职位说明书内容与格式分析

职位说明书并不存在标准的格式版本,每个组织的职位说明书都可以有不同的样式和内容。在编写时,既可以用表格形式呈现,也可以用叙述型方式表示；内容表述要准确恰当,不能模棱两可；内容可简可繁,根据需要调整；应尽可能运用统一格式,注意整体协调,做到美观大方。

一般来说,职位说明书可能涉及的内容如下。

（一）职位标识

相当于职位标签,能将某一特定职位进行直观区分,通常的内容包括职位名称、职位所属部门、职位薪点、上下级关系等。

职位名称应见解明了,尽可能全面准确反映职位的主要职责、内容,也容易让初次接触该职位的人通过名称了解该职位的工作内容。职位所属部门与组织结构的设计紧密相关,同一个职位,在不同的组织中可能分属于不同的部门。职位薪点可用于薪酬管理中的薪资等级界定。上下级关系也与组织结构有关,可以表明该职位与其他职位的指挥、汇报关系。

（二）职位概要

这是用一句话来描述该职位的主要工作职责。概要的描述应当是具体的、特定的,而不能写得虚无、笼统。比如,人力资源总监的职位概要可以描述为：“规划、指导、协调公司的人力资源管理与组织建设,最大限度地开发人力资源,促进公司经营目标的实现和长远发展。”绩效考核主管的职位概要可以描述为：“组织实施公司全员绩效评价制度及年度评价工作,保证评价工作的及时性和质量。”

（三）职位职责

这是对任职者在该职位上应当承担的具体职责、所需完成的职位活动或职位内容进行的描述。

职位职责描述通常需要分步骤进行。首先,要将职位所有工作活动划分为几项主要职责；其次,再将每一项职责进一步细分,分解为不同的工作任务；最后,进行归纳描述。比如,在对普通大学教师的职位进行描述时,首先,可以将其工作活动划分为教学、科研、学生指导和学校服务等几个大的方面,然后在这几个方面再进一步分解,比如将教学分解为了解学生状况、备课、授课、作业、考核等几个具体工作内容,最后再对这些工作进行描述。

在具体描述时应当注意如下问题。

1.按照“动词＋宾语＋目的状语”的格式进行描述

比如,要描述人力资源部经理的人力资源战略工作的职责,可以描述为：“负责组织制定人力资源战略和人力资源规划,保证为公司的发展战略提供有效的人力资源支持。”其中,“负责组织制定”是动词,表示工作任务是如何开展的；“人力资源战略和人力资源规划”是宾语,表明活动的实施对象,这个对象既可以是人,也可以是物或事,此处的宾语有两个,可见工作内容可能不止一个；“保证为公司的发展战略提供有效的人力资源支持”是目的,是阐明实施前边动作的目的性。

2.准确使用动词

动词是职位职责描述的关键,必须准确使用动词。比如,上例在描述人力资源部经理的人力资源战略工作的职责时,如果描述为“负责人力资源战略和人力资源规划……”就不准确。虽然“负责”也是一个动词,但这个词所包含的意义比较广泛,它既可以是“负责制定”,也可能是“负责执行”,还可能是“负责统筹”,所包含的意义就不准确。因此一定要加上“制定”两个字。

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行政事务部经理岗位职责

1.热爱公司,爱岗敬业,自觉维护公司的和谐、团结和稳定,自觉维护公司良好形象。

①严格履行公司岗位职责,全面完成各项工作任务。

②严禁任何恶意破坏公司形象的言行,如散布谣言、拉帮结派、制造混乱。

③严禁以任何方式恶意对抗公司管理。

2.负责公司文件材料的审核办理,公司年度计划、总结等各种综合材料的草拟,公司对外和上报材料的修改、把关。

3.负责公司思想政治工作、党的建设、企业文化、综合治理、普法工作、文明景区创建、文明单位创建等方案制定。

4.负责党总支办公室日常工作,按时召开党总支及党员会议,协助抓好党员教育管理活动和党员阵地建设。

5.负责协助工会和有关部室组织好职工代表大会、工会代表大会、员工培训大会等。负责做好会议记录、印发会议纪要,整理好会议资料档案。

6.负责公司对外宣传活动的组织,具体落实好《武陵源》报组稿及发行、文化墙内容更新、“党团园地”栏目维护等工作,协调与宣传媒体的关系,建立和管理好公司通讯员队伍,制作、收集、整理、保管公司各种对外宣传材料。

