如何订舱并填写订舱委托书？

订舱（Booking）是指操作人员根据客户需求向实际承运人（Carrier）预订舱位，取得订舱确认书（Booking Confirmation）（又称为配舱回单）的过程。操作人员接到从销售部转过来的业务联系单后应按照客户的要求向班轮公司订舱。只有订舱成功，才能继续后续的其他各项程序。订舱工作的好坏，决定着一个国际货代企业的信誉及获得收益的能力。

（一）审核订舱委托书

货运代理接受货主的委托，通常采用书面形式的订舱委托书。虽然不同委托人的委托书的名称或格式不一样，但包含的内容大体相同。在向班轮公司或其代理人订舱之前，操作员和揽货人员应共同做好订舱委托书的审核工作。审核的主要内容包括：订舱单位名称、电话、传真及联系人，托运人（Shipper）、收货人（Consignee）、通知人（Notify），装货港（Port of Loading）、卸货港（Port of Discharge）、目的地（Place of Delivery），标志与号码（Marks & Nos.）、件数、包装种类及货名（Number and Kinds of Packages & Description of Goods）、毛重（Gross Weight）、尺码（Measurement）等（注：在实际工作中，把件数、毛重、尺码简称为件重尺）。如果是集装箱运输还有箱型、箱量的选择；运输条款的选择；支付运费方式的选择：运费预付（Freight Prepaid）、运费到付（Freight Collect）。还有一些服务项目的选择，如“三自”和“非三自”。“三自”即发货人自行安排装箱、报关、集港；“非三自”即发货人委托货运代理安排装箱、报关、集港中的一项或几项事宜。

订舱委托书（S/O）审核没有问题之后，根据客户提供的具体货物名称、数量、种类、航程、时间要求、货物备妥时间、偏好的船公司或其他承运人等信息，及时订舱，以避免出现因舱位紧张而错过信用证规定的最迟装运期。如某些要求无法达到应迅速联系委托方，及时沟通，以免延误工作。

（二）缮制订舱单，向船东或其代理订舱

缮制订舱单的依据是委托人订舱委托书。订舱单的内容与委托书的内容基本是一致的。纸质的订舱单有的是班轮公司提供的，也有的是国际货运代理企业自己印制的。现在大量的订舱都通过网络完成，称为电子订舱（E-booking），实现了无纸化。各班轮公司及国际货运代理的订舱单格式大同小异，其实单见表2-11。

表2-11 订舱单

缮制订舱单的注意事项如下。

1.发货人/托运人（Shipper）

当国际货运代理向班轮公司订舱时，这一栏所填写的发货人已不是真正的发货人，而是代理真正发货人订舱的国际货运代理企业。这一栏除了填写国际货运代理企业的名称外，还包括联系人的姓名、联系电话、传真号码、电子邮箱等内容。

2.收货人（Consignee）及通知人（Notify）

收货人一栏通常填写的是目的港的国际货运代理企业，公司名称、地址、电话、传真等信息一定要填写完整、准确，以免货到目的港以后船公司联系不到收货人。有时候收货人和发货人这两个栏目可填可不填，因为正式签发提单时，客户都会提供一份内容比较完整的提单补充材料，俗称“提单补料”。在这份“提单补料”上的收货人、通知人的材料才是最后的准确资料。

3.起运港/装货港（Port of Loading）及目的港（Port of Delivery）

此两个栏目必须认真填写。我国的港口一般都有多个港区，班轮公司在同一个港口可能靠泊多条航线的船舶，但不同航线的船舶靠泊不同的港区，因此在起运港一栏不但要填写港口名称，也要填写港区名称，如深圳港盐田港区、广州港南沙港区、天津新港等。目的港应填英文港名。目的港如果有多个港区的同样要填写港区，如马尼拉南港、马尼拉北港等。

4.预配船名/航次（Vessel/Voyage）

这是表示货主按照船期表提供的内容，希望订的是哪一条船、哪一个航次的舱位。如果订舱者在订舱时尚未能确定船名及航次，也可不填，留待班轮公司安排。

5.预配箱型及箱量（Volume）

这是表示货主希望订多少个、什么箱型的数量，一般以×20’GP、×40’GP、×40’HQ来表示。在“×”前填写数字，表示订多少个这种箱型的集装箱。例如，2×20’GP表示两个20英尺的通用集装箱。

6.货物名称（Commodity）及重量（Weight）

这是向班轮公司说明装载的是什么货物，班轮公司可从货物名称判断货物是普通货物还是危险品。大部分班轮公司是不接受危险品的，除非是具备专用设备的班轮才接受。在集装箱运输中虽不按货物的重量计收运费，但班轮公司及一些国家的港口对各种箱型的集装箱都有限制装载重量的标准，比如，20’GP箱载重不得超过18t，40’GP及40’HQ箱载重不得超过22t等。因此订舱者要如实填写货物的重量。

