商务接待工作的基本程序

商务接待工作非常复杂、烦琐，又十分具体，事无巨细都关系到接待的质量和企业的形象，稍有疏忽就可能给企业造成不可估量的损失，所以，从事接待工作的人员，应当积累经验，把接待工作程序化，以避免临时忙乱、疏漏，做到周密细致，有条不紊。接待工作的基本程序一般是如下几个步骤。

1.食宿安排

在客人到达前就安排好食宿。根据客人的民族习俗、身份及要求，本着交通便利、吃住方便的原则，制订具体安排计划。注意住宿环境的整洁、安静，房间设备是否齐备，服务质量是否满意等。

2.迎接客人

事先根据来宾的身份、地位、规格及本企业的个体情况制定接待规格，一般客人可由业务部门或办公室人员去车站（机场、码头）迎接，重要客人应安排有关领导前往迎接，迎接时应率先向来宾握手致意，表示欢迎。

3.安顿宾客

客人抵达后，应先安置客人休息。如果是所在地来宾，可在单位会议室或接待室稍做休息，并提供茶水、饮料等。若是远道而来的客人，应先把客人引进事先安排好的客房休息。(www.xing528.com)

4.协调日程

客人食宿安排就绪后，对一般客人可由接待人员出面协调活动日程；对重要客人应由领导出面进一步了解客人的意图和要求，共同协商活动的具体日程；最后根据确定的活动内容、方式等印发活动日程，并分发至每一个客人手中。

5.组织活动

按照日程安排精心做好各项工作，对客人提出的意见要及时向领导反馈，客人提出的要求要尽可能满足。

6.安排返程

了解客人返程时间后，及早预订车（船）票、机票，安排送行人员和车辆；根据车次、航班的时间，及时与负责行李的部门、人员约定提取行李的时间，并通知客人；到达车站（机场、码头）后，要妥善安排客人等候休息，等客人登车（机、船）后方可离开。