记账凭证清单的整理和管理技巧

用Excel辅助建账，还是需要先手工填制记账凭证，然后将凭证信息录入到Excel中形成记账凭证清单，这一步工作是必需的，以便为后面自动生成科目汇总表和会计报表做准备。

下面我们就按照图12-7中所列信息，逐个录入记账凭证清单列表。

图12-7 记账凭证清单列表

首先，将工作表Sheet3重命名为“记账凭证清单”；其次，从A3单元格开始，依次输入记账凭证内容，其中有几项内容在输入时要用到特殊的函数和数据有效性控制。

下面我们以输入图12-7中所示的第1号凭证为例进行简单提示，其他行的信息只需通过拖动填充柄进行自动填充就可以了。

□凭证号、年、月、日：均可以通过自动填充方式简化输入。

□“总账科目名称”的输入：在G4单元格中输入公式“=IF（F4=＂＂，＂＂，VLOOKUP（F4，总账科目列表，2））”，向下自动填充该公式即可完成其他行的输入。本处运用查询函数VLOOKUP，只要在F列输入正确的科目代码，G列的科目名称就会自动填入。

提示：这个公式的含义是，如果F4中的科目编码为空，则G4显示为空，否则，从名称定义为“总账科目列表”的区域中的第1列科目编码中搜索，直到找到与F4中所列编码相同的那一行，该行所对应的第2列中的会计科目将会自动填在G4单元格中。

□“明细科目名称”的输入：采用“数据有效性”控制的方法。

步骤1 单击H4单元格，从“数据”选项卡下“数据工具”功能组中单击“数据有效性”按钮，弹出如图12-8所示的“数据有效性”对话框。(www.xing528.com)

图12-8 “数据有效性”对话框

步骤2 从“允许”下拉列表框中选择“序列”。

步骤3 在“来源”文本框中选择或者输入“=明细科目名称”（这是我们前面已在“明细科目表”中定义好的名称），单击“确定”按钮退出。

步骤4 此时，F4单元格右侧出现下拉箭头，单击该箭头，即可选择输入明细科目。

步骤5 向下自动填充F4单元格中的设置，即可完成其他行的输入。

其实总账科目也可以通过这种定义数据有效性的方式输入。

提示：在Excel中，很多内容固定的数据均可以通过“数据有效性”控制进行输入，例如性别、公司部门等。凭证清单中的“金额方向”不是借就是贷，也可以通过这种方法输入。当选项不多时，只需在图12-8所示对话框的“来源”文本框中直接输入各选项，中间以西文逗号“，”分隔即可，比如“借方金额，贷方金额”。

凭证清单录入完成后，可以通过筛选、分类汇总等功能实现类似明细账、总账的查询操作，大家不妨自己试一试。