完善采购监督机制是保证采购健康运作的一个基本前提。由于采购职业的特殊性，腐败行为时有发生，所以建立科学有效的管理监督机制对采购组织的控制非常重要，这也是组织采购行为得以顺利完成的保障。
采购监督机制主要从以下几个方面入手：①建立完善的管理政策和各个环节的控制流程，分清各部门的职责，同时指定不同级别的控制权限；②招标和价格谈判过程按照规范、公开透明的原则进行，特别是在招标的具体环节上，须详细指定招标采购操作规程，招标采购人员按照每个步骤操作，使每个环节既紧密衔接又相互制约；③建立统一的供应商评审制度，对潜在的新供应商实行公开的供应商准入制度，对同等条件的供应商实行同等待遇，形成公平的市场竞争环境。
一、采购监督的主要内容
做好采购过程监督是规范采购行为的关键。最大限度地保证采购过程公开、公平和采购结果的公正、合理；建立科学民主的决策机制，加强采购决策实施的监督，确保重大采购决策的贯彻落实；对物资采购过程的关键环节进行有针对性的防范与监督。
（一）企业采购监督
大部分企业的采购都是出于买方市场下，采购方有较大的选择余地。按照什么原则选择供应商，由谁来最终决定等问题是监督的突出点。
（1）采购计划的监督。编制采购要以需求计划和库存计划的平衡为依据，主要原材料和零部件要尽可能减少独家供应，避免指定品牌和指定供应商。
（2）采购方式和价格监督。采购部门要认真执行采购管理制度，严格按照程序操作。监督的重点是商务谈判计划是否严密，采购程序是否规范，采购价格是否合理。其中对采购价格的监督，要检查采购价格是否在规定的价格范围之内，是否进行了成本分析，价格变更的理由是否充分，是否按性价比最优和总成本最低的原则确定采购价格。由于产品质量等级、功能、技术配置、交货条件等因素可能会使一种物资的采购价格不同，所以什么样的性价比对企业最有利的是需要关注的重点。
（3）采购品质量和出入库监督。实际到货的数量是否存在短缺和质量是否存在不符合要求的情况，需要验收人员把关。监管的重点是必检物资是否进行过质量跟踪，入库物资是否按要求进行检验，是否按规定入库、存放和保养，出库物资手续是否齐全，原始凭证保存是否完好。
（4）采购资金使用监督。采购合同签订并开始执行后，货款结算的科学合理决策和有效执行是监督的要点。预付款应严格按合同规定的比例支付，合同未规定的一律不得预付。采购资金的支付要实行计划控制，确保其安全。对已经批准的采购资金计划，要按资金计划申报明细表逐项对应，按顺序提供付款凭证。监督的重点是预付款项、采购货款的支付是否按规定、按计划、按程序进行，是否公开透明。
（二）政府采购监督
政府采购监督是指对政府采购的各主体在采购过程中发生行为进行监督的活动。完整、规范的监督机制是政府采购制度有效实施的根本保证。
依据不同的分类标准，政府采购监督可以分为不同类别。按照监督的时间分，政府采购监督可分为事前监督、事中监督与事后监督全过程监督。按监督对象分，政府采购监督可以分为对行政机关的监督、对采购代理机构的监督和对供应商的监督。按监督主体分，政府采购可以分为外部监督和自身监督。按照《政府采购法》，有关政府监督主体包括财政部门、审计部门、依照法律和行政法规的规定对政府采购负有行政监督职责的政府有关部门、社会各界以及监察机关等。
政府采购监管的主要内容如下。
（1）支付采购计划编制的监管。监管采购单位是否将纳入政府采购范围的项目编入采购计划；督查采购项目是否必要和适用；及时纠正不符合规定及有奢侈、浪费现象的采购项目。
（2）招投标环节的监管。从标书的制作到评标定标、签订政府采购合同，都必须符合规定的程序；投标项目的技术参数要求力求准确，选择合理的集中采购方式，加强评标过程中的透明度；科学确定评标方法，确保招投标的公开、公平、公正，体现政府少花钱、多办事、办好事的原则。
