定性方法：职位分析观察法和访谈法

（一）文献查阅法

文献查阅法是指查阅现有的信息，了解尽可能多的有关职位的信息。这些信息是与职位分类密切相关的。职位分类是职位分析的开展对象。查阅后，可以确定和记录一些任务和知识、技能和能力，以便高效、快捷地完成职位分析。这些查阅的文件主要包括：职位分类规格书、工作描述、培训手册、规章政策资料、其他机构的可比职位分析资料和O*ONE职业信息网等。

在应用O*ONE职业信息网进行查询时，首先访问网站http：//online.onetcenter.org，单击“Find Occupations”。假设想编写人力资源经理的职位说明书，键入“human resource manager”，单击“Go”，你会看到“Quick Search for：human resource manager”和“Occupations matching‘human resource manager’”，单击“Human Resources Managers”，出现“Summary Report for：11-3040.00-Human Resources Managers”，生成该职位概述以及该职位的任务、技术或工具、知识、技巧、能力、工作活动、工作关系、兴趣、工作价值、薪酬及相关职位等。

（二）观察法

观察法是指有经验的职位分析人员直接到工作现场，针对特定对象的工作过程、行为、内容、特点、性质、采用的工具和工作环境进行观察，收集、记录有关工作信息，并在此基础上进行分析和归纳总结的方法。

使用这种方法时，职位分析者观察正在工作的一个或者几个人，并且对工作描述进行记录。收集到的信息包括做了什么、怎么做的、用了多长时间、工作环境如何和使用了哪些工具等内容。动作研究和时间研究是经常使用的观察方法。

动作研究（Motion Study），有时也叫做方法研究，是确定完成一项工作（任务）所必需的动作，然后设计出使这些动作结合到一起的最有效的方法。时间研究（Time Study）是通过分析工作（任务），确定完成这些工作所需要的工作要素、这些要素发生的先后顺序以及有效地完成它们所需要的时间，其目的是确定处于平均水平之上的人员完成所研究工作应该花费多长时间。

观察法是一种使用相对简单、明了的方法，能收集到大量相关信息。它通常用于分析存在大量重复的体力操作，而且操作重复期较短的工作。观察法的缺点有两个：一是观察者必须经过认真的培训，才能知道该观察什么和记录什么，所以观察法通常是由受过专业训练的职位分析者来完成的，并承担观察资料的分析研究。二是观察法的应用存在局限性，主要用在短期和重复循环的工作。例如可用来分析企业一线的熟练技术工人，这些职业通常需要的抽象思维和逻辑推理能力较少，其行为的直接影响十分显著。但很多工作都没有完整的、易观察到的职责或完整的工作周期，如律师、建筑设计师和海外销售人员等，该方法就不适用。同样，如果重要的工作活动或者任务在执行时没有时间和空间上的规律性，那么，由于观察困难，也不适于采用这种方法。职位分析观察法范例如表3-1所示。

需要特别指出的是，使用观察法应注意工作样本选择的代表性；观察者进行观察时，不要干扰员工正常活动，并尽量不使其分心或者起疑，以免导致观察结果的不准确；观察者进行观察前要有详细的观察提纲和行为标准。

表3-1 职位分析观察法范例

（三）访谈法

访谈法是指通过与岗位任职者进行面对面的交谈而收集工作信息的一种方法。因为有些工作不可能去观察（如飞行员的工作），或者不可能去现场或难以观察到（如理财规划师的工作）。在这种情况下要了解他们的工作内容、工作环境等情况，可以采用访谈法。访谈法用标准化记录来收集信息在很大程度上依赖于现有员工（或管理者/下属）向职位分析者提供有关某一工作岗位的相关行为和个人特征的信息。

访谈法根据访谈对象的不同分为四种形式：①个别访谈，即与工作承担者本人单独交流。②集体访谈，即与若干从事相同工作（但工作活动不必完全一致）的员工一起进行讨论并收集资料。③管理人员会议，即与工作任职者的上级交谈以获得该员工的工作资料。④讨论会，即在职位分析者的安排下，邀请若干对于某一工作有深入了解的专家、培训者、管理者和资深员工，一起探讨所要分析的工作内容和职责等，收集该工作相关资料。访谈前，职位分析者应准备好访谈提纲，以作为发问和访谈的基本依据。表3-2是访谈提纲的一个范例。

表3-2 访谈提纲范例

一、职位设置的目的

此岗位的工作目标是什么？从公司角度看，这个岗位具有什么意义和作用？

二、机构设置

1.此岗位直接为哪个部门或个人效力？（行为或决策受哪个部门或岗位的控制？）

2.哪些岗位与此岗位同属一个部门？

3.是否有直接的下属，有几个，它们分别是：

三、请您详细地描述一下您工作岗位的各项职责和为完成职责所进行的各项工作活动，包括您所采取的方法、使用的辅助工具或设备等，以及您认为的工作标准。

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访谈法具有以下一些优点：①可以对工作者的工作态度与工作动机等较深层次的内容有比较详细的了解。②能够迅速收集丰富的具体资料。③可以使职位分析人员了解到短期内直接观察不易发现的情况，有助于管理者发现问题。④有助于与员工沟通，解释职位分析的重要性并缓解其工作压力。

