酒店采购成本的控制与管理制度

为使酒店的采购工作制度化、规范化，成本合理控制，内部工作协调加强和工作效率提高，特制定本采购管理制度。

酒店设立的专职采购部，隶属酒店财务部管理，受财务总监、成本控制、集团稽查部及其他部门的监督，全面负责酒店的采购工作。

（1）所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意。

（2）所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质，月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单。

（3）所有采购物品的品质须保持一贯稳定。

（4）采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责。

（5）采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给酒店财务部及董事会。

（6）所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品须采购部登记归档并妥善保管，有人员变动时须全部列入移交。上述资料及采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库。

（7）采购时间要求：一般物品采购时间为3天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购。

（8）禁止采购部采购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予以报销。

（9）禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。

（10）采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜。对到期的应付账款，酒店应及时支付，以建立酒店良好形象，维护酒店财务信誉，同时也为日后的采购工作提供便利。

1.申购单审批程序

使用部门经理（仓库主管）申请

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资产会计复查

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董事同意

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采购部询价

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财务总监审批

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稽查部审批

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行政办审批

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董事会审批

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申购单返回采购部

2.单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序

对于单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品，采购部须事先货比三家，并在申购单上注明询价结果和选定的供应商，经董事会最后批准后方可采购。酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查。

采购部寻找至少三家厂商比较价格品质

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评定小组确定供货商

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采购部与供货商共同草拟合同或采购协议

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财务审批

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行政办审批

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董事会审批盖章或签字

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执行合同或协议

（注：评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查部组成。）

3.赊购（月结）物品采购审批程序

蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货。其他物品按上述程序执行。

月结供应商选定办法：采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价，采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组，通力合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根据市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料。

采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成，平时各部门应及时到市场上了解价格行情，以促进酒店采购成本的控制与监督。

财务部应定期（每月或每季度）牵头，组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估（酒店每类物品须有至少三家供货商），淘汰部分不合格供货商。

选用供应商角度采用“1＋2＋N”原则，所谓“1＋2＋N”是指一类商品一个主供应商、两个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。两个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。

采购部要做好同供货商的联系和接待等工作，维护酒店形象。

餐饮原材料采购是每天工作的第一步，也是非常重要的一步。俗话说，巧妇难为无米之炊。酒店里有技艺高超的厨师，但没有高质量的精细称手的原料，再高明的厨师也做不出好的菜品。采购工作因其中不确定因素较多，管理难度大，是整个酒店成本控制中的重要环节，直接影响酒店的经济效益。

采购原料的质量和价格直接影响菜品的质量和成本，进而影响酒店的声誉和效益，其重要性是不言而喻的。为此，很多酒店都是老板亲自出马，但效果并不一定会好。

设专人负责采购，兼职亦可。同时建立一套监督制约机制，设置原料质量、数量验收员，可由厨房专业厨师兼任，价格由财务管理人员监督，建立岗位责任制，形成采购原料的质量、数量、价格三要素既相互独立，分工负责，又相互制约，相互监督。

制定一套切实可行、科学合理的采购标准。原料的质量是确保餐饮产品质量的基础，严格按标准采购才能稳定酒店的菜肴质量。根据餐厅的规模、档次、加工设备、市场原料供应情况及菜单内容和品质要求等，由餐饮经理、厨师长等人共同制定标准，并监督采购人员按标准执行。

采购原料的价格是老板让别人采购最不放心的，价格控制是降低餐饮成本、提高企业利润率的最有力手段，也是餐厅增强市场竞争力的一条有效途径。因其市场价格浮动变化大，控制起来难度较大，应着重做好下面几方面工作。

（1）通过比较运费、货源、质量、服务等因素，选择几家供应商来报价，择其质高价低服务好的作为采购伙伴。

（2）尽量采取批量购货，直接从批发商、生产商或种养殖户处采购，尽量摒弃中间环节，获得优惠价格。

（3）考虑采购价格与原料的使用价值的联系，尽量除掉原料成本中那些多余的成本，避免浪费，精选原料，降低损坏率，控制价格。

采购原料的数量应合理控制在满足需要的基础上，尽量减少库存。采购时考虑食品原料的种类、采购地点的远近、采购折扣等。确定采购数量还要根据前一天的库存数量和经营需要，以及原料的鲜、干性质。不易储存、鲜度要求高的应根据需求量采购；可长期储存的，在考虑储存成本的前提下，可以在市场价格低落时增大采购量，以降低成本。