7.运费条款（Payment Terms）

运费条款是指运费预付（Freight Prepaid）或是运费到付（Freight Collect）。运费预付是指班轮公司签发提单时，托运人必须付清运费及其他相关费用方能取得提单。运费到付是指货物到达目的港后，收货人必须付清运费及其他相关费用后，方能提取货物。

8.放货方式（Cargo-Release）

这是货主要求货物到达目的港后，是采取凭正本提单（Original B/L）还是海运单（Sea Waybill）或是电放（Telex Release）的方式将货物放行给收货人。

9.签名盖章（Signature）

最后会有一个签名盖章的栏目。订舱委托书只有在货主签名盖章后才能生效。如果是在计算机上或网络上订舱，双方则会采用其他的确认方式。

【职场快递】

现在船公司一律要求在订舱时就提供准确的收发货人信息，如果是给客户出货代单，那么发货人可以写出货代公司的名称，收货人写出货代公司的目的港代理公司，如果是出船东单的，那么必须写真正的收发货人信息。有的船公司甚至要求如果提单内容与订舱不符还要出具相关更改保函。

（三）接受订舱确认

船公司经审核认为可以接受对方订舱的要求后，会发出一份订舱确认书（Booking Con-firmation）（见表2-12）。在实践中，不同船公司的订舱确认书格式不同，叫法各异，如提箱单（见表2-13）、调箱单等。货代企业一旦收到了班轮公司的订舱确认书，就意味着他们双方之间的契约行为已成立，因此要特别注意对订舱确认书的审核。

表2-12 订舱确认书

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表2-13 提箱单

订舱确认书的审核要重点注意以下10项内容。

1.订舱号（Booking No.）（有些船公司的订舱号就是提单号，有些船公司既有订舱号，也有提单号）

订舱号是船公司按货物到达不同的港口统一编制的，不会重复，也不会混港编号。订舱号非常重要，因为后续的很多工作都要依据这个号码，很多单证上也会出现这个号码，最终签发的提单号有时也与订舱号相同。在实践中，需追踪货物、查阅单证时，只要提供订舱号就很快可以查到。

2.船名/航次（Vessel Voyage）

这是船公司接受订舱后，确定安排货物装载的船名、航次。在收到订舱确认书后应认真检查船公司安排的船名、航次是否与订舱单上所预订的船名、航次相一致。如不一致，应立即咨询船公司，弄清改变船名、航次的原因，然后与客户商量，在船名、航次改变的情况下，货物是装还是不装。在实践中，经常会发生船公司安排的船名、航次与国际货运代理企业订舱时预订的船名、航次不一致的情况，可能是因天气、船舶故障或其他原因，原安排的船舶不能按时到港接载，船公司临时改调其他船舶接替。如果船期没有改变，一般都无需多加考虑，货物可照装。

【职场连线】

深圳海关对出口更改船期货物实行“自行改配、事后报备”作业方式，即：对出口更改船期货物，运输工具负责人或其代理人可根据出运计划以提（运）单为单元自行进行整票改配。在货物实际装船后24小时内，运输工具负责人或其代理人向海关提交“出口装船单更正申请表”和相关随附资料，海关核对无误后予以批注。

3.箱型、箱量

船公司在接受订舱后确认可以提供的箱型与箱量。在收到订舱确认书后也应检查船公司安排的箱型、箱量是否与订舱单上预订的箱型、箱量相符。如果发现箱型、箱量不符，就应该立即与船公司联系，要求船公司重新确认。实践中，在旺季舱位不够分配的情况下，船公司可能会减少所订的箱量，这须与船公司及客户协商沟通，应尽量满足对外贸易合同的执行。在实践中，也有原订的是40英尺普通集装箱（40’GP），但船公司因40英尺集装箱箱量不够而安排了40英尺加高集装箱（40’HQ），并表示运价可按40英尺集装箱收取，这种情况一般都能为客户所接受（俗称“高代普”）。

4.收货地（Place of Receipt）、装货港（Port of Loading）

这是船公司确定接收货物的地方与装载货物的港口。一般收货地与装货港是一致的，比如，收货地是深圳蛇口，装货港也是深圳港蛇口港区。

5.卸货港（Port of Discharge）、交货地/目的地（Place of Delivery）

这是船公司确定的货物将运往的卸货港及交付货物的地点。这应是重点检查的项目，船公司确认的卸货港和交货地必须与订舱时所要求到达的目的港和交货地一致。由于世界上很多港口的名称相近，所以一定要认真核对，以免货物送错港口。实践中，如果不认真审核订舱单和订舱确认书，就可能弄错卸货港，将货物运送到了远隔千里的其他港口。

