科目汇总表和余额表总览

使用计算机记账的过程中，已没有必要制作丁字账了，科目汇总表可以由财务软件自动生成。另外，系统还提供生成本月各科目发生额和余额表（简称余额表）功能，余额表比科目汇总表的作用更强，完全可以替代科目汇总表附在记账凭证的前面。

1.科目汇总表

下面我们来生成账套001的1月的科目汇总表。

步骤1 以操作员“0011周海娟”的身份登录企业应用平台（也可以使用其他操作员登录，只要是账套主管，就拥有查询账目的权限），登录日期可以是2010年1月以后的任何一个月，如2010.03.31。

步骤2 在“业务工作”选项卡下，依次双击选择“财务会计”→“总账”→“凭证”→“科目汇总”命令，弹出“科目汇总”对话框，如图4-1所示。

图4-1 弹出“科目汇总”对话框

步骤3 在“月份”下拉列表框中选择要汇总的月份“2010.01”。

步骤4 在“凭证类别”下拉列表框中选择“全部”，并单击“已记账凭证”单选按钮。

步骤5 “科目汇总级次”设为“”，表示仅对一级科目进行汇总。

步骤6 单击“汇总”按钮，1月份所有已记账科目的汇总表即显示在对话框中，如图4-2所示。

步骤7 调整列宽。将光标指向某列标题（如“外币名称”列）右侧的边框线，当光标变为“”时（如）按住鼠标左键不放，左右拖动鼠标即可改变列宽。如果向左拖动到与左侧边框线重合，则可起到隐藏该列的效果。我们不妨把空白的几列均隐藏起来，效果如图4-3所示。

提示：单击工具栏中的“还原”按钮，将会还原系统设定的标准列宽，被隐藏的列也会全部显示出来。

图4-2 2010年1月的科目汇总表

图4-3 隐藏空白列的科目汇总表

步骤8 单击工具栏中的“打印”按钮，可以将调整后的科目汇总表打印出来。在打印前，用户可以先通过“打印预览”按钮查看打印效果。

步骤9 单击“科目汇总表”对话框中的“关闭”按钮，如果已经调整了列宽，将会弹出一个提示对话框。单击“是”按钮，保存刚才调整好的格式，同时关闭科目汇总表。

2.发生额和余额表(www.xing528.com)

在用友U872中，科目汇总表并不是必须生成的，因为发生额和余额表可以起到汇总表的作用，并且功能更强大，甚至有可以代替总账的作用。

通过余额表，用户可以方便地查询各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账是以总账科目分页设账，而余额表则可以输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额，在使用计算机记账后，完全可以用余额表代替总账。

下面我们接着生成账套001的1月所有科目一级至末级的发生额和余额表。

步骤1 接着上述操作过程，依次双击选择“财务会计”→“总账”→“账表”→“科目账”→“余额表”命令，弹出如图4-4所示的“发生额及余额查询条件”对话框。

图4-4 “发生额及余额查询条件”对话框

步骤2 在该对话框中按下列提示设置查询条件。

□月份：设为“2010.01-2010.01”，也就是说，只查询1月份的发生额和余额情况。

□级次：设为“1-3”，也就是从第1级科目到第3级科目分级汇总显示。

□凭证：选中“包含未记账凭证”复选框，保证所有未记账凭证的金额也能汇总在内。

□其他：其他选项取系统默认设置。

提示：当本期还未记账或者还有部分凭证未记账时，选中“包含未记账凭证”复选框，可以保证查询结果的准确性。

步骤3 单击“确定”按钮，界面中将列出所有科目的发生额和余额表。

步骤4 单击工具栏中的“累计”按钮，将在“本期发生”列后显示当年1月份至本月份的累计发生额。

步骤5 不妨拖动列边线调整一下列宽，让对话框中显示的内容更多一些，结果如图4-5所示。

图4-5 2010年1月的发生额及余额表

步骤6 单击“发生额及余额表”对话框中的“关闭”按钮，如果已经调整了列宽，将会弹出提示对话框。单击“否”按钮，选择不覆盖原格式关闭余额表。