接待准备：从通知到接待的完美演绎

从接到来客通知后，接待工作就开始进入准备工作阶段。这是整个接待工作的重要环节，一般应从以下几个方面来准备。

1.挑选接待人员

接待人员是展现公司形象的第一人，其接待来访客商时的形象和态度对客商形成公司整体印象起着非常重要的作用。因此，公司在选用接待人员时，在仪容、举止、能力方面都应进行严格的筛选。

2.了解客人基本情况

首先，要了解客人的单位、姓名、性别、民族、职业、级别、人数等。其次，要掌握客人的意图，了解客人的目的和要求以及在住宿和日程安排上的打算。最后，要了解客人到达的日期、所乘车次、航班和到达时间，然后将上述情况及时向主管人员汇报，并通知有关部门和人员做好接待。

3.确定迎送规格(www.xing528.com)

按照身份对等的原则安排接待人员。对较重要的客人，应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；亦可根据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待。对于一般客人，可由公关部门派遣有礼貌、言谈流利的人员接待。

4.布置接待环境

良好的环境是对来宾的敬重与礼貌的表示。接待室的环境应该明亮、安静、整洁、幽雅；应配置沙发、茶几、衣架、电话，以备接待客人进行谈话和通信联络之用；室内应适当点缀一些花卉盆景、字画，增加雅致的气氛；还可放置几份报刊和有关本单位或公司的宣传材料，供客人翻阅。

5.做好迎客安排

与行政或公关部门联系，按时安排迎客车辆；预先为客人准备好客房及膳食；若对所迎接的客人不熟悉，需准备一块迎客牌，写上“欢迎××先生（女士）”以及本单位的名称；若有需要，还可准备鲜花等。