【职场连线】

奥克兰港口中文叫法一样，却可能是不同国家的港口。一个是新西兰第一人口大城（Auckland），还有一个是在美国加利福尼亚州的城市（Oakland）。国外还有些港口分南港、北港，还有1号码头、2号码头之分，所以在审核这些卸货港时，也必须注意，船公司确认的卸货港后面有没有注明港区或码头。否则应该卸载在南港的货卸在了北港，要转运也相当繁琐。

6.开港时间、截载时间

开港时间指的是可以开始在集装箱堆场提取某一航次集装箱空箱的日期；截载时间是指集装箱堆场截止接收该航次重箱的时间。这个时间一般是预装船舶抵港的前一天或抵港的当天。要特别注意，装上货物后的重箱一定要在截载时间前进入指定的集装箱堆场，否则就无法装上该航次的船舶。在实践中，截载时间有时因船舶未准时到港，也可能延迟，这要与班轮公司加强沟通，有时重箱未能在截载时间进入集装箱堆场，也可向船公司申请适当延迟，也就是通常所说的申请“delay”，但延期的时间不能很长，重箱必须在装船前返回堆场。

7.截止收取提单补料的时间、截止收放行通知书的时间

由于船舶装货完毕离港前，船方必须编制好载货清单（Manifest：M/F），也就是俗称的“舱单”。舱单是国际航运实践中一份十分重要的通用单证，船舶办理报关手续时，必须提交载货清单。载货清单是根据提单的内容编制的，所以在重箱进入集装箱堆场后，船公司或其代理人会要求尽快将提单补料传送给他们。如果过了截止收取提单补料的时间，尚未收到提单补料，也就无法将该票货物编制在载货清单上，也就意味着这票货物无法装船。

货物在装船前都会先向海关申报，海关在查验后如同意放行，会签发一张放行通知书，班轮公司只有收到海关的放行通知书才能够将集装箱装船。如果在截止收放行通知书的时间尚未拿到放行通知书，就意味着集装箱不能装船。在实践中，截止收提单补料的时间往往与截止接收重箱的时间相同，截止收放行通知书的时间则可以比截止收提单补料的时间晚几个小时。

【职场连线】

电子放行

电子放行是指采用网络信息技术，将检验检疫机构签发的出入境通关单的电子数据传输到海关计算机业务系统，海关将报检、报关数据比对确认相符合，予以放行。目前阶段，检验检疫机构和海关联合采取的通关单联网核查系统还需校验纸质的通关单据。这种通关方式不仅加快了通关速度，还有效控制了报检数据与报关数据不符问题的发生，同时能有效遏制不法分子伪造、变造通关证单的不法行为。

8.空箱提取地点、重箱返回地点

订舱确认书上都标明了提取空箱的地点及重箱返回的地点（见表2-13），大部分船公司提取空箱地点和返回重箱地点是相同的，这些提取和返回集装箱的堆场都位于码头。但实践中也有些船公司的集装箱堆放在若干个不同的堆场，有些堆场并不在码头上，这样提取空箱的地点与返回重箱的地点就会有不同。也有些船公司未在订舱确认书上标明空箱提取地点及重箱返回地点，而是在换取提箱单时，在提箱单上标明空箱提取地点及重箱返回地点。

9.其他注意事项

在订舱确认书上往往都有船公司列出的其他特别注意事项（见表2-12）。比如，订舱确认单上会具体标明集装箱的限装重量是多少吨。由于各个国家对集装箱限制载重的标准不尽相同，所以各条航线的班轮公司对集装箱限重也会略有不同。超过限重的要加收超重附加费（Overweight Surcharge）。

另外，有些班轮公司的代理人也兼营集装箱拖车及报关的业务，所以订舱确认单上也可能列出以下内容：如需要其安排集装箱拖车，则要求提供装货地点、装货时间、联系人等；如需其代理报关，则要求提供报关单证等。

当国际货运代理发出订舱单，班轮公司接受订舱并发回订舱确认书后，订舱的环节就算完成，双方的契约即告成立。船方有义务提供集装箱空箱，并在其承诺的时间安排船舶受载，而货方则要在截关时间前将已装货的重箱返回集装箱堆场，并办好通关手续及提供必要的单证资料。

国际货运代理在接到船公司的订舱确认书后，将根据客户的需求安排其他后续工作。在实践中，如客户只委托国际货运代理代其预订舱位，而拖车及报关业务均由其自理，那么只要将订舱确认书直接传送给客户就行了。如客户要求提供集装箱拖车、代理报关、代理报检、代办保险等一系列的服务，国际货运代理则开始进行下一个环节的工作。