7.负责公司办公车辆的使用管理,办公车辆和生产辅助车辆的维修管理和费用控制。

8.公司办公设施、用品的采购管理、公司总部的财产物资的配备与管理。

9.负责公司三项国际认证工作的落实。

10.负责公司行政成本的控制、管理、落实。

11.完成领导交办的临时性工作。

（四）业绩标准

这是对每个职位应当做出何种成绩,及如何判定任职者工作优劣的标准进行阐述。职位不同,所进行的描述也有所不同。在描述时应当尽可能量化,但并非所有职位都可以进行量化,在描述时要灵活处理。

（五）职位关系

职位除了要与上下级处理好直线关系外,为了保证工作顺利开展可能还需要处理好与其他相关岗位甚至是组织外部相关单位的关系。在这种关系描述时,需要阐明职位上的任职者会与哪些相关岗位打交道,会处理哪些关系,同时还需要对联系的频繁程度、每次接触的目的及这些关系的维护对组织的重要性进行说明。

（六）职位权限

这是对职位的权限范围进行描述,如决策的权限、对其他人的监督权限、经费管理权限等。比如,是否有权批准下属的事假和病假、是否有权动用一定金额的经费开展业务等。通常包括如下几个方面。

1.人事权限。如人员雇佣、配置、考核、奖惩、考勤等方面的权限。

2.财务权限。具体包括与业务有关系的财务权限,如物资采购；支持业务而开展的相关财务权限,如差旅费、招待费的报销等。

3.业务权限。这是为了业务的开展必须具备的权利资源,如批准方案的实施,向上级提出的建议等等。

（七）使用设备

这是该职位要顺利开展工作,需要使用哪些设施设备、工具仪器。

（八）工作环境和条件

包括职位开展工作的时间要求、地点要求和工作的物理环境条件等。如室内工作还是室外工作,职位环境中是否有危险因素等。

（九）任职资格

这是对胜任该职位的人应当具备的条件进行描述。通常包括对任职者的专业背景、受教育程度、工作经验、技能等方面的规定。

（十）其他信息

这是对需要说明的其他情况进行的说明。

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表格式职位说明书（举例1）

表3-1　职位说明书

（续表）

叙述式职位说明书（举例2）

“招聘专员”工作说明书

职务名称：招聘专员

所属部门：人力资源部

直接上级职务：人力资源部经理

职务代码：XL－HR－021

工资等级：9－13

一、职务说明

（一）工作目的

为企业招聘优秀、合适的人才。

（二）工作要点

1.制定和执行企业的招聘计划

2.制定、完善和监督执行企业的招聘制度

3.安排应聘人员的面试工作

（三）工作要求

认真负责、有计划性、热情周到

（四）工作责任

1.根据企业发展情况,提出人员招聘计划

2.执行企业招聘计划

3.制定、完善和监督执行企业的招聘制度

4.制定面试工作流程

5.安排应聘人员的面试工作

6.应聘人员材料管理

7.应聘人员材料、证件的鉴别

8.负责建立企业人才库。

9.完成直属上司交代的所有工作任务

（五）衡量标准

1.上交的报表和报告的时效性和建设性

2.工作档案的完整性

3.应聘人员材料的完整性

（六）工作难点

如何提供详尽的工作报告。

（七）工作禁忌

工作粗心,留有首尾,不能有效地向应聘者介绍企业的情况。

（八）职业发展道路

招聘经理、人力资源部经理。

二、任职资格

（一）生理要求

年龄：23岁至35岁。

性别：不限。

身高：女性——1.55m～1.70m；男性——1.60m～1.85m

体重：与身高成比例,在合理的范围内均可

听力：正常

视力：矫正视力正常

健康状况：无残疾、无传染病

外貌：无畸形,出众更佳

声音：普通话发音标准、语音和语速正常

（二）知识和技能要求

1.学历要求：本科,大专以上需从事专业3年以上。

2.工作经验：3年以上大型企业工作经验。(www.xing528.com)

