一个企业要想使用一套财务软件，应该事先做一些基础准备工作——配备硬件、软件和操作人员。
1.配有专用的或主要用于会计核算工作的软硬件系统
必要的硬件设施是实现会计电算化的物质前提。要想安装财务软件，首先要做的事情是准备至少一台专用的或主要用于会计核算的计算机，计算机上至少需要安装操作系统（一般情况下都用微软的Windows系统）。软硬件系统的配置需要按照打算购买的财务软件的类型和版本进行匹配，通常财务软件的版本越高，其对软硬件环境的要求也越高。
2.配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员
□计算机维护人员：首先需要有一名计算机维护人员，专职或兼职负责管理计算机及财务软件系统的运行工作，以保证软、硬件的正常运行以及维护计算机生成的财务数据的安全。这一职位一般没有必要单独设置，由企业的网络管理人员或计算机管理员兼任就可以了。
□凭证填制人员：也称为制单人，主要负责整理原始凭证，通过财务软件录入、打印记账凭证。在中小型企业，这个人员一般可由出纳担任。
□记账人员：主要负责生成、打印会计账簿、财务报表，进行部分财务数据处理工作。在中小型企业，记账人员一般可由会计担任。
□审核人员：负责对录入计算机的记账凭证、生成的账簿及报表进行审核。在小型企业中，审核人员一般可由会计或会计主管兼任。通常情况下，制单和审核不能是同一个人。(www.xing528.com)
□会计档案保管员：负责保存计算机账的电子备份，打印输出的纸质账表、各类凭证等会计档案，保证这些数据及资料的安全。在小型企业，做这项工作的人员一般也是由会计或出纳兼任的，尽管这不太符合相关会计制度的规定。
□其他必要人员：可根据企业的实际情况自行设置。
总之，基本会计岗位和电算化会计岗位可在保证财务数据安全的前提下兼任，并且应该保持相对稳定。中小型企业和使用小规模会计电算化系统的企业，可以根据其规模的不同，设置一些必要的电算化岗位。许多岗位可以由同一个人担任。
3.建立健全相应的内部管理制度
内部管理制度包括会计岗位分工制度、计算机操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、财务数据与软件管理制度等。会计电算化中的人员分工管理是十分重要的，每个人对财务软件的操作权限都要加以严格规定，以免财务数据被窜改、盗取或丢失。
当然，对于一个人员有限的小企业来说，严格的分工管理显得不太实际，这时，会计人员的自律就变得十分重要了。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