1.报价采购的含义

报价采购是指餐饮业者拟购置货品时，先寻找理想供应商或货源，再向其询价寄出征购函，请其寄上报价单或正式报价，这种方式的采购称报价采购。通常卖方所寄发的报价单，其内容包括：品名、数量、单位、价格、交易条件、有效期间，有时卖方为求取买方的信任，会主动提出信用调查资料供参考，有时也会寄上“样品”“目录”及“说明书”，如果报价内容买方完全同意，此项报价采购合同即算成立。

2.报价采购的种类

（1）确定报价。

确定报价是指在某特定期限内才有效的报价。换句话说，此种报价是指在有效期内，卖方所提价格为买方所接受，此种交易行为即告成立，若是逾期对方不寄发接受通知，此买卖交易行为即不存在。但是若对方（买方）在接受此报价时，尚附有条件者，则原有“确定报价”即告失效，形成一种新的要约。

（2）条件式报价。

所谓条件式报价，是指厂商在报价时附有其他条件，由于条件内容不一，因而其形态十分复杂。

①无承诺的报价。此类报价一般仅可作为参考，卖方是按当天市价报价，若遇物价波动，卖方得自行调整其价格，所以这种报价寄发时，务必声明“本报价不受承诺的约束”，或“本报价价格按市价而增减”，或“价格随时适时变更，无须通知”。

②卖方确认的报价。此类报价必须经卖方确认后才算生效，此类报价较无承诺的报价好，它对买方表达出交易的诚意，又可防范风险。不过若遇特殊理由，卖方可说明原因而取消确认。

③可以先销售的报价。这种报价对卖方较有利，即卖方以一批货同时向两家以上客户报价，如果其中有人接受此报价，则其后接受者，对已售的货品即自动失效。

④买方同意后的报价。此类报价又称许可退货的报价，即买方须看到货品满意后才成立的报价方式。这种报价对卖方极不利，因此甚少为人所采用。(www.xing528.com)

（3）还报价。

所谓“还报价”事实上是一种讨价还价的方式。它是指买方对卖方报价单所提交易条件、产品品质规格、付款方式均甚满意，唯嫌价格太高，要求对方减价。但这种还报价与接受是不同的，还报价必须卖方接受后交易行为才告成立，如卖方不同意减价，则交易仍无法成立。

（4）更新报价。

更新报价是指报价有效期间已过，以同样交易条件重新再报价。

1.招标采购的含义

所谓“招标”又称“公开竞标”，它是现行采购方法常见的一种。这是一种按规定的条件，由卖方投报价格，并择期公开当众开标，公开比价，以符合规定的最低价者得标的一种买卖契约行为。此类型的采购具有自由公平竞争的优点，可以使买者以合理的价格购得理想物料，并可杜绝徇私、防止弊端，不过手续较费时，对于紧急采购与特殊规格的货物无法适用。

