商务宴请的准备工作详解

一项正式的商务宴请，从宴请设计到宴请的组织实施，每个环节、每个步骤都要考虑周到，以确保宴请的顺利进行。因此，一次宴请成功与否、能否达到主人预期的目的与宴请前的准备密切相关。

（一）明确宴请的目的、名义、对象和形式

1.宴请的目的和名义

商业宴请的目的和名义有很多，有以公司部门等单位名义，也有以经理等个人名义；有的宴请有明确的为解决某个或某些问题而举行的直接目的，也有的是保持关系、联络感情、沟通信息、结识朋友等无直接实质内容和目的的宴请。

2.宴请的对象

宴请对象要斟酌，范围过大会造成费用压力，而且不符合节省成本的商务原则；范围太小则可能影响今后的交往。宴请范围大小的确定应在照顾各方面关系的前提下，控制范围，减少人数。同时，主人还应考虑被邀请人之间的关系，防止互有敌意的双方出席同一宴会，以免彼此尴尬，影响宴会氛围。

3.宴请的形式

宴请采取何种形式，在很大程度上取决于宴请的目的和对象，也取决于习惯做法。一般来说，比较正式的、隆重的、人数不多的宴请以宴会的形式较为适宜；不太正式的、人数较多的，以冷餐会较为适合；比较简单的但较注重情趣的可以选茶会或烧烤聚会；具有某种庆祝意义的可以选择酒会。

（二）确定宴请的时间、地点

1.宴请的时间

宴请时间的确定，有的可按主人需要安排，如企业开张、友人聚会等；有的由客人因素决定，如接风送行等；有的考虑主客人的共同方便时间，如商业聚会等。

中餐宴请的具体时间，应主要统筹兼顾下述三个具体问题：

（1）民俗惯例。中餐特别是中餐宴会具体时间的安排，根据人们的用餐习惯，依照用餐时间的不同，分为早餐、午餐、晚餐三种。至于在宴请他人时，究竟应当选择早餐、午餐或晚餐，不好一概而论。不过，在绝大多数情况下，确定正式宴请的具体时间，主要遵从民俗惯例。

（2）主随客便。在决定商务聚餐的具体时间时，主人不仅要从自己的客观能力出发，更要讲究主随客便，优先考虑被邀请者特别是主宾的实际情况，不要对这一点不闻不问。如果可能，应该先和主宾协商一下，力求双方都方便；至少也要尽可能提供几种时间上的选择，以显示自己的诚意。

（3）时间控制。对于用餐时间，有必要加以适当的控制。适当控制用餐时间，应注意以下两个问题：一是尽量避开主宾双方不方便的时间，如重要的活动日、纪念日、节假日，某一方面不方便的日子或忌日等。二是要对用餐时间的具体长度进行必要的控制，既不能匆匆忙忙走过场，也不能拖拖拉拉地耗时间。一般认为，正式宴会的用餐时间应为1.5个小时，非正式宴会与家宴的用餐时间应为1个小时左右。

对西方人而言，宴请活动安排在圣诞之夜是不受欢迎的。对日本人，宴请日期含“4”和“9”则会令他们大皱眉头，因为日语中“4”字发音同“死”，“9”字发音同“苦”。尤其是世界上一些国家的人把“13”，特别既是“13”日又是星期五的日子称为黑色之日，应该特别注意避开。

2.宴请的地点

宴请地点恰当与否，体现着主人对宴请的重视程度。宴请地点可依据宴请目的、规格、形式和经费能力来确定。通常应选择环境优雅、卫生方便、服务优良、管理规范、菜肴精美的饭店或宾馆，其中环境优雅是选择宴请地点时必须考虑的最重要的因素。一般比较隆重的宴会最好选择比较熟悉的地点，便于了解它的环境、供应、服务和特点。

（三）及时、准确地发出请柬

主人举办宴请活动必须向客人发出邀请。邀请的形式有很多种，主人可以通过请柬、邀请信、电话、网络邀请客人，但是正式宴请必须用请柬发出邀请，有的还附有回柬（以便客人表示接受或婉谢之用）。这样做一方面是请客人备忘，另一方面也是出于礼节。此外，请柬还可以作为客人赴宴的通行证。

请柬一般应提前一至两周发出，以便被邀请者能及早做出安排。当然，公关活动的特点决定了有时不允许有那么多的时间，但也必须以尽早为原则。有时为了周到起见，在宴请活动的前夕，不妨再用电话联系，对被邀请者是否收到请柬和是否能出席宴请予以确认。如发现主客不能接受邀请，可以及早考虑候补之宾。

