计算机记账核心工作 - 录入凭证详解

录入凭证，也称为制单，是计算机记账的核心工作，是其他一切工作的基础。如果凭证录入错了，那么账簿、报表就都不会正确，所以说凭证录入是最基础、最重要的工作，一点也不为过。

1.录入简单凭证

下面我们来录入表3-3中所列的第一笔业务，具体操作步骤如下。

步骤1 以操作员“0011周海娟”的身份登录账套001，登录日期设为2010-01-31。

步骤2 在“业务工作”选项卡下，依次双击选择“财务会计”→“总账”→“凭证”→“填制凭证”命令，弹出如图3-20所示的“填制凭证”对话框。

图3-20 “填制凭证”对话框

步骤3 单击工具栏中的“增加”按钮，进入凭证录入状态。

步骤4 左上角的凭证编号默认情况下由系统自动生成。

步骤5 输入制单日期，默认情况下自动取当前登录日期为记账凭证填制的日期，用户也可以自行修改，方法有以下两种。

□直接输入：在日期处双击鼠标，原日期被高亮选中，直接输入新日期“2010.01.05”。注意：年、月、日之间用西文圆点“.”隔开。

□利用日历：也可以单击日期右侧的“日历”按钮，在图3-21所示的“日历”对话框中选择日期。

图3-21 “日历”对话框

提示：一般情况下，小企业的业务简单，一个月的凭证量不大，完全可以在月末统一录入，所以，只要登录时把日期设定为当月的最后一天，在填制凭证时就无须每张都指定日期了。

步骤6 在“附单据数”后单击鼠标，输入“1”。

步骤7 在“摘要”栏的第一行中单击鼠标，输入摘要内容“上缴12月份增值税”，按<Enter>键，光标跳转到“科目名称”栏中。

步骤8 输入正确的会计科目，有以下3种方法可供选择。

□直接输入名称：直接输入“应交税金/应交增值税”，上下级科目之间用西文的斜杠“/”分隔。

□直接输入编码：直接输入科目编码“207101”，前提是正确记忆会计科目编码，这样可以加快录入速度。

□参照选择：当光标位于“科目名称”栏中时，单击右下角的“参照”按钮，弹出如图3-22所示的“科目参照”对话框，从中选择所需的会计科目后，单击“确定”按钮即可。

图3-22 “科目参照”对话框

步骤9 科目输入完毕后，按<Enter>键，光标跳至“借方金额”栏中，输入金额“1192.88”，其中小数字就是键盘上的西文圆点“.”。

步骤10 按<Enter>键，摘要自动延续第一行内容，继续按<Enter>键，输入科目“银行存款”或编码“1002”，按<Enter>键，弹出如图3-23所示的“辅助项”对话框。

图3-23 “辅助项”对话框

提示：之所以会出现“辅助项”对话框，是用户在设置会计科目时将“银行存款”指定为“银行账”所导致的结果。因为还没有启用票据管理，因此这里可以先不管它，忽略该设置不会影响凭证的录入。

步骤11 单击“取消”按钮忽略该项设置，按<Enter>键或者在“贷方金额”栏中单击，使得光标定位在“贷方金额”栏的红线左边。

步骤12 按等号键“=”，金额自动取自借方以保持平衡。当然，也可以直接输入金额“1192.88”。

至此，第一张凭证已录入完毕，如图3-24所示。仔细观察一下，左上角会自动显示凭证号，右下角的“制单”人员自动显示为当前登录的操作员。

图3-24 录入完成的0001号凭证

步骤13 单击工具栏中的“增加”按钮，在保存当前凭证的同时进入到下一张的录入界面。

提示：如果本次录入已告一段落，不打算再录入新凭证，则建议用户在退出之前先单击“保存”按钮，保存当前凭证，以免最后一张凭证丢失。

步骤14 按照上述方法，参照下列分录，录入第二笔业务的凭证。

2.在录入凭证时增加明细科目

随着新业务的发生，原来设置的明细会计科目可能不够用了。如果在填制凭证时发现需要增加新的明细科目，大可不必回到基础设置当中去费事。比如，第三笔业务出现了一个与本公司发生业务往来的“天地科技公司”，边录入凭证边加上这个新明细科目即可。下面，我们来看看具体的操作步骤。

