科目余额表——12.2.4版本优化方案

为了能够正确而快速地生成会计报表，尤其是资产负债表，用户还应该在科目汇总表的基础上先制作带有年初余额、期末余额的科目发生额和余额表，如图12-13所示。具体操作步骤如下。

图12-13 发生额和余额表

步骤1 将“科目汇总表”之后的空白工作表重命名为“发生额和余额表”，然后从B3单元格开始依次输入科目余额表的每项内容。

步骤2 输入会计科目及年初余额。余额表中的所有科目及相应余额均取自工作表“一级科目表”中，所以我们只需通过公式进行引用即可。

单击B3单元格，输入西文等号“=”，单击工作表标签“一级科目表”，接着单击“科目编码”所在的单元格B3，按<Enter>键，完成公式的引用。然后向右向下拖动B3单元格右下角的填充柄进行自动填充直到E34单元格，完成对“一级科目表”的引用。

步骤3 输入期初余额。1月份的期初余额就等于年初余额，在F3单元格输入字段名“期初余额”，在F4单元格中引用年初余额列“=E4”。向下拖动填充柄自动填充其他科目的期初余额。

从“科目编码”到“期初余额”这5列的公式引用结果如图12-14所示。

图12-14 余额表前5列的公式引用

提示：在2月份制作余额表时，“期初余额”列应重新引用1月份的“期末余额”。

步骤4 输入借贷方本期发生额。为了引用方便，我们应先将工作表“科目汇总表”中的数据区域A4∶D21定义名称“科目汇总列表”，然后利用VLOOKUP函数从“科目汇总列表”区域中查找并引用相应数据。(www.xing528.com)

以“库存现金”科目为例，在G4单元格中输入下列公式：

提示：该公式的含义为，从“科目汇总列表”区域中找到B4单元格中的编码1001，在G4单元格中显示第3列中的借方金额，需要精确匹配。其中函数ISNA的作用在于，如果“科目汇总列表”没有要找的科目代码，则显示0。

同理，在H4单元格输入下列公式，引用“科目汇总列表”区域中相应科目的贷方金额：

步骤5 向下拖动填充柄，将借贷方金额公式进行自动复制填充。

步骤6 用公式完成期末余额的输入：

资产类、成本费用类的期末余额=期初余额+本期借方-本期贷方

负债类、权益类、收入类的期末余额=期初余额+本期贷方-本期借方

例如，在I4单元格中输入1001库存现金的期末余额公式“=F4+G4-H4”，向下自动填充公式完成其他科目期末余额的输入。

步骤7 对余额表进行修饰美化。该表除了部分表头的字段名称外，全部以公式引用的方式生成。