企业组织运行规范化制度优化

1.企业沟通管理制度

企业沟通管理制度的目的是规范企业内部上下左右的沟通，以保证这种沟通的充分有效性，增加不同等级和不同类型员工之间的相互理解，提升相互合作和支持的自觉性。其内容包括不同员工之间的沟通方式、沟通频率、沟通目标及沟通考核等。

在美国举办的玉山科技协会第13周年的年会上，有一位非常有名的企业家，认为当今的企业比以往任何一个时期更需要沟通，对企业而言，沟通时代已来临。

从2001年开始，美国企业进入了泡沫化时代。再加上世界通信和安达信等企业诚信危机的爆发，企业竞争的环境更加恶劣，在硅谷很多高科技企业面临业绩下降，或者人员流失等问题，由此CCO（首席咨询官）因“运”而生，把原来公司对外发言人的地位，提升变成公司的总裁，担任公司的沟通者。

有两个数字可以很直观地反映沟通在企业里的重要性，就是两个70%。

第一个70%，是指企业的管理者，实际上70%的时间用在沟通上。开会、谈判、谈话、做报告是最常见的沟通形式，撰写报告实际上是一种书面沟通的方式，对外各种拜访、约见也都是沟通的表现形式，管理者大约有70%的时间花在此类沟通上。

第二个70%，是指企业中70%的问题是由于沟通障碍引起的。比如，企业常见的效率低下的问题，往往是有了问题后，大家没有沟通或不懂得沟通所引起的。另外，企业里执行力差领导力不强的问题，归根到底，都与沟通能力的欠缺有关。比如说经理们在绩效管理的问题上，经常对下属“恨铁不成钢”，年初设立的目标没有达到，工作过程中的一些期望也没有达到等。为什么下属达不到目标的情况经常会出现？在很多调研中都发现，下属对领导的目的或者期望事先并不清楚，当然无法使经理满意，也导致员工对年度的绩效评估不能接受。

企业的经营管理，在很大程度上表现为企业与外部的沟通和企业内部沟通两个方面。

（1）企业与外部的沟通。企业与外部的沟通，主要包括与客户、供应商、媒体、业界、社区、政府部门等。外部沟通的主要目的是希望与对方达成共识，取得一个双赢的结果。对于供应商和客户，最主要的目的是建立长期互信的关系。所以沟通的方式，必须考核如何双赢，通过沟通消除对方疑虑，获取信任基础。

企业的外部沟通中，最主要的是与客户的沟通，直接的沟通起到非常重要的作用。在谈判过程中，谈判者扮演着一个很重要的沟通角色，客户不能直接看到你的公司，他看到的只是你这个人，怎样说服客户，让客户对你产生信任，进而信任你所代表的公司，就要靠沟通了。

特别要提一点，与供应商的沟通也同样重要，因为两个企业之间的竞争，也是两条供应链之间的竞争。很多企业在与客户的沟通中，通常能做到这一点，但在与供应商的沟通中，往往自以为是买方市场，忽视了平等、双赢的原则，导致在整个市场供应趋紧时或者企业资金周转困难等关键时刻，因得不到供应商的支持而导致企业无法正常运转。

（2）企业内部沟通。在企业内部，如果员工士气不高、工作不投入、对公司的文化不认可，不觉得在公司工作是一种荣耀，那么公司的管理将是一种失败；这其中沟通至关重要。

企业内部的冲突也是沟通不良的一个表现。企业中经常发生制造部门、研发部门、市场部门之间的冲突，这些冲突并不是不能解决，只是受制于公司资源，包括时间表、经济效益、人力、物力等等。如果先设定一些大家认同的、基本的假设，关注共同的、更高层次的部门或企业目标，然后从各个不同的角度提出方案，达成有效的沟通，内部冲突就会降低，整个企业的效率就会提升，氛围会更好，业绩也会随之提升。

内部沟通能否产生效果，纵向沟通和水平沟通尤为重要。

①纵向沟通。美国一项对成名企业家的调查：访问了美国三百位企业界的成功人士，了解他们成功的因素是什么。统计结果表示，85%的成功人士认为是因为自己的沟通及人际关系的能力超人一等。他们善于沟通，善于说服，善于推动自己的理念，让外界愿意来帮助他。只有15%的人将成功归功于自己的专业知识和技巧。

在具备了所需的基础知识后，沟通能力越强的人，执行力及工作的绩效也会越好。著名的艾森豪威尔将军曾作过一个非常形象的比喻，要驱使一根绳子移动，如果从绳尾去推它，你会发现难度非常高，它并不听你的命令，移动到你希望移动的方向，你要它往东，它可能是往西。如果反过来，拉住绳头去移动，可以看到这根绳子是完完全全听你的指令。艾森豪威尔将军用这个简单的例子说明沟通的重要性。只有沟通、引导才能够让每一个将军和士兵，都知道目前自己处在什么环境，如何协作把下一场战争打赢。

在美国财富500强所做的研究报告里，谈到公司领导人需具备的八项最重要的特质。其中第一项是开创企业的使命、愿景，制定公司未来的发展方向，第二项就是有效沟通。有了使命、愿景，怎样才能让每一个员工了解，并积极执行，这就需要进行大量的沟通。通常领导的方式是用命令及驱使，这样往往达不到目的，而沟通、引导的方式常常可以顺利达成目标，员工乐于执行。(www.xing528.com)