步骤1 接上面的步骤，录入第二笔业务之后，单击“增加”按钮，进入下一张凭证录入界面。

步骤2 依次选择日期、输入单据张数和第一行摘要后，在“科目名称”栏中输入“应收账款”。

步骤3 单击“参照”按钮，弹出“科目参照”对话框。

步骤4 单击“编辑”按钮，打开“会计科目”窗口。

步骤5 在“1131应收账款”下增加新科目“113102天地科技公司”之后，退出“会计科目”窗口，返回“科目参照”对话框。

步骤6 在左侧的科目列表中依次双击选择“资产”→“应收账款”命令，打开相应的明细，可看到新增的科目，如图3-25所示。

图3-25 在录入凭证过程中新增会计科目

步骤7 选中新增科目，单击“确定”按钮，返回“填制凭证”对话框，新科目出现在当前凭证的“科目名称”栏中。

步骤8 继续输入该笔业务其余的金额和内容后，单击“增加”按钮，进入到下一张录入界面。

步骤9 按照表3-3中所列，继续录入第4笔～第9笔业务所对应的记账凭证。

步骤10 录入完毕后，单击工具栏中的“退出”按钮，退出凭证录入状态。

3.设置常用摘要

其实在日常账务处理过程中，每个企业各个月份的许多日常业务都是重复性的，如提现、交税、发工资等，这就意味着相同或类似业务的摘要可以是相同的。所以用户不妨将常用的摘要提前做好，等到录入凭证时直接调用，从而省去输入摘要的麻烦。

（1）定义常用摘要

定义常用摘要的具体操作步骤如下。

步骤1 在“基础设置”选项卡下，依次双击选择“基础档案”→“其他”→“常用摘要”命令，弹出如图3-26所示的“常用摘要”对话框。

图3-26 “常用摘要”对话框

步骤2 单击工具栏中的“增加”按钮，摘要列表中增加一行。

步骤3 在“摘要编码”栏中输入自定义的编码“001”。这个编码没有任何限制，可以自行设定，但最好容易记忆，因为以后可以通过输入编码来调用常用摘要。

步骤4 在“摘要内容”栏中输入对业务的具体描述，如“提取现金”。

步骤5 如果该摘要有固定的对应科目，在“相关科目”栏中输入或选择该科目；如果没有，则可不做设置。此处，输入会计科目“现金”或者其编码“1001”。

步骤6 单击工具栏中的“增加”按钮，可以添加下一项摘要。

按照表3-4中所列内容增加以下常用摘要。(www.xing528.com)

表3-4 常用摘要列表

步骤7 增加完毕后，单击工具栏中的“退出”按钮，关闭“常用摘要”对话框。

（2）调用常用摘要

下面通过填制表3-3中第10项业务相关的记账凭证，来学习如何调用常用摘要。

具体操作步骤如下。

步骤1 切换到“业务工作”选项卡，依次双击选择“财务会计”→“总账”→“凭证”→“填制凭证”命令，弹出“填制凭证”对话框，对话框中显示上次录入的最后一张凭证。

步骤2 单击工具栏中的“增加”按钮，进入新凭证录入界面。

步骤3 依次输入日期、单据数后，在“摘要”栏中直接输入常用摘要的编码“001”，如果你能记住它。否则在“摘要”栏中单击鼠标左键，然后单击“参照”按钮，弹出如图3-27所示的“常用摘要”对话框。

图3-27 “常用摘要”对话框

提示：对话框中的列表显示所有前面已定义好的摘要。此时，用户也可以通过单击“增加”按钮来添加新的常用摘要。

步骤4 单击打算调用的摘要“001提取现金”所在行。

步骤5 单击工具栏中的“选入”按钮，返回到“填制凭证”对话框，选定的摘要已显示在“摘要”栏中。用户可以对摘要作进一步修改。

步骤6 按<Enter>键，在“常用摘要”对话框中设定的相关科目1001（现金）会自动显示在“相关科目”栏中。用户也可以在此处修改科目。

步骤7 继续输入其他内容完成该张凭证的输入。

步骤8 按照表3-3中所列内容，继续录入第11笔～第13笔业务所对应的记账凭证。

步骤9 录入完毕后，先保存最后一张凭证，再单击工具栏中的“退出”按钮，退出凭证录入状态。

4.设置常用凭证

在一个企业里，会计业务都有其规范性，因而在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，比如每月计提折旧、发放工资等。如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时直接调用，就可大大提高业务处理的效率。