（3）政府采购资金的监管。采购资金必须实行集中统一支付或采购办统一支付，不得由采购单位和供应商结算采购资金，要严格按照合同约定的付款方式和采购进度付款，不得预付采购款项，以确保采购资金安全。
（4）供应商的监管。要调查了解供应商的资信程度、商业道德等情况，认真审核供应商资格。对不认真履行政府采购合同的供应商，要给予警告，甚至取消其进入政府采购市场的资格。
（5）对采购单位的监管。要求采购单位认真验收供应商提供的商品，不得将采购款项直接付给供应商，不得在合同价款外另外补款给供应商，不得与供应商相互勾结，以次充好或搞虚假采购。
二、采购监督策略
好的采购监督制度不仅能规范企业的采购活动，提高效率，杜绝部门之间的纠纷，还能预防采购人员的不良行为，使采购工作有章可循。
（一）企业采购监督制度
制定和完善企业采购监督制度要注意以下几个方面。
（1）建立严格的采购监督制度。采购监督程序应规定采购授权人的批准许可权、物料采购申请、物料采购的流程、物料采购的规定和方式、报价和价格审批相关部门（特别是财务部门）的责任和关系等。例如，可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较，然后选择供应商，并把所选的供应商及报价填在请购单上。
（2）建立供应商档案盒准入制度。企业要制定严格的考核程序和指标，只要达到或超过评分标准才能成为企业的正式供应商并建立档案。供应商档案除有编号、联系方式和地址，还应有交货条款、交货期限、品质评级、付款条件和银行账号等。(www.xing528.com)
对于供应商档案需要定期更新，并由专人管理。同时要建立供应商准入制度，重点物品的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核才能进入。
（3）建立标准采购价格。财务部门对重点监控的物品应根据市场价格的变化和产品标准成本定期更新标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断降低采购价格。标准采购价格也可以与价格评价体系结合起来，并提出奖惩措施，对完成降低采购成本任务的采购人员进行奖励，对没有完成采购成本下降任务的采购人员分析原因，进行惩罚。
（4）建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购物品建立价格档案，对每一批采购物品的报价，除了与市场标准采购价格比较外，还应与归档的物品价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购价格不能超过档案中的价格水平。对于重点物品，要建立价格评价体系，由企业有关部门组成价格评价小组，定期收集有关的供应价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。
（5）对重要位置的采购人员实施工作轮换制。采购部门中参与采购决策及供应商选择的员工不可在同一岗位任职超过3年。假若不能被轮换到采购以往的其他部门，至少应轮换到本部门的其他岗位。订单管理及货源选择部门在同一岗位不得超过5年，这些工作人员必须在5年后轮换到另一岗位或另一部门。在他们回到相同岗位之前，必须在非供货管理岗位超过3年。
（二）集团监督策略
很多公司由于特殊的扩张和发展模式，使其具有多家子公司，这些子公司都具有相当的独立性，从而增加集团有效监督难度，因此，集团公司需要从整体出发，建立强有力的监督机制。建立有效的集团采购监督策略，需从以下几个方面考虑。
（1）集团总部采购部门承担重要的监督作用。集团采购部门应被赋予相当大的监督职能，各实体采购部门需向集团采购部门汇报。这样集团采购部门才能及时收集到各实体采购部门的信息并进行市场分析，及时发现不合理的情况并提出整改意见。