3.专业背景要求：曾从事人事招聘工作2年以上。

4.英文水平：达到国家四级水平。

5.计算机：熟练使用Windows和MS Office系列。

（三）特殊才能要求

1.语言表达能力：能够准确、清晰、生动地向应聘者介绍企业情况；并准确、巧妙地解答应聘者提出的各种问题。

2.文字表述能力：能够准确、快速地将希望表达的内容用文字表述出来,对文字描述很敏感。

3.观察能力：能够很快地把握应聘者的心理。

4.逻辑处理能力：能够将多项并行的事务安排得井井有条。

（四）综合素质

1.有良好的职业道德,能够保守企业人事秘密。

2.独立工作能力强,能够独立完成布置招聘会场、接待应聘人员、应聘者非智力因素评价等事务。

3.工作认真细心,能认真保管好各类招聘相关材料。

4.有较好的公关能力,能准确地把握同行业的招聘情况。

（五）其他要求

1.能够随时准备出差。

2.不可请1个月以上的假期。

【本章小结】

职位分析又被称为工作分析、岗位分析或职务分析,是人力资源管理体系中的一项基础性工作。职位分析的概念有广义和狭义之分。广义的职位分析包括组织分析、机构分析和职位分析三个层次,而狭义的职位分析仅仅涉及对特定职位的工作内容、任职条件及该职位与其他职位的工作关系进行描述,是制定职位说明和工作规范的系统过程。

职位分析的结果是职位说明书,职位说明书通常应该包括两个部分的内容：一是职位描述；二是任职资格。与职位分析相关的术语有工作要素、任务、职责、职权、职位、职务、职业、职位分类等。

可从两个方面来讨论职位分析的作用；一是它对组织各项职能的作用；二是它对人力资源管理活动的作用。职位分析应当遵循以下原则：系统性原则、动态性原则、目的性原则、岗位性原则、参与性原则、应用性原则。职位分析的一般流程可分为六大阶段：计划阶段、工作设计阶段、信息收集阶段、信息分析阶段、结果表达阶段和职位分析结果应用及评价阶段。

常见的职位调查方法有观察法、访谈法、问卷调查法、关键事件法、工作日志法、工作实践法、计算机职位系统分析法等。职位分析者应该根据分析的目的、职位的特点和组织的实际情况,科学合理选择上述职位分析方法,有效扬长避短,确保信息收集的准确性和全面性。

职位说明书是通过职位描述的工作把直接的实践经验归纳总结上升为理论形式,使之成为指导性的管理文件。职位说明书并不存在标准的格式版本,既可以用表格形式呈现,也可以用叙述型方式表示。一般来说,职位说明书可能涉及的内容有：职位标识、职位概要、职位职责、业绩标准、职位关系、职位权限、使用设备、工作环境和条件、任职资格、其他信息等。

