展销会成效的高低直接受展览组织者水平的影响，因此，设计和组织好展览工作十分重要。举办展销会是一项系统工程，涉及方方面面。
展览活动是一种综合性的活动，要耗费大量的人力、物力和财力。因此，举办展览活动需要公共关系人员用自己的聪明才智进行策划和实施。为保证展览活动的成功举办，企业公共关系人员须做好以下工作：
（一）必要性和可行性分析
由于展览活动是大型的综合性公共关系活动，耗费较大，需投入较多的人力、物力、财力，如不对其必要性和可行性进行科学的分析论证，就有可能造成不良后果。因此，在举办或参加展览活动之前，企业公共关系人员一定要对举办或参加展览活动的必要性和可行性进行研究，核算展览活动的投入与产出细账，防止费用开支过大，得不偿失，或因准备不足而起不到应有的作用。只有经过分析论证，认为有必要举办并且举办方案也切实可行，才能决定举办展销会。
（二）明确展览活动的目的和主题
每次展览活动都应有明确的目的和鲜明的主题。展览活动的目的就是通过展览，解决企业组织的问题，达到一个目标，如是以促销为目的，还是以宣传组织形象为目的等。展览活动的主题应是展览目的的概括体现，是展览活动的精神核心和宗旨，它通常用两句高度概括凝练的话表现出来，并呈现在展销会醒目的位置上，给参观者留下深刻的印象。
（三）确定参展单位和项目
根据展览活动的目的和主题，可以进一步确定参展单位和项目。如举办大型综合展销会，通常可采用广告和发邀请的形式体现展销会的宗旨、项目类型、要求及费用预算等，为潜在参展组织提供决策所需的资料。
（四）选择展览时间和场地
有些专题展览活动要考虑到时间性、季节性，如花卉展览、农副产品展览等。选择展览场地，首先要考虑方便参观者，如交通便利、容易前往参观等；其次要考虑场地的大小、质量、设备等；再次要考虑场地周围的环境是否与展销会主题相协调；最后要考虑辅助设施是否容易配备和安置。最好租用交通方便、设施齐全的展览馆，这样既方便展品运输，也方便参观者。此外，还应考虑展品的安全和保卫工作等因素。
（五）分析参观活动的目标公众
展览活动的对象是谁，范围有多大，参观者的层次、要求、数量等状况如何，都关系到展览场所的布置、各种辅助工具和辅助宣传材料的准备、讲解员的选择等。因此，分析参观活动的目标公众，是企业公共关系人员在展览活动前应分析研究的问题。这样在接洽、解说和材料上才能根据不同层次的参观者来准备，从而保证展览活动的顺利开展。
（六）准备各种宣传资料
展览活动需要的材料很多，如设计展览活动的徽标、纪念册、纪念品、展览场所的平面导游图、展览活动的宣传招牌、图片、展品、广告、气球等。这些都应在展览活动前做好充分准备。
（七）培训展览活动的工作人员
展览活动的工作人员素质和工作技能对整个展览的效果影响很大，特别是一些专业性较强的展览，如果没有一定的专业知识，展览的组织、洽谈、解说、咨询等工作就会受到影响。此外，工作人员的公共关系素质，接待、礼仪、讲解的技巧，都对展览活动有影响。因此，应对所有工作人员进行必要的专业知识和公共关系技能培训，培训内容包括以下几类：一是展览项目的专业知识；二是各自的职责及对各种可能发生的突发事件的处理程序和准则等；三是公共关系方面的知识、接待礼仪方面的训练。
（八）完善参展辅助设施和相关的服务项目
企业公共关系人员筹办展览活动应准备好电源、电话、照明、音响、影像等辅助设施以及邮政、检验、保险、银行、交通、住宿等相关的服务项目，以保证展览活动集中、高效率地进行。(www.xing528.com)
（九）成立专门的新闻发布机构，做好与新闻界的联络工作
展览活动要利用一切可以调动的传播媒介进行公共关系活动，使公众通过视、听等多种渠道了解有关企业组织的信息。展览活动举办前应组建一个专门的新闻机构，负责制订新闻发布计划，邀请新闻界采访、报道、撰写新闻稿并及时向社会传播有关展销会的各种信息，扩大参展单位及整个展销会的影响。
（十）策划展览活动的开幕式
展览活动的开幕式要隆重而热烈，可邀请政府部门负责人、各界名人出席，请政府部门的负责人为开幕式剪彩，还可以邀请大型管弦乐队来助兴，以造声势，烘托气氛，并请参观者、来宾签名留念。开幕式是展览活动的前奏，一定要搞得有声有色，富有吸引力，给参观者留下良好印象。
（十一）编制展览费用预算
经费预算是指把展览活动所投资的总金额落实到展览活动的每一个具体项目中，使每一个项目的经费得以落实，如场地租金、设计装修费、广告费、电费、运输费、接待费、资料费、劳务费等。企业公共关系人员应有计划地分配展览所需的各项资金，防止超支和浪费。
（十二）评估展览活动效果
展览活动结束后应做好评估，总结经验、吸取教训，以利于以后的展览办得更好。可通过展览活动带来的直接经济效益，评估展览活动的效果，这是最主要的衡量标准。此外，还可通过参观人数、新闻传播媒介的报道量、咨询台、留言簿、问卷调查、有奖测验、新闻分析等，来了解、评估展览活动的效果。
★案例
会展业为“一带一路”提供重要切入点
第十三届中国会展经济国际合作论坛于2017年1月12日至14日在澳门举行。澳门贸易投资促进局主席张祖荣出席并演讲。
在全球经济新常态下，世界会展业的版图正逐步转移到亚洲国家等新兴市场，并逐步成为世界会展业发展的新动力。特别是在“一带一路”的倡议下，加强沿线国家的互联互通，推动国际和区域层面的经济合作，更需要国际化的会展平台，为金融、商贸、基建、文化、旅游业等领域创造更多的机遇。
张祖荣以澳门为例称，目前澳门正积极建设世界旅游休闲中心和中国与葡语国家商贸合作服务平台，并依托中西历史文化交融、与海外华侨紧密联系，以及优越的营商优势，发挥澳门在海上丝绸之路的结点作用，推动会展业的创新和协同发展，全面地促进产业多元化。
张祖荣称，“随着会展业软硬件优化，澳门有条件举办更多具规模的国际性会展活动，可以为‘一带一路’沿线国家、地区和企业寻找商机，同时推动自身的发展路线。例如2017年澳门将举办多项大型活动，除了今天的CEFCO 2017，包括第十届计算物理国际会议、旅游交际会等，为澳门发展奠定了方向，打开了一个突破口，以举办高规格论坛和展览为抓手，围绕建设一个平台、一个中心，发挥澳门独特优势的同时，也努力促进经济适度多元发展，推动会展业、文化产业、特色金融等新兴产业的成长。”
张祖荣表示，会展业可以为“一带一路”提供重要切入点，可以借助会议从战略层面驱动新兴产业发展，并以专业展览、展销会将产业市场化。张祖荣还表示，把握“一带一路”的机遇，除了业界、政府的努力，也离不开国际合作，我们真诚希望今后能继续深化中国内地与葡语国家及其他国家地区的合作协同发展，共同把握“一带一路”的机遇，充分推动会展业成为新经济的增长点，促进环球经济持续健康发展。
（资料来源：http://www.cnena.com/news/bencandy-htm-fid-13-id-74850.html）
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