职位分析：基础知识及影响人力资源管理的重要性

（一）职位分析的概念

职位分析又被称为工作分析、岗位分析或职务分析,是人力资源管理体系中的一项基础性工作,一个组织是否进行了职位分析以及职位分析质量的高低都对人力资源管理的各环节具有重要的影响。

职位分析的概念有广义和狭义之分。广义的职位分析包括组织分析、机构分析和职位分析三个层次；而狭义的职位分析仅仅涉及对特定职位的工作内容、任职条件及该职位与其他职位的工作关系进行描述,是制定职位说明和工作规范的系统过程。职位分析的结果,通常是制作出一份详实而合理的职位说明书。在职位说明书中,通常应该包括两个部分的内容：一是对岗位本身的描述；二是对该岗位的用人要求提出说明。前者常被称为职位描述；后者常被称为任职资格。

具体来说,职位分析就是要为人力资源管理活动提供与特定职位有关的各种信息,这些信息可以被概括为6W1H。

1.What：这个职位是做什么的?工作内容是什么?

2.Who：什么样的人能承担这个职位?

3.When：关于这项工作的时间安排是怎样的?

4.Where：这个职位的工作在哪些地方开展?

5.Why：为什么要设置这个岗位?或者为什么要开展这个工作?

6.For Whom：这个职位的工作是对谁服务的?或者对谁负责?

7.How：如何开展职位工作?

（二）需要进行职位分析的时机

一般情况下,如果发生了以下三种情况,应当进行职位分析：

1.组织新成立,或进行了组织变革、导致了组织结构调整或工作流程变化时；

2.当组织开拓新业务、扩大规模、多元化经营等产生了新岗位时；

3.当组织的内外环境发生了变化,比如引入了新的管理理念、新的作业技术等,导致组织原有职位的工作性质和工作内容发生改变时。

（三）职位分析中的相关术语

在职位分析时常会用到一些专业术语,这些专业术语的含义与人们的日常理解不尽相同。为了科学有效地进行职位分析,我们必须对这些术语有准确的理解。常见的术语有工作要素、任务、职责、职权、职位、职务、职业、职位分类等。下边分别解释。

1.工作要素

工作要素是指工作中不能再继续分解的最小动作单位。它可以用来描绘某个工作的单个动作,比如接话员拿起听筒接听电话、财务人员使用计算器、司机拿出钥匙启动机动车、砖工用砖刀削去砖头的多余部分等,都是工作要素。工作要素处于较低层级的职位分析范围,一般只有在制造行业中为了制定操作性工作的动作标准,工艺人员分析工人的动作或者进行规范操作工作程序时才会用到。

2.任务

任务是为达到某一特定目的所从事的一系列活动,它可以由一个或多个工作要素构成。比如,为了将幼儿园小朋友安全送到家,校车司机的任务就涉及检查车辆安全、引导上车、安排座位、启动车辆、安全驾驶、到点下车等多个工作要素。任务可细分出活动、活动程序、要素等更细微的单元,各种任务有大有小、有难有易,所需时间长短不一。比如,同样的一次飞行任务,演习中的飞行和战斗中的飞行肯定是不一样的。当在组织中有足够量的任务需要一个人承担时,就产生了工作岗位。(www.xing528.com)

3.职责

职责是组织要求的在特定岗位上需要完成的某类工作任务的集合。比如,车工的职责是加工零件并进行质量检测、机床设备的维护与保养；程序员的责任是程序的编制、实现软件的功能；办公室秘书的职责是负责接听电话、文件收发、办公室杂事等。

4.职权

要完成工作,就需要有一定职权,否则工作完成不了。职权就是依法赋予的完成特定任务所需要的权力。比如要让程序员完成编程工作,他有使用计算机和相关软件的权限；管理人员要完成相关管理工作,他有下达命令和调配人手的权力等等。

5.职位

职位就是岗位。是组织要求个体完成的一项或多项责任以及为此赋予个体的权力的总和,是组织的基本构成单位。职位与个人是一一匹配的,也就是有多少职位就有多少员工,二者的数量相等。当员工数量少于职位,组织就发生了缺编现象；当员工数量多于职位,就是超编现象。职位强调的是“事”,是因事设岗,不是因人设岗。如人力资源部经理就是一个职位,不论是张三还是李四如果拥有这个职位,他们所承担的工作职责和职权都是一样的。

6.职务

职务是指组织中具有同等垂直位置的一组工作岗位的集合或统称。如公司的生产部经理、质管部经理、设计部经理是三个不同的职位,但都属于部门经理这个职务。可见,一个职务可能包含多个职位。

7.职业

这是对不同组织甚至不同时期从事相似活动的工作总称。如医生、教师等。

8.职位分类

从横向上区分组织中的职位,可以分为职系和职组；从纵向上区分组织中的职位,可以分为职级与职等。

（1）职系

这是指工作性质大体相似,但工作责任和难易程度不同的一系列职位。如人力资源助理、人力资源专员、人力资源经理、人力资源总监就是一个职系。

（2）职组

这是若干工作性质相似的职系所组成的集合,也叫职群。如小学教师、中学教师、大学教师就组成了教师这个职组。

（3）职级

这是指将工作内容、难易程度、责任大小、所需资格皆很相似的职位划为同一职级,实行同样的管理使用与报酬。比如,初级钳工、中级钳工、高级钳工就是钳工职系的不同职级,同一职级可以进行同样的管理和使用,并给予同等报酬。

（4）职等

不同职系间,工作困难程度、责任大小、所需资格差不多类似的归纳为统一职等。如行政体系中,设置的科级、处级、厅级等就可以使不同部门间的人员在权力、地位、待遇上相互参考比较。