【思考与练习】

一、单项选择题（下列各题每题只有1个正确答案,请选出并填入题后括号中）

1.工作中不能再进一步细分的单位是（　　）。

A.工作要素　B.任务　C.职系　D.职位

2.下列说法正确的是（　　）。

A.正常情况下,组织中有多少职系,就有多少员工

B.正常情况下,组织中有多少职位,就有多少员工

C.正常情况下,组织中有多少职务,就有多少员工

D.正常情况下,组织中有多少职等,就有多少员工

3.下列可作为职业的是（　　）。

A.董事长　B.主任医师　C.处长　D.司机

4.职位分析往往不是单独由人力资源管理部门就能完成,而是需要得到相关部门的支持,这

体现了职位分析的哪个原则（　　）。

A.目的性原则　B.岗位性原则　C.参与性原则　D.应用性原则

5.下列方法可用于在收集信息的同时,还能与员工有效交流感情（　　）。

A.观察法　B.访谈法　C.邮寄问卷　D.工作日志法

6.下列哪个方法要求分析者自己参与工作来收集信息（　　）。

A.问卷调查法　B.工作日志法　C.工作实践法　D.关键事件法

7.下列哪个内容可算是职位标识（　　）。

A.职位名称　B.职位职责　C.职位关系　D.使用设备

二、判断题（判断下列各题说法的正误,对的在题前括号中打√,错的打×）

（　　）1.职位分析就是工作分析。

（　　）2.一个工作要素可能由多个任务组成。

（　　）3.职级就是职等。

（　　）4.职位分析的结果主要为人力资源管理部门使用,对采购部经理没有用。

（　　）5.职位分析分析的是工作,而不是人。

（　　）6.职位分析工作一定是由人力资源管理部门组建工作小组来全权负责。

（　　）7.观察法既可用于观察体力劳动职位,也可观察智力劳动职位。

（　　）8.一般来说,结构化问卷比非结构化问卷好统计。

（　　）9.职位概要就是职位职责,职位职责不是职位权限。

三、不定项选择题（下列各题至少有1个正确答案,请全部选出并填入题后括号中）

1.下列属于广义职位分析内容的有（　　）。

A.组织分析　B.组织机构分析

C.组织中的工作分析　D.经理人员素质分析

2.哪些情况下必须进行职位分析（　　）。

A.春节后重新开工　B.组织扩大经营规模

C.新经理上任　D.流程变革后

3.下列术语中,术语从纵向上区分职位的是（　　）。

A.职系　B.职业　C.职责　D.职级

4.职位分析信息的来源渠道有（　　）。

A.内部文件查阅　B.咨询组织内部管理者

C.咨询外部专家　D.查阅行业规定

5.职位分析的“工作设计阶段”要做的事情有（　　）。

A.具体设计工作如何开展　B.设计调查工具如问卷、表单等

C.向专家收集信息　D.撰写“任职资格”

6.下列说法正确的有（　　）。

A.直接观察法可用于观察周期短的工作

B.直接观察法可用于观察周期长的工作

C.突发性事件较多的可用工作表演法

D.阶段观察法可观察那些能全程观察的工作

7.职位权限一般包括（　　）。

A.人事权限　B.战略权限　C.财务权限　D.业务方案制定和实施

四、简答题

1.哪些情况下需要进行职位分析?

2.职位分析应遵循哪些原则?

3.职位分析的程序是怎样的?

4.观察法有哪些优缺点?

5.访谈法有哪些优缺点?

6.关键事件法是怎么回事?

7.职位说明书应包括哪些内容?

五、论述题

1.职位分析的作用。

2.职位分析的方法对比。

【本章实训】

【材料分析】

工作职责分歧

一个机床操作工把大量的液体洒在他机床周围的地板上,车间主任叫操作工把洒在地板上的液体打扫干净,操作工拒绝执行,理由是任职说明书里并没有包括清扫的条文。车间主任顾不上去查任职说明书上的原文,就找来一名服务工来做清扫工作。但服务工同样拒绝,他的理由是任职说明书里同样也没有包括这一类工作,这个工作应由勤杂工来完成,因为勤杂工的职责之一是做好清扫工作。车间主任威胁服务工说要解雇他,因为这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工。服务工勉强同意,但是干完以后就立即向公司投诉。

有关领导看了投诉以后,审阅了这三类人员的任职说明书：机床操作工、服务工和勤杂工。机床操作工的任职说明书规定：操作工有责任保持机床的清洁,使之处于可操作的状态,但并未提及清扫地板。服务工的任职说明书规定：服务工有责任以各种方式协助操作工,如领取原料和工具,随叫随到,即时服务,但也没有包括清扫工作。勤杂工的任职说明书里确实包括了各种形式的清扫工作,但他的工作时间是从正常工人下班以后开始。

问题：

1.阅读上述材料,你认为导致无人清扫地板的原因是什么?

2.应该如何改进工作,以防止类似情况在今后继续发生?

3.从中,你如何认识职位分析的重要作用?

【实训项目】

在你的城市中或教师指定的区域中,选定一个你所熟悉的组织或组织中的某个部门,运用课程所学职位分析的知识,对其职位状况进行分析,并重点选取一个职位或两个职位,撰写职位说明书。

要求：

1.需要撰写实训报告,报告的内容涉及职位分析的背景分析、工作开展、职位分析的结果等内容。

2.要特别提到用到了何种信息收集方法,为什么选择该方法,是如何使用该方法的等等。

3.职位说明书作为实训报告的附件,是必须完成的内容。

4.按照老师所提的其他要求完成作业。