请柬应精心设计，使人一看请柬就感到这个宴会别具一格、非同一般，非常有必要参加。

（四）慎重地选择宴会菜单

1.总的原则

宴会菜单的确定，应根据宴会的规格“看客下菜”。总的原则是主人应考虑客人的身份以及宴请的目的，使菜单做到丰俭得当。整桌菜单应该有冷有热、荤素搭配、有主有次、主次分明，即一桌菜要有主菜，以显示菜的规格，也要有一般菜，以调剂客人的口味：具体菜肴的确定还应以适合多数客人的口味为前提，尤其要特别照顾主宾的饮食习惯。在确定好菜谱的同时，还要准备好酒水、香烟、瓜子、糖果等来招待宾客。

2.饮食禁忌

主人在确定宴会菜单时一定要考虑周全，切不可冒犯对方的饮食禁忌。一般而言，常人基本的饮食禁忌主要有三类：

（1）个人的饮食禁忌。有一些人，由于种种因素的制约，在饮食上往往会有一些与众不同的特殊要求。比方说，有的人不吃肉，有的人不吃鱼，有的人不吃蛋，等。对于这类个人饮食禁忌，亦应充分予以照顾；不要明知故犯，或是对此说三道四。

（2）民族的饮食禁忌。在不同的地区，人们的饮食偏好往往多有不同。对于这一点，在安排菜单时也应予以兼顾。比如，英美人通常不吃宠物、稀有动物、动物内脏、动物的头部和脚爪。(www.xing528.com)

（3）宗教的饮食禁忌。对于宗教方面的饮食禁忌，一定要认真对待，一点也不能疏忽大意。例如，穆斯林不食猪肉，并且不饮酒。国内的佛教徒在饮食上禁食荤腥之物，这不仅指肉食，而且包括葱、蒜、韭菜、芥末之类吃起来气味刺鼻的食物。对这些禁忌饮食要是不求甚解或贸然犯禁，都会带来很大的麻烦。

3.体现特色与文化

主人在确定菜单时除了要照顾客人的口味，避免冒犯客人的饮食禁忌之外，还要体现特色与文化，即食文化、食特色。因此，主人在确定菜单时可以优选考虑具有民族特色的菜肴和具有本地风味的菜肴。

在隆重而正式的宴会上，主人所选定的菜单还可在精心书写后发给用餐者每人一份，使用餐者餐前心中有数，餐后留作纪念。

（五）安排宴席桌次

宴请活动中的桌次及每一桌的席次安排有严格的礼仪规范，特别是宴会，有中式和西式两种截然不同的排法。有关人员对桌次的礼仪应了如指掌，以便随时调整。

宴会的桌次安排最为讲究。举行宴会，视参加的人数多少可设一桌或多桌。一桌时可使用圆桌、长桌；数桌时可使用圆桌，并分为主桌和辅桌。

两桌或两桌以上的桌次安排，可根据餐厅的形状来确定，若长方形餐厅采用花排（如品字、梅花形等），则更加美观。图6-1至图6-5是几种不同桌次的常规排次方法。

图6-1　两圆桌的排法

图6-2　三圆桌的排法

图6-3　四圆桌的排法

图6-4　五圆桌的排法

图6-5　六圆桌及以上的排法

总之，不论是两桌还是十桌、百桌，桌次排定的大致原则都基本相同：主桌排定以后，其余桌次的高低以离主桌位的远近而定，离主桌越近的桌次越高，离主桌越远的桌次越低；平行桌以右桌为高，左桌为低。桌数较多时，要摆桌次牌。

（六）安排宴席座位

正式宴会一般事先安排好席位，并且要在人席前通知每一位出席者。在安排席位时应注意以下几点。

1.以主人为中心，以右为上

若有女主人出席，则以主人和女主人为中心，以靠近主人位置远近来体现主次，以右为上，即主人的右手位置是最主要位置。

2.把主宾安排在显要位置

按国际惯例，男主宾常常被安排在女主人右边，女主宾被安排在男主人右边。

3.夫妇一般不相邻而坐

西方国家习惯上把女主人安排在男主人对面，男女穿插安排。女主人通常面向上菜的门，是宴会的中心位置。我国和其他一些国家一般都以男主人为中心，将主宾夫妇分别安排在男主人的右边和左边，女主人则被安排在女主宾的左边。

4.主宾双方人员应穿插安排

遇特殊情况，如某人本该出席因故未出席，而座次已事先安排好，此时应灵活调整。