访谈法同时也具有一些缺点：①访谈法要有专门的技巧，需要受过专门训练的职位分析专业人员。②比较费精力和时间，工作成本较高。③收集到的信息往往由于被访谈者夸大或扭曲而导致失真。

（四）问卷法

问卷法也是应用非常普遍的职位分析方法之一，是一般由任职者或相关人员以书面形式回答有关工作岗位问题的职位分析方法。其基本过程是将现有职位设计问卷分发给选定员工，要求他们在一定时间内（有时是当场）填写，然后收回试卷以获取相关信息，最后，再将问卷简易归纳分析并作好详细记录，据此写出工作描述，在征求任职者意见的基础上进行补充和完善。

该方法成败的关键取决于以下三个方面：(www.xing528.com)

（1）问卷的设计能否包括职位分析所需要的一切问题？

（2）每个问题是否恰当？能否使回答者正确地、在要求的范围内给予相当准确的答案？

（3）如果答卷无强制性，问卷的回收率如何得到保证？如果要分析的工作是组织的新工作，问卷一般要交给将监督担任这项新工作员工的主管人员；如果要分析的工作是空缺的，但是与该组织中的某一项工作完全相同时，问卷就由这项相同工作的任职者来填写，问卷交给其主管人员检查后交给职位分析者。

问卷设计一般可分为三大类：开放式、封闭式、混合式。

1.开放式问卷

开放式问卷是一种只有问题而没有给出备选答案，需要由被调查者根据自己的判断来填写的问卷。这类问卷以开放性问题为主，请问卷填写者全面地描述其工作，其方法比较简单，但收集到的工作信息无规律性、多种多样，事后的整理分析比较困难。开放式问卷示例参见表3-3。

表3-3 开放式问卷示例

2.封闭式问卷

封闭式问卷是一种给出问题的各种备选答案，要求被调查者根据实际情况进行选择的问卷方式。被调查者要从选择答案中选择最合适的答案。这种问卷前期编制难度比较大，但是一旦编制完成，所收集到的工作信息便于整理、分析。封闭式问卷示例参见表3-4。

表3-4 封闭式问卷示例

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3.混合式问卷

混合式问卷则是开放式与封闭式问卷的混合。在实践中，多采用混合式问卷来进行职位分析。即先利用开放式问卷初步了解工作信息，然后利用封闭式问卷定向收集有关的工作信息，然后进行综合、比较和归纳等分析工作。

问卷法的优点如下：

（1）可以在短时间内收集到大量的详细信息。

（2）可在工作时间外填写，不会影响任职者的正常工作。

（3）调查范围广泛，可以用于多种目的和用途。

（4）相对而言，更适合收集管理岗位的工作信息。

问卷法的缺点如下：

（1）问卷编制技术要求高，其设计难度较大，成本费用较高。

（2）不同任职者因对问卷文字的表达理解不同有可能曲解信息而产生信息资料的偏差。

（3）问卷回收率通常偏低。

（4）只适合于有一定文字理解能力和书面表达能力的人群参加。

在实践中，问卷法的一种常见变种是在得到直接上级许可的前提下，由被分析工作的任职者首先写出一份实际的工作描述，根据描述进行问卷设计。任职者常常是最了解所担任工作的人，而且这种方法有助于识别工作任职者和管理者对工作理解的差别。

除了以上介绍的方法之外，还有几种经常用到的方法如主管人员分析法、关键事件法、参与法等。主管人员分析法是主管人员通过日常管理来记录和分析的方法，此法与员工自我记录法结合会更有效。该方法信息准确，水分少，但较易受主观局限性影响导致缺漏。关键事件法是由岗位分析人员、岗位任职者或有关员工大量收集、记录劳动过程中的“关键事件”的信息，继而分析岗位特征和要求。这里所说的“关键事件”，是指给岗位工作任务造成显著影响的事件，如成功与失败、盈利与亏损、高效与低产等。参与法是指职位分析人员通过直接参与某项工作，细致、深入地体验、了解、分析工作的特点和要求。该方法可以克服一些有经验的员工对自己完成任务的方式并不十分了解的缺点，也可以克服有些员工不善表述的不足，并可弥补一些用观察法观察不到的内容。但因为现代企业中的许多工作高度专业化，职位分析人员往往不具备从事某项工作的知识和技能，因此就无法参与。此法适用于一些比较简单工作的职位分析，或与其他方法结合运用。