让工作更高效：优先计划工作制

我们的每一年有365天，每一天有24个小时，这对每个人都没有什么差别。如果想实现时间自由，最可能的途径就是多做事、多成事。工作时间有效率，那么相对来说就可以把节省的时间用来作一些更自由的安排。

艾维·李是现代公关之父，他认为应该计划好每天的工作，这样才能带来效益。

一天，伯利恒钢铁公司总经理西韦伯，为自己和公司效率低下而十分忧虑，就找艾维·李提出了一个不寻常的要求：要李卖一套思维给他，告诉他如何能在短短的时间里完成更多的工作。

李说：“好！我十分钟就能教会你一套至少可以提高50%效率的方法。把你明天要做的最重要的工作记录下来，按重要程度依序编排。早上一上班，马上从第一项工作做起，一直做到完成为止，再检查一下你的安排次序，然后开始做第二项。如果一项工作要做一整天，也没有关系，只要它是最重要的工作，就坚持做下去。如果你不建立这种制度，恐怕连哪项工作最为重要也很难以决断。请你把这种方法作为每个工作日的习惯做法。你自己这样做之后，让你公司的人也照样做。你愿意试用多长时间都行，然后送支票给我，你认为这个办法值多少钱就给我多少。”李给了西韦伯一张纸说。

西韦伯认为这个思维很有用，不久就填了张25000美元的支票给李。后来西韦伯的朋友问他为什么给这样简单的点子支付这么高的报酬，西韦伯提醒他的朋友注意：后来的事实证明，我不是给多了，而给少了，它至少价值百万。这是我学过各种所谓高深复杂办法中最得益的一种，我和整个团队每日拣最重要的事情先做，我认为这是我的公司多年来最有价值的一笔投资！

艾维·李的方法告诉我们，做任何事情都要有计划性，要分清轻重缓急，然后全力以赴地行动，这样能更好地获得成功。

这一工作方法，即是“优先计划工作制”。它要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推。以我自己的经验来看，这个方法非常有效。每天早晨活力充沛，我会集中收发邮件，用电话敲定事情，正在执行中的项目按计划推进；中午思绪相对迟钝，一般安排一些走访或者沟通与协调活动；下午会根据情况修正进行中的项目，思考问题，计划下一步工作；晚上属于个人时间，陪伴家人，适当进行一些休闲娱乐活动，每晚抽出30－60分钟写作，把自己的体验和经验跟更多的人分享。

当然，每个人的工作内容和工作模式都不尽相同，你可以根据自己的现实状况来制订更适宜的时间分配计划。其中有个大原则是：在单位时间内做更重要的事情。这就需要你分清事情的轻重缓急。首要的问题是，你要决定什么事情是重要的，什么是不重要的。(www.xing528.com)

重要的事情往往都与工作的目标或者企业的目标有关，也可以是与个人的目标相关。凡是有利于工作价值的增长，有利于工作目标的实现，有利于人生幸福的事情，都可以认为是重要的事情，把这些事提上日程，立即着手去做。

凡事都要及时处理，优点是显而易见的，比如，当你收到一封邮件时，看完后应立刻写回信，如若拖后几天，写回信时就要再读一次原信，也就又浪费了一次时间。如果有事非得作决定，便立刻作出决定。脑海中一旦闪现出对工作有用的想法和主意，要马上动手记下来。无论什么事，“再来一次吧”都会造成时间的浪费。对于生活中那些繁杂的事务性问题，都立刻动手做才是上策。

为了更好地提高工作效率，我们还可以根据以下的细则来控制自己的步调。

你可以制作一个工作卡片，在这张工作卡片上，第一栏是制订一天所需要完成的事情，第二栏是一天实际完成的事情。两栏相比较，我们就可以发现自己在什么事情上面浪费了时间，以此来加强自己的时间感。

要控制完成一件事情的时间，这就要求我们，预告限定我们完成一件事情的时间，也在工作卡片上写下你所要做的每一件事情所需的时间，这样可以加强你工作的节奏感。

同时，你应要求自己一次就把事情做好，不要留下其他残余的东西，更不要使工作留下缺陷，等待下次再抽时间来解决。你只有在做第一件事情时100%地做好，才能够给第二件事情100%的时间。

按照效率原则去安排你每天的工作，形成良好的工作习惯。一天一个新开始，合起来就是一大步，低能和高效之间距离，正可以由此跨越。