（1）定义常用凭证

一般情况下，每个企业都会有一定数量的固定资产，每月都要计提折旧。下面我们就为账套001定义一张计提折旧的常用凭证，该凭证所依据的分录如下。

借：管理费用——折旧费

营业费用——折旧费

贷：累计折旧

由于固定资产会发生变动，折旧金额可能每月都不相同，因此我们在定义常用凭证时不输入固定的金额。具体的操作步骤如下。

步骤1 在“业务工作”选项卡下，依次双击选择“财务会计”→“总账”→“凭证”→“常用凭证”命令，弹出如图3-28所示的“常用凭证”对话框。

图3-28 “常用凭证”对话框

步骤2 单击工具栏中的“增加”按钮，对话框中新增一个空行。

步骤3 依次输入相关信息。

□编码：编码是调用常用凭证的依据，每张常用凭证必须有一个编码且必须唯一，格式可以自由设定。在“编码”文本框中输入“001”。

□说明：此项可用以对该凭证的使用范围进行一些说明，内容自定，也可以为空。双击进入修改状态，输入“该凭证用于每月计提折旧费用”。

□凭证类别：此项必须选择。双击“凭证类别”栏，单击右侧的下拉箭头，选择“记 记账凭证”。

□附单据数：此项可以为空。此处输入“1”，这是因为计提折旧的依据只有一张自制的折旧表。

步骤4 单击工具栏中的“详细”按钮，弹出如图3-29所示的凭证分录定义对话框。

步骤5 在该凭证分录定义对话框中单击“增加”按钮，对话框中增加一个空行，“摘要”栏自动显示前页说明中输入的内容。

图3-29 凭证分录定义对话框

步骤6 输入分录的第一行内容：将“摘要”栏内容改为“计提本月份折旧”；在“科目编码”栏中输入“管理费用/折旧费”的编码“550202”；其他选项为空。

步骤7 单击工具栏中的“增加”按钮，在新增的空行中输入分录的第二行内容：摘要不变，科目编码为“550102”（营业费用/折旧费）。

步骤8 单击工具栏中的“增加”按钮，在新增的空行中输入分录的第三行内容：摘要不变，科目编码为“1502”（累计折旧）。输入结果如图3-30所示。

图3-30 成功定义分录后的结果（部分对话框）

步骤9 单击凭证分录定义对话框工具栏中的“退出”按钮。

步骤10 单击“常用凭证”对话框工具栏中的“退出”按钮，结束常用凭证的定义过程。

（2）调用常用凭证

下面通过调用常用凭证来生成表3-3中所列的第14笔计提折旧的业务。

具体操作步骤如下。

步骤1 在“业务工作”选项卡下，依次双击选择“财务会计”→“总账”→“凭证”→“填制凭证”命令，弹出“填制凭证”对话框，对话框中显示上次录入的最后一张凭证。

特别提示：在调用常用凭证之前，用户不可以通过工具栏中的“增加”按钮来增加空白新凭证，否则就无法调用常用凭证。

步骤2 选择“制单”菜单中的“调用常用凭证”命令，弹出“调用常用凭证”对话框，如图3-31所示。

图3-31 弹出“调用常用凭证”对话框

步骤3 用户可以在“常用凭证代号”下方的文本框中直接输入常用凭证编码“001”；也可以单击右侧的“参照”按钮，进入“常用凭证”对话框。对话框中列出了已定义好的常用凭证。单击“001”号所在的第一行，最后单击工具栏中的“选入”按钮，将会自动生成第14张凭证，如图3-32所示。

图3-32 生成新凭证

步骤4 将“摘要”栏中“计提本月份折旧”的“本月份”改为“1月份”，输入借贷方金额，即可完成该张凭证的填制。

步骤5 单击工具栏中的“增加”按钮，继续根据表3-3所列的业务第15～20项填制余下的记账凭证。

提示：后面的这些业务，大都是需要每月重复进行的，建议用户把常用的定义为常用凭证，以便以后方便地调用。如果金额每月相同，如费用摊销，不妨在常用凭证中把金额也一并录入。

步骤6 全部完成后，保存最后一张凭证，然后单击工具栏中的“退出”按钮，退出凭证录入状态。

注意：在录入第17笔业务时，用户需要即时为“其他应付款”增加一个新的下级科目“218102个人负担社保”。