公共关系组织机构的职能和地位

公共关系组织机构是为了贯彻公共关系思想，由专职公共关系人员组成，用于开展公共关系活动，执行公共关系职能，服务于社会组织公共关系需要的专业机构。这些专门的机构就是公共关系部、公共关系公司，其实质是公共关系的实施主体。

（一）公共关系部

1.公共关系部的含义

公共关系部简称公关部，是指社会组织自设的一个管理职能部门，由一些专职人员组成，贯彻社会组织的公共关系思想，开展相应的公共关系活动。但是，社会组织自设的公共关系职能部门并非都称公共关系部。目前，比较流行的叫法为公共策划部、公关处、公共信息部、公共广告部、社区关系部等。公共关系部与社会组织内部的人事部门、经营部门、计划部门、财务部门等一样，都是社会组织重要的管理职能部门。

2.公共关系部的作用

公共关系部围绕社会组织目标开展各项公共关系工作，策划各项公共关系活动，有助于社会组织良好形象的塑造和维护，有助于为社会组织营造和维护良好的环境，有助于社会组织整体效益和战略目标的实现。在现代社会中，公共关系部作为社会组织内的重要管理职能部门，已日益显示出它的重要作用。

公共关系部在组织内部管理中介于高层决策中心与各个执行部门之间，或介于各管理、执行部门与基层人员之间。公共关系部负责沟通和协调各个职能部门之间的关系。它要向各个子系统提供信息，协助分析、判断和决策。

在企业外部经营中的地位，公共关系部介于组织与公众之间，对外代表组织，对内代表公众，通过传播活动保持组织与公众环境之间的双向沟通。

具体来说，公共关系部在社会组织中具有如下作用：

（1）公共关系部是社会组织的信息情报部，发挥着“耳目”作用。在现代开放的社会中，信息是任何社会组织赖以生存与发展的基础。一个社会组织要生存与发展，就要做到知己知彼。只有这样，社会组织在激烈的竞争中才能具备主动性和灵活性，才能在竞争中稳操胜券。所以，社会组织内部的公共关系部作为公共关系活动的发起者、组织者和承担者，更应该主动收集立法信息、产品形象信息、同行信息、市场信息、有关社会组织形象信息以及民意、舆论、消费者意见等。在此基础上，公共关系部要随时注意观察社会组织内、外部环境的变化对其可能或已经造成的影响。公共关系部还应在对其所拥有信息分析的基础上，预测出社会组织未来的发展方向，从而确保社会组织决策的正确性和发展的稳定性，提高社会组织的生存能力和适应能力。

（2）公共关系部是社会组织的决策参谋部，发挥着“智囊”作用。美国现代著名的决策理论学派代表人物，诺贝尔经济学奖获得者西蒙教授说过：“管理的重心在于经营，经营的重心在于决策。”决策的结果直接关系到社会组织本身的兴衰存亡。而任何正确的决策都取决于社会组织信息管理的质量。国外学者说过，90%的情报加10%的判断等于决策的科学化。社会组织内部的公共关系部与社会组织内其他职能部门不同的地方之一，就是它拥有搜集信息、监测环境的功能，而且它所拥有的信息量是最多的，也是最全面的，具有极高的参考价值。公共关系部应直接隶属社会组织的最高领导者，以便直接将有关信息及时地反馈给最高领导者。这样，一方面可以向最高领导者提供咨询，另一方面可以帮助最高领导者进行科学的决策。

（3）公共关系部是社会组织的宣传外交部，发挥着“喉舌”作用。公共关系本身就包括传播沟通、社会交往、关系协调等职能，而这些职能可以沟通社会组织与内、外部公众的关系，使社会组织得到公众的理解、信任和支持，减少社会组织与内、外部环境之间的摩擦和矛盾，为社会组织的生存与发展营造一种“人和”的环境。因此，公共关系部就理所当然地担负起了宣传部和外交部的职责。具体来说，它担负着通过各种宣传沟通活动，求得内、外部公众的理解和支持，接待各种来访、来信、投诉，组织不同类型的公共关系活动等职能。(www.xing528.com)

（4）公共关系部是社会组织的形象塑造部，发挥着“美容”作用。公共关系学是一门为社会组织塑造良好形象，创造有利于社会组织发展的内、外环境的学问和艺术。因此，在公共关系的思想中，最重要的就是重视形象的思想。另外，公共关系的职能是多种多样的，但众多职能最终归结为一点，便是塑造良好的组织形象，这不仅是公共关系活动的目的，也是社会组织追求的长期目标。

（二）公共关系公司

1.公共关系公司的含义

公共关系公司，也称公共关系顾问公司或公共关系咨询公司，是指由具有一定专业特长的公共关系专家及专业人员所组成的，专门从事公共关系咨询或接受客户委托为其开展公共关系活动，并收取费用的社会服务型机构。公共关系公司在世界范围内的涌现是市场经济发展的必然结果。在激烈的市场竞争中，一个社会组织要在竞争中不断取胜，只靠组织者自己的头脑会力不从心，必要时，可以借助“外脑”来为社会组织提供智能服务。

2.公共关系公司的优势

公共关系公司与组织内部的公共关系部相比，具有以下四个方面的优势。

（1）专业化水平更高。公共关系公司通常是由受过专业训练的公共关系人员和专家组成的，实践经验丰富，其整体专业水平是一般的组织内部公共关系部无法比拟的。这种优势一方面使公共关系公司能够胜任任何类型的公共关系工作，可以全方位地为客户提供公共关系服务；另一方面，公共关系公司提出的方案和建议更具权威性、说服力和影响力，容易引起委托者决策层的高度重视而被采纳和实施。

（2）分析问题更客观。组织内部的公共关系部与组织有直接的利益关系，会有意无意地站在组织的立场上观察分析问题，其结论带有主观色彩，可能会有失公允。同时，组织内部错综复杂的人际关系也有可能影响公共关系部对具体问题的看法。公共关系公司与委托其办理业务的客户没有直接的利益关系，也不受客户单位内部人事关系的影响，因而可以以“局外人”的态度，冷静、客观地观察问题，实事求是地分析问题，得出的结论会更加公正。

（3）信息来源更全面。公共关系公司长期从事公共关系实务，已经建立了多种信息来源渠道，能够更广泛、更全面地收集各种信息。同时，公共关系公司在工作过程中，与社会公众建立了密切的联系，形成了分布较广的社会关系网络，这些有利条件都能为委托者所用，为其开展各类公共关系活动提供良好的服务。

（4）工作机动性更强。对于不同类型的组织而言，公共关系工作的需要是不同的。然而，对于同一组织而言，在不同时期，其公共关系目标也不尽相同。而组织内部是否设置公共关系部，或者公共关系部的规模应维持在怎样的水平，这些问题一经确定，一般不会轻易更改，这就使组织自身开展工作受到了限制。但是，公共关系公司却可以凭借其强大的实力，根据委托者的具体情况和要求，灵活组织相应的人力、物力和财力开展公共关系活动。同时，还可以在委托者遇到突发事件或有紧急公共关系任务时，临时抽调有关专业人员，组织专门的工作班子，集中力量解决问题，具有很强的机动性。

当然，公共关系公司同组织内部的公共关系部相比，也有一些不足。具体表现如下：①对客户情况不够了解。由于商业秘密的问题，客户提供给公共关系公司的资料都是有所保留的，这就影响了公共关系公司对客户情况的了解。②工作缺乏连续性和稳定性。客户一般是在遇到公共关系问题时才会想到聘请公共关系专家，因此很难保证公共关系计划执行的持久性。