仅仅有真心沟通的意识还是不够的，我们在开展实际沟通前还有许多准备工作要做。要改善沟通效果，无非在以下两方面：①更好地理解别人；②更好地让别人理解自己。心理学家经过研究认为，改善沟通一定要使自己清楚地知道自己的沟通目的和对象，选取适当的时机和沟通方式。正如彼得·德鲁克所说：“一个人必须知道说什么，一个人必须知道什么时候说，一个人必须知道对谁说，一个人必须知道怎么说。”
（1）必须知道说什么，就是要明确沟通的目的和内容。如果目的不明确，就意味着我们自己都不知道要沟通什么，别人自然也就不可能明白我们想说什么，沟通的结果就可想而知了。所以，沟通前我们一定要对沟通目的心里有数，确定是传递信息，还是要达成共识，或者只是表明一个态度；明确沟通内容就是提前准备沟通主题和相关资料，要有清晰的沟通主线，最好事先拟好沟通提纲。否则，容易“东扯葫芦西扯瓢”、重点不突出，既浪费了双方的工作时间，又不利于问题的解决。切忌由于准备不充分，当对方进一步询问细节时，不能作答而影响沟通的继续进行。
（2）必须知道什么时候说，就是要掌握好沟通的时间和场合。选择沟通的时机很重要。例如，向领导汇报工作，大事一般要选择早晨一上班，这个时候领导头脑比较清醒，心情比较放松，可以和下属进行深入细致的沟通；而在别人正要开会、外出或接待客人时，我们要汇报工作显然不合时宜。所以，要想很好地达到沟通效果，必须掌握好沟通的时间，把握好沟通的“火候”，要看对方是否方便、是否有耐心、是否有精力、是否有心情。
（3）必须知道对谁说，就是要明确沟通的对象。人是千差万别的，特长、职位、性格、年龄、沟通双方关系的远近等，对沟通都会有影响。有些人可能非常善于认识客户的需求；有些人可能非常懂得感受房间内的气氛并时时追踪气氛的变化；有些人可能非常善于建立新的联系，开发广泛的网络关系；还有一些人则可能非常善于理解组织内部的政治动态。我们要改善沟通，必须提前研究对方的背景和个性。
如按职位高低划分，则与上司沟通应做到准备充分、态度诚恳，道明原委；与同事沟通要换位思考、不急不躁、谦逊平和；与下属沟通要避免高高在上、盛气凌人，只说不听。
如按年龄阶段划分，则对年轻、资历较浅的成员沟通应多鼓励、多肯定，激发他们的创造性和工作热情；对于资历深的老员工，沟通要给予更多的尊重，发挥他们的经验优势以调动其工作积极性。
如按双方的信任程度划分，则刚建立的关系应该更多地采取面对面的交流，多运用非语言信息的沟通，帮助建立信任和融洽的关系；关系稳定以后，再适当增加其他沟通方式来补充面对面的互动。
在心理学上，人的性格被划分为四类，即活泼型、完美型、力量型及和平型。分析并了解人的性格特征能帮助我们找出与之相适应的沟通方式。
活泼型——善于表现的“社会活动家”。他们乐观活泼开朗、乐于接受新事物，喜好表现，在沟通时喜欢引经据典，口若悬河，缺点是多变、缺乏耐心。(www.xing528.com)
活泼型的人最需要别人的注意和认同。针对他们性格中的特点，沟通时一定要简明扼要，不必绕圈子。要善于把握沟通时机。当活泼型的人引经据典、侃侃而谈时，我们需要做一个积极的聆听者以满足他们喜好表现的欲望。适当的时候要赞美、肯定，令对方有一种受到重视和认同的感觉。
完美型——周密细致的“分析者”。他们的性格特点是周密细致、谨慎小心，重视逻辑、注重第一手资料，关注细节、追求完美；缺点是缺乏决断。
与完美型性格的人沟通，话不要太多，但是要认真和准确，多出示数据、图表、证据材料来分析和证明自己的意见，不要太多定性的结论，减少主观色彩，以增加对方的信任。
力量型——咄咄逼人的“控制者”。他们的特点是直言好斗、咄咄逼人，自主决断、争强好胜，追求效率、缺乏耐性。
针对他们喜辩好斗的特点，我们要学会控制自己的情绪，避免与其发生正面冲突。因为他们不会自甘落后、安于寂寞。我们要耐心倾听他们的观点，并感谢他们提出的问题，满足他们的控制欲，使其有受到重视和认同的感觉。
和平型——耐心随和的“亲善者”。他们的性格特点是沉稳随和、内向低调、心态平和、安于现状、与世无争。他们天生不易兴奋，性格较为沉静，一般不会主动地去表现自我，但其内心深处渴望得到别人的认同。与和平型的人沟通需要有耐性，因为他们是慢性子；也不要一次塞给他们太多的信息，令其产生沟通压力。
（4）必须知道怎么说，就是要掌握沟通的方式方法。知道了应该说什么、向谁说、也知道该什么时候说，但不知道怎么说，仍然难以达到沟通的效果。沟通的方式要多样化。我们现在最常见的沟通方式是书面报告和口头表达，但书面报告容易掉进文山会海，失去沟通的效率，而口头表达则容易被个人主观意识所左右，有时不能客观地传达沟通内容。因此，团队内部的沟通方式要多样化，要根据上文所介绍的四种沟通方式的特点灵活运用。
两点之间最短的距离是直线，但在人和人之间，最短的距离往往可能是曲线，有些话不能直接说，这是职场沟通的潜规则；尽量选择对方容易接受的方式。例如，“我还有一点不同意见，你看我们是不是再讨论一下”，这样的表达就比较委婉；尽量避开一些对他人而言很敏感的词汇，把握分寸，让对方容易接受和理解。
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