又如，施乐公司的总裁，为了使公司获得美国质量体系最高境界的麦尔肯质量奖，每一个星期都要举行一场对内的专题演讲，花大量的时间、精力把企业的使命、愿景透过他的沟通技巧，让所有的中高级主管都能理解并执行。

②水平沟通。在企业中，中层管理者的作用非常重要。他们是企业纵向及横向沟通的枢纽，起着承上启下的作用。他们不仅要理解公司的使命、愿景，还要传达给更基层的员工，并具体领导实施。所以沟通能力也是各级经理人一个很重要的技能。

企业里部门之间的沟通有时感觉很难，其实上下级的沟通，也不简单，只不过这个难度有时被权力掩盖了。而水平沟通难就难在它失去了权力的强制性，要解决水平沟通的困难，可以从以下两方面入手。

第一，选择沟通对象，与当事人沟通。我们经常在企业里看到水平沟通当中最大的问题就是“我和你不谈，你和我不谈”。如果和财务部有疙瘩，就向行政部、向总办主任或向采购部等其他部门沟通，不愿意直接与当事人沟通。所以水平沟通大家现在碰到的最大的问题、首先要克服的难题，就是要养成和当事人沟通的习惯。

第二，主动沟通。水平沟通有三种方式，第一种是侵略的方式，有时候，公司里有些资深经理、或与老板有特殊关系的经理，有时候会采取这种方式，又或者就是权力部门对非权力部门采用这种方式，但大多情况下这种方式在部门之间是行不通的。第二种是回避的方式，企业里面出现的水平沟通的障碍是以一种“回避”的方式解决。你不吭声，我也不吭声，你找我办事的时候，我就“装傻、装糊涂”。水平沟通里面70%的问题是这么来的，彼此都装作没看见。这种“装糊涂”的结果当然我们都知道，就是公司的事情被耽误了，公司受了损失。第三种是主动合作的方式，也是最积极解决问题的方式。

总之，在这沟通时代，沟通无时、无处不在。沟通不仅是企业经营管理中的润滑剂，更是企业落实经营管理思想的重要工具，是各级员工有效工作的基础。

2.企业授权管理制度

这一制度的目的是规范企业的授权管理，既保证充分合理授权，又保证所授权力得到控制，从而使企业在稳定秩序的基础上提升效益。其内容包括授权分类、不同类授权的方式和限制、授权监督和控制的途径及方法等。

一个企业的日常管理应该是始终、一贯和连续的，不能因某人的在与不在而发生日常管理上的不连贯而发生脱节和延误的现象。经常有这样的现象发生：某企业的总经理或什么部门的经理不在，而下边有重要的事情需要签字或紧急审批。此时，往往会得到这样的回答“XXX不在，你明天再来吧。”这样的情况就有可能会引起生产的延误或对某些重大事项的延误。像这样的情景可能在国内的大部分企业中均存在，是司空见惯的和习以为常的事情，因为这是“权”的问题。这正常吗？看上去是很正常，但显然对工作和管理是非常不利的，那么如何来改善呢？下面我就谈一些这方面的体会。

在一个大的外资企业中，对这个问题是非常重视的，在对经理级的年终评估时就会有“授权”这样一个项目，如果“授权”工作做得不好，则说明这个经理的领导艺术方面有问题需要加以培训。

具体的做法是：一个上级部门的副职担任下一级的正职，比如说一个副总经理担任下一级的正职总监，一个副总监则担任再下一级的部门正经理。平时，大家都做部门正职的工作，在上一级的正职有事离职，比如说休假、出差、病假等，在离开前会发一个电子邮件通知全公司各个部门，在离职期间由哪一位副职代理行使正职的权力。这样就不会“因为缺了谁而地球不转了”的事发生。

3.指挥行为规范

这一制度的目的是防止各层管理人员不必要的越级指挥，以保证企业组织运行的正常秩序和效率。其内容主要是对越级指挥情况的限定，明确在什么情况下可以越级指挥，以及当上司有不当越级指挥行为时，下属选择自己的行为的标准要求。

企业核心价值观是企业中占主导地位的管理意识，能够规范企业领导者及员工的行为，使企业员工很容易在具体问题上达成共识。上级的决策易于为下级理解和执行，下级会自觉地按企业整体目标调整自己的行为，从而大大节省了企业运营成本，提高了企业的经营效率。企业核心价值观对企业和员工行为的导向和规范作用，既通过规章制度、管理标准等硬性管理手段（企业核心价值观的载体）加以实现，也通过群体氛围、传统习惯和舆论引导来实现。

企业核心价值观的导向和规范作用在制约人与人的关系时具有浓厚的感情色彩，对那些符合企业核心价值观的好的行为和事迹人们表示支持和赞扬，而对那些违背企业核心价值观的劣行劣迹则表示反对和厌恶。企业核心价值观的导向和规范作用也影响着人们判定自身与自然的关系，影响着人们的行为和价值观。