（2）成立专门的审计部门或审计小组。集团可以根据企业的实际情况设立内部审计部门或者也在一定时期专门成立一个由财务人员、生产采购人员、合同控制人员共同组成的审计小组，对旗下各企业的采购流程进行监督，对其流程是否符合政策、文件是否齐全、价格如何确定、成本预算如何获得等进行审计。
（3）制定完善的采购监督政策。企业要有明确的采购订单审批权限，建立逐级审批体制（见表11-3）。采购订单及货源核准程序必须按照准则要求的权限得到批准，任何特殊情况须遵照相关政策的规定，得到额外的批准方可实施。
表11-3 某公司集团采购控制表
在采购与供应管理中，财务部门负责监督政策的执行，主要任务包括：确认供应商，保证供应商价格及付款条件的真实性，参与联合货源决策，参与供应商表现的联合评估，批准不能遵照采购政策执行的特殊情况，确认采购节约，核实三方匹配的相关单证后付款。
（4）集团采购之间相互监督。在集团采购部门的组织下，各实体的采购部门可以收集到其他实体的采购信息，实现资源共享，共同发展战略合作伙伴，还可以通过相互比较采购信息有效地进行监督。
（三）政策采购监督策略
成功推行政府采购制度的国家的经验表明，政府采购必须规范采购程序并引入竞争机制，以实现公开透明、规范操作、预防腐败等目标，其中财政预算和支付手段在政府采购程序中发挥着基础性作用。
（1）加强部门预算管理。各国一般都有严格的政府采购预算要求，各部门必须将所有采购项目编入预算，否则不能采购，财政也不予拨款。例如，英国财政部通过预算制定收入和借贷额度，对未来三年中每年的公共支出做一个“总预算”，并对各部门支出和应急备用资金做出预算分配建议，即“供应估算”，最终成为政府向议会提出的资金要求，在每年的“公共支出核查”中得到解决。下议院通过对“供应决议”的投票来批准这些“供应估算”，而议会则是通过“拨款条例”对其进行批准，赋予各政府部门拨款支出的正式权力。德国政府以“三年滚动”的方式编制预算，每项支出必须经过论证和审核，并依据资产配置状况确定采购项目，没有列入预算的项目不能采购，已列入预算的项目不能突破预算额度。
（2）采取以公开招标为主的采购模式。实行招标制度的目的是保证政府采购的透明和有效，使政府采购部门及其官员的行为得到有关机构的监督，以保证采购既经济节省，又能实现公共利益的最大增长。国际经验表明，在公共资源的配置过程中，单纯依靠道德自律或互相监督不能杜绝小集团与政府采购官员之间的合谋和腐败现象，而公开竞争机制的引入则大大降低了合谋的概率，由于公开招标具有透明度和效益优势，各国普遍将其作为主要的采购方式，只有在项目金额低于限额、项目要求特殊、产品技术复杂、供应商数量有限等情况下才允许采用其他采购，但必报政府采购管理机构批准。例如，美国的招标制度就明确规定，其政府采购要求使用招标程序，并以统一的单据和格式实行规范化管理，用标准的招标公告格式，规范的合同样本，同时规定招标的步骤与程序，确定招标的管理人员和操作人员在招标过程中的工作范围，保证部门之间相互衔接和配合。
（3）信息充分，公开，透明。各国政府采购制度对信息公开都有明确规定。一般做法是采购项目招标信息和中标情况必须在财政部门或国家指定的政府采购信息媒体上公告。欧盟规定，达到其“指令”限额标准以上的采购项目，必须同时在本国政府采购信息媒体和欧盟指定的政府采购信息媒体上发布公告。
（4）实行以分散采购为主，集中采购为辅的采购模式。由于政府采购制度在国外实行时间较长，制度规定比较完备，各部门已经形成了依法采购的工作机制，再加上集中采购存在效率低等难以克服的缺陷，现在政府已从初期以集中采购为主转变为以分散采购为主。目前，欧美国家普遍实行分散采购，弱化了集中采购；集中采购主要针对各部门需要的通用商品，占全国政府采购规模不足10%，集中采购项目也由强制性采购改为选择性采购。
