足够宽敞，以保证观众和表演者有一定的活动空间。其次要注意精心装饰会场。彩灯、彩带、彩球、贴花等是会场的常用装饰物，通过其颜色和亮度的变幻、组合，产生一种五光十色、祥和欢快的气氛。同时，要注意良好的音响效果。当然，会场的布置不宜色彩太杂，饰物过多。
观众场地的选择，既要使之服从于演出场地的需要，又要兼顾其安全性和容量。
（六）座位的安排
座位的安排一般根据客人的身份而定。晚会一般设为贵宾席；在专场演出时，通常把贵宾席留给主人和主宾。
（七）邀请领导和来宾
除一般观众外，组织者还常常邀请有关部门的领导或来宾欣赏演出，有时还邀请知名表演者前来助兴，以提高晚会的知名度，增加吸引力。邀请领导和来宾要有的放矢。一般而言，主管部门的领导、往来单位的负责人和爱好文艺的有关人士都可在邀请之列。请柬一定要提前寄送，以给对方考虑和调整计划的时间。请柬的内容必须清楚，举办晚会的目的、时间、主要演出单位或人员等不能遗漏，并落实对方到时是否能参加。在演出前要给被邀请人预留座位（一般是最好的位置），并且在入口处派人恭迎，引带入座。适当的时候，可将贵宾介绍给观众。晚会结束时，主办者应对贵宾的光临表示感谢并相送出场，表示“欢迎下次再来”。若邀请知名表演者，则应将晚会的场地、人员、节目安排等情况介绍给对方，听取和尊重他们的意见，并落实好具体日程。
（八）晚会相关人员
1.主持人
晚会的主持人是晚会的一个核心人物，其现场表现如何，往往对观众的情绪产生很大的影响。通常主持人可以同时由一个人或两个人担任。担任晚会主持人的基本条件是：形象较佳、口齿清楚、音色悦耳、富有激情、善于应变。
2.表演者
选择表演者，不仅要看其演艺技能、人缘和知名度，更要兼顾其艺德、台风、责任心，以及年龄、身体状况。必要时，要预备上几个“替补节目”，以防止个别表演者缺场，使晚会被迫中断。
3.总指挥
晚会的总指挥主要负责监督、指挥和调度工作以保证晚会的成功。担任晚会总指挥的人要头脑冷静、处事果断、观察入微、为人公道、知识渊博、经验丰富、善于协调，并且具有较强的组织能力，是领导型人物。
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