新闻发布会要想召开好，必须认真地按照新闻发布会的程序进行精心准备，以给记者们留下美好的印象，使其对组织产生好感，甚至倾心。这就需要公共关系专业人员在会前进行精心策划和周密安排，做充分的准备。新闻发布会的具体操作程序有以下几方面。
（一）新闻发布会的筹备
1.精心策划会议主题
在召开新闻发布会前，先问自己这样一个问题：这一信息如果直接用新闻稿来发布是不是也可以？如果回答是肯定的，那么就应该取消新闻发布会。如果确属需要召开的新闻发布会，则要精心策划会议主题。新闻发布会的主题一般有以下几类。
（1）组织的重大决策、新技术和新产品问世、庆典等重大活动。
（3）市场行情、消费趋势、价格波动等社会公众广泛关注的问题。
2.选择和把握好会议时间及地点
新闻发布会的时间选择合适，会收到事半功倍的效果；反之，则会影响会议效果。时间的选择一定要适合记者，以免记者不能参加。要尽量避开节假日和有重大活动的日子（特殊情况除外，如国庆新闻发布会）。一般情况下，周末举行新闻发布会是不太适宜的，就具体时间而言，一天之内最好安排在上午10点和下午3点左右，会议时间控制在1小时左右为宜。
会议地点的选择，首先要考虑交通方便。其次，新闻发布会地点的选择还应考虑能否给记者创造各种方便采访的条件，如录像、拍摄的辅助灯光，照明设备、视听设备、幻灯或电影的播放设备，适合记者使用的桌椅、电话机、传真机等。最后，会议环境要优雅，大小适中，各项服务水准较高。总之，要符合交通便利、设施齐全、环境良好等原则。
3.确定邀请的媒体对象
一个成功的社会组织应该有自己鲜明的个性和特色，一个成功的新闻发布会也应该有自己特有的可供选择的媒体对象和邀请范围。在选择媒体对象和与会记者时，要考虑以下因素。
（1）新闻发布会的规模。
（2）会议预算的费用。
（3）新闻发布会将要影响的范围区域。
（4）对信息传播内容和速度的具体要求等。
4.人员安排
新闻发布会对会议工作人员、主持人、主要发言人均有较高的要求。新闻发布会能否成功举行，能否达到预期的效果，在很大程度上要取决于会议主持人和主要发言人。新闻发布会的主要发言人原则上应安排社会组织的主要负责人，因为只有他们才能准确地、全面地回答有关本组织的方针、政策、经营、生产等重大问题。
如果新闻发布会的目的是公布某项新成果、新技术、新产品，或是公布面临的重大突发事件，那么主要发言人除了主要负责人之外，还可安排分管这方面工作的部门负责人。
5.资料准备
由于新闻发布会时间短，因此，要求社会组织事先准备好提供给记者的各种材料，如企业背景、会议要点、主要发言及报道提纲，有关证明材料的复印件，产品说明书及有关单位或公众的反映信件，以及能说明问题的数据、术语和有关的照片、图片、录音带、录像带等。
6.会务及其他准备工作
举办新闻发布会的日期和地址选定后，要提前几天把请柬送到应邀者手中，以便记者妥善安排时间，会议召开前一两天应询问落实记者出席的情况；安排足够的工作人员和招待人员，避免出现冷落与会记者的不愉快事情；准备好音响及辅助设备，给记者提供方便；安排好会议记录者、摄影者、录像者，做好会议记录工作，以备宣传、纪念之用；适当准备一些小纪念品、小礼品以加深友谊，必要时安排一些小型酒会、便餐或茶会，以加深彼此关系。(www.xing528.com)
（二）新闻发布会的过程
新闻发布会的时间不一定很长，但具体的操作过程却非常重要，不可漫不经心，因此，精心准备是开好新闻发布会的重要环节。一般来说，新闻发布会的过程分为以下几个步骤。
1.接待签到
在接待站设签到处，最好安排组织的一位主要人物出面迎宾，一方面表示出主人的礼貌和会议的郑重，另一方面也可以通过问候沟通感情。
2.分发资料
在会议正式开始前，要将准备好的资料有礼貌地分发下去，以便记者对会议有一个大概的了解，同时使其在主持人发布信息时，对会议主题有进一步的认识和理解。
3.会议开始
由主持人简要说明召开会议的目的、所要发布的消息和有关情况的介绍、说明；发言人就信息的内容作详细、生动的讲述。
4.答记者问
发言人答记者提问。当发布会接近尾声时，主持人应提醒记者“下一个问题是最后一个问题了”。
5.会议结束
会议结束时，组织的工作人员应站在门口，以笑脸相送，感谢对方的光临，为以后更好的合作打下良好的基础。
（三）新闻发布会的后续工作
1.总结归档工作
总结内容一般包括会议的组织人、主持人、发言人和记者的反映，接待服务工作的情况。要尽快整理出会议记录，并及时整理归档。
2.搜集记者发表的稿件
收集稿件之后，对照签到簿，统计各新闻单位关于会议的发稿情况，综合评价会议是否达到了预期目标，并作为今后邀请记者的依据。对已经发稿的记者，要电话致谢。
3.密切注意公众的反映和评价
注意搜集社会公众对新闻发布会的反映和评价。
4.正确对待负面报道
对待不准确的或歪曲事实的报道，应及时采取措施或要求更正，必要时可采取法律行动。
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