2.招标采购的程序

公开招标采购必须按照规定作业程序来进行，一般而言，招标采购的流程可分下列四大步骤，即发标、开标、决标和签订合约等四阶段。

（1）发标。

发标前须对采购物品的内容，依其名称、规格、数量及条件等详加审查，若认为没有缺失或疑问，则开始制发标单、刊登公告并开始准备发售标单。

（2）开标。

开标前须先做好事前准备工作，如准备开标场地、出售标单，然后再将厂商所投的标启封，审查厂商资格，若没问题再予以开标。

（3）决标。

开标后须对报价单所列各项规格、条款项详加审查是否合乎规定，再举行决标会议公布决标单并发出通知。

（4）签订合约。

决标通知一经发出，此项买卖即告成立，再依招标规定办理书面合约的签订工作，合约一经签署，招标采购即告完成。

3.招标采购的技术

（1）制作理想的标单。

在整个招标采购的过程中，最重要的是标单的拟订，如何拟订出一份理想标单，是标购作业中不可忽视的一项重要基础工作。一份理想的标单，至少须具备下列几项内容。

①能够确定适当的标购方式，不要指定厂牌开标。

②规格要明确，对于主要规格开列须明确，次要规格则可稍富弹性。

③所列条款务必具体、明确、合理，可以公平比较。

④投标须知及合约标准条款能随同标单发出，内容制订得合情合理。

⑤标单格式合理，发标程序制度化。

（2）招标采购须注意的事项。

①品名是否明确？标购物品所列名称是否采用标准名称？品名书写是否有笔误？

②质量、规格是否适合本身营业的需要，并了解主要规格与次要规格的作用。

③注意数量，了解吨、毛重、净重的计算与换算方法，力求准确。

④包装方法及条款是否适宜。

⑤交货日期必须明白订定为宜，避免使用含糊不清的用语，以免届时发生不必要的纠纷与困扰。

1.议价采购的含义

议价采购是针对某项采购物品、品牌物料，以公开方式与厂商分别进行洽购并议定价格的一种采购方法。由于价格的拟定是双方磋商后订定，故此项采购方式又称为双方议价法。

2.议价采购的优缺点

（1）优点。

①议价采购最适于紧急采购，它可及时取得迫切需要的物品。

②议价采购较其他采购方式更易获取适宜的价格。

③对于特殊性的采购品，议价采购最适宜，且能确保采购质量。

④可选择理想供应商，提高服务质量与交货安全。

⑤有利于政策性或互惠条件的运用。

（2）缺点。

①议价采购是以不公开方式进行磋商议价，容易给采购人员造成舞弊机会。

②秘密议价违反企业公平、自由竞争的原则，易造成价格垄断。

③独家议价易造成厂商哄抬价格的弊端。

3.议价预估的方法

（1）采购餐饮烹饪设备，若厂商有产品目录或价目表，则可参考，并可参照市场行情预估。

（2）实际从事市场商情调查，可通过同业所提供的采购资料，比较三家以上厂商的价目表，以其平均值作为预估价格。

（3）采购食品原料，可参考以往进价及市场预估。

（4）对于大宗蔬果，除参照以往进价外，并可电询批发市场作为依据。

（5）若所采购物资无以往相同规格资料可参考时，则可以根据性质相似的采购物资价格资料参考，或以政府或同业所订价格来预估。

4.议价采购的步骤

（1）审查报价单。

审查厂商寄来的报价单，通常必须注意下列几点。

①品名、规格、质量是否符合需求？

②报价是否确定？有无附带不确实价格条款？

③付款条件、报价有效期是否合理？

④交货期与交货方式是否合乎要求？

⑤是否附有特别条款，如索赔、违约罚款、不可抗力等因素，其内容是否合理？

（2）订期议价及签约。

买方接到卖方寄来的报价单后，经过审查后若认为合理，即可由买方择期议价。对于大宗特殊设备有时需要历经多次洽商，分析每项条款后，才可以决定，再由买卖双方正式签署合约。

5.议价采购应注意的事项

（1）议价采购必须指定厂牌或确定质量、规格，此为第一要件。

（2）议价采购必须要求供应商提供原厂报价单或价目表正本，以防止中间商不实的报价，若是复印件仍应要求对方提出原本核对或电询，以防中间商涂改舞弊。

（3）有些代理商为争取生意，对买方所提条件，如规格、品质、交货期、价格等，往往未经原厂同意即一口承诺。

因此，议价时须详审代理商与原厂商的代理契约关系，若是涉及规格、品质、交货期、价格等条款的修订与变更，必须要求代理商提出原厂的承诺文件才做出决定。

买卖双方当面估价的采购方式，其方法是自数家供应商处取得估价单，然后双方面谈其中的内容，一直到双方认为满意时才签订买卖合约。此种方式因有质量、服务及交货期等问题，所以买方不一定向价格最便宜的供应商采购。但买方一般都已经事先做好品质调查，认为没有问题的供应商才向其索取估价单，所以如果交货期及服务等没有问题时，大部分都向价格较便宜的供应商订购。

1.现估价采购的优点

（1）因为收集各供应商的估价单在一起比价的关系，所以是仅次于投标方式可获得单价便宜的方式。尤其在不景气时，想要取胜同业间的竞争，此方式在价格上就会很便宜。

（2）可以省略供应商的估价手续及为了估价所需各种资料的准备，手续上比其他方式简单，因为各种费用可以减少。

2.现估价采购的缺点及其对策

（1）经营状况良好时供应商有许多的订单，所以其单价常有偏高的倾向，因此需适当地选择信息来源以便选择较多的同业或公司而寻求便宜的供应来源。

（2）估价之前，同业供应商常事先商议而协定价格，而将估价提高。要防止这种情况的发生，则分析估价所需的必要资料要齐全，同时采购人员需有正确的价格知识，如果判断估价有异常情形，则应考虑再从其他公司索取估价单。

（3）此方式既然有弹性，那么采购人员的投机取巧也就比较容易。因此，一般都要求采购人员有很强的道德观念，同时规定正当的交际范围，并做有弹性的运用。