（5）重视合同管理。合同是整个政府采购活动的结果和支付依据。采购合同管理得好，政府采购效率就会比较高。因此，各国都制定了统一的招标合同格式或范本，政府采购合同案草案也必须经财政部门审核后才能签订。此外，各国政府采购在注重高效率的基础上还特别重视质量。例如，英国重视对政府采购中公共服务的质量标准的确定，对合同中质量规格进行量化和指标化，并以此来保证政府采购的质量。同时，英国还特别重视对工程合同的监管，如果发现企业未能执行合同条件，如未很好地进行施工现场管理、工程未按进度进行、管理质量差、分包商未执行合同条件、施工不安全或不卫生等，都有可能随时被要求停工。美国政府采购法中关于合同修改、中止的程序也是值得借鉴的，其赋予合同官员很大的自由裁量权，且对行使该权力的程序和对损害补偿的救济程序也做了详细规定，避免了权力的滥用和对供应商权益的损害。西班牙在中央和地方政府采购管理机构中还专门设立了审核合同的分支机构。
（6）严格资金支付审核。欧美国家普遍实行采购资金财政直接支付方式。合同签订后，由财政部门按部门申请的合同金额，直接支付给中标供应商。在德国、西班牙等国，财政部门审核的内容除了合同，还包括送货单、收货单等采购凭据，只有支付申请合格，财政部门才向供应商支付货款。
（7）建立全方位的监管体系。为加强政府采购的日常监管，各国普遍设立了具有专业性和科学性的专职机构，同时还十分重视保护供应商的权益，特别是在纠纷处理机制上，已经形成了一套比较完整的体制，有些国家还设置了独立于政府采购主管部门的纠纷处理机构。如英国、法国在财政部设立了政府采购管理司。法国政府采购有着严密的监管机制，法国的审计法院是对政府采购进行司法监管的重要力量。根据法国宪法的规定，审计要“帮助议会和政府检查国家财政工作中执行财经法律的情况”。审计法院既不从属于立法，也不从属于行政，其独立性受它本身的司法地位保障，其职责是监管所有政府及公共机构的财务及其管理，以确定它们是否合法地使用了公共资金。政府采购所采取的公开、公平、竞争、择优的机制，使政府及其部门权力得到有效制约，公共资金绩效得到有效保障，深受社会的认同和国民的信任。
（8）对采购人员实行资格管理。许多国家对各部门的采购从业人员都有资格要求。例如，美国目前拥有一支由3万名采购专家和1 500名采购官员构成的庞大采购队伍，为采购人员提供持续的教育和培训，以提高采购人员的专业水平，实行政府采购人员资格认证制度。采购人员资格分为不同级次，各级次都有相应的条件和职责，级次的获得和晋升必须通过考试。各部门只有获得采购资格的人员才能组织采购活动和签订合同。有资格的采购人员独立开展采购活动，各部门行政首长不能干预，也不能改变他们做出的决定，但采购人员对所做出的决定要承担法律责任。
（9）运用高效、透明的电子信息手段。目前，许多国家已经开始实行政府采购电子化的试点工作，部分已初见成效。德国从2006年1月起，联邦一级政府的所有通用货物和服务都必须通过政府统一开发的电子平台进行采购。韩国已形成由电子招标、电子订货、电子合同和电子支付构成的一个完整的电子化政府采购系统。新加坡在互联网上专门设立了招标信息服务网站，采购和供应双方可以方便、迅速地获取自己所需的政府采购项目、日程、报价及合同授予等信息。此外，新加坡还利用互联网建立了一种双向的、交互式的电子交易系统（MIPS），从根本上解决了过去采购程序烦琐、手工操作复杂、数据不够准确、缺少透明度等问题，使招标工作更加科学化、规范化、公开化，从而提高了采购效率，减少了政府官员在采购中可能出现的腐败行为。各国推行的电子化政府采购模式重新确立了采购机构与供应商之间关系，打破了时间和空间障碍，增强了采购信息透明度，提高了采购效率，降低了采购成本，规范了采购行为。另外，从政府采购管理的实践来看，运用电子信息手段已经成为发达国家政府采购制度改革的必然趋势。
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