建立完善沟通机制和制度的重要性

（1）建立沟通的机制和制度。建立沟通的机制和制度是强化沟通意识、确保沟通及时、提高沟通质量的重要保障。有了制度和机制的保证，沟通就从自发的、随机的状态上升到规范的、系统的状态。制度会对沟通的形式、格式、频次、时间、质量等作出明确规定，会减少沟通不及时、不愿意分享等问题的发生，就不会因不同的沟通方式而发生信息传递上的差别。有的团队在内部设立奖励基金，奖励那些善于提出自己想法和意见并有利于团队发展的成员。

（2）实行“广开言路”的政策。《宋史·乔行简传》：“贤路当广而不当狭，言路当开而不当塞。”古人已经认识到，谏言、沟通的路径应当畅通无阻，“通则不痛”，否则“不通则痛”。团队内部应该建立多种制度化的正规渠道，采取开放的沟通政策，保证员工可以根据个人情况选择不同的沟通方式，保证每一名员工都能够直言不讳地发表自己的意见。其中合理化建议更需要成为一种制度化、规范化的内部沟通渠道，使团队内部的各种意见能够以公开、正面、肯定的形式表达或宣泄出来，从而具有“保险阀”的功能。

爱立信公司是一个“百年老店”，每年，人力资源部经理或主管经理都会与员工进行一次面谈，帮助员工制订个人发展计划，以适应公司的业务发展。

（3）沟通要具有双向性。许多时候我们只注重自上而下的沟通，而忽视了自下而上的沟通，导致基层一线的信息传递渠道被堵塞。完整的团队沟通必须建立完善的反馈机制，从而形成一种信息环流。例如，召开各种座谈会，进行各种调查、访谈以后，一定要向对方反馈信息，借以传达调查者对被调查者意见的重视。当然所提出的问题和要求可能是不合理的，调查者要给对方讲清不能采纳的原因。这样才不会堵塞以后的言路。进行双向沟通的好处是：一方面可以提高针对性，减少信息传递的盲目性；另一方面可以加强信息发送者和接收者之间的心理沟通，增强彼此之间的理解、尊重和感情交流。国家开发投资公司每年都会召开各层面员工座谈会。办公厅、人力资源部和党群工作部会组成联合小组，与中高级领导人员、年轻员工、老员工座谈，听取他们对公司发展、政策的意见建议，收到了良好效果。(www.xing528.com)

（4）沟通要善于利用信息化手段。通过微信、电子公告栏、内部网络办公软件等虚拟沟通平台，能加强团队成员之间、团队与组织之间、团队与团队之间的沟通，提高工作效率，同时也为员工积极参与团队管理开辟了畅通的渠道，还能节约办公成本，提高劳动生产率。

（5）避免沟通过度。沟通是需要成本的，反对团队工作模式的声音集中于团队内部沟通频繁导致的低效率。所以在团队管理中，一定要注意避免沟通过度，不要让过于频繁的团队会议导致效率低下，浪费时间。要对沟通的信息内容、流程进行梳理、清理，减少无用信息和信息超载的干扰。