书面沟通：优化你的正式交流方式

书面沟通是以文字为媒体的信息传递，包括备忘录、公文、信件、传真、邮件、内部期刊、建议书、布告栏等形式。人类使用书面语言的时间并不长，但书面沟通在现代人类生活中的重要性却是不言而喻的。

书面沟通较为正式、严谨，逻辑性强、条理清楚且有形可查，可以准确地表达自己的意思，减少信息传递失误所造成的误会。这种沟通方式一般不受场地的限制，适用于一些较为正式的、具有商务或持久价值的事项。书面沟通从本质上讲是间接的沟通，这使得其有以下许多优点：

1.书面沟通的含义比较稳定、规范和准确

口语的变化是比较快的，“酷毙”“给力”“PK”等新生词汇会让老一辈的人感到莫名其妙，但书面语言则相对稳定一些，同样的语言就会表达相同的含义，个人差异很小。我们形容一件事情“给力”的话，往往需要用事实、数据说话。书面沟通还有一个特点，它有足够的时间反复推敲，不断修改，从容地表达意图，尽量做到词能达意、表达准确。

2.书面材料能够弥补人类的记忆力不足和理解力差异

随着时间的推移和沟通频率的增加，人们对事实和信息的记忆会模糊，理解上也会出现偏差，书面沟通的确定性弥补了这一不足。所以在商务活动中，各种契约、内部管理制度均采用书面形式。即使是口头沟通，事后也会通过纪要、记录、备忘录、确认函来加以确认。书面材料变成了准确而可信的证据，即所谓“白纸黑字”。(www.xing528.com)

3.书面沟通方式具有存档、查阅和引用的功能

书面沟通方式在信息传递、解释的过程中失真较少，书面文本可以复制，同时发送给许多人，传达相同的信息，而且可以长期保存，不受时间、地点、介质的限制。

4.有助于减少当面沟通的尴尬和摩擦

有些事情当面沟通会引起对方不快或不适，采取书面方式则可以避免这些尴尬或摩擦。例如，在办公区的个人物品上贴一个“私人物品，请勿触碰”的字条，就比当面直接要求别人不要碰自己东西的效果好。有了“请将残渣倒入垃圾桶内”的字条，保洁员就不用经常在卫生间提醒员工了。

当然，书面沟通也有它的局限性，主要表现在：①耗时太多，效率没有其他方式高；②对沟通者的要求较高，要求具备较高的写作和阅读能力；③沟通是单向的，不能互动；④传递的信息量有局限性，缺乏非语言信息，格式单一、形式生硬。