如何设置销售议程，提高会议效率？

销售人员积极参与的销售会议不仅对会议的感知价值有积极的影响，而且对销售收入也有积极的影响。

——罗恩·沃尔佩集团销售研究报告

去年，一家全球咨询公司的业务发展副总裁打电话给我，绝望地哀求我：“罗恩，你得帮帮我！谈到面对面销售，我成交了很多业务，但我每月的销售会议是一场灾难！当我在销售会议上跟我们的销售人员讲话时，一半人都在用手机发短信或交头接耳！如果房间里有一半人真的在听我说，我就感到很幸运了。我准备把这些会议统统取消！”

如果这种抱怨听起来很耳熟，那么我对他的团队进行的后续问卷调查结果也不会感到意外：“这次会议完全是浪费时间。”“我在他的会上什么也没学到。”“这浪费了我的时间。”“我不知道这次会议的目的是什么。”“他本可以发一封电子邮件，而不是开会。”“他是一个很好的人，当我们在实战中，他可以提供帮助。但是，他开的那些会纯粹是在浪费时间。”

尽管关于销售会议的负面评论并不是什么新鲜事，但你不必把它们当作生活中的事实来接受。相反，销售会议可以为顶尖销售经理提供一个很好的机会来激励和领导他们的团队在低迷的市场中赢得谨慎的客户，这比你想象的要容易。以下是如何将销售会议作为一个强大的销售和管理工具。

有两种类型的会议：定期安排的销售会议，如每周回顾销售预测的会议；特别安排的会议，如发布新产品的会议。特别召开的销售会议通常更精细，也花费更多时间和精力，但是，一个成功的会议的大部分要素都适用于你正在进行的定期会议、常态会议或者特别安排的会议。开展有效销售会议的顶尖销售经理会运用以下标准：

» 他们定义明确的会议目标，并设定议程；

» 他们的会议时间很短，而且紧紧围绕议程；

» 他们鼓励与会者在会议期间参加各种各样的活动；

» 他们会确认与会者是否对这个过程感觉良好；

» 他们确信这次会议有助于增加销售额。

你为什么要开会？你想要完成什么？会议的直接和间接成本，以及计划和举行会议所需的时间都是巨大的，所以要确保会议是实现你目标的最佳途径。因此，我建议你在计划会议时考虑一下你所期望的结果。有效的销售会议通过做以下一项或多项来帮助销售人员做更多更好的销售：

» 提供有用、及时的信息；

» 集思广益解决销售问题；

» 提高销售人员的技能；

» 激励他们销售更多；

» 做出决定；

» 制订销售计划。

当你阐明会议的目标时，也要明确你希望销售团队在会议后采取什么行动。例如，如果你的目标是向你的销售团队介绍一个新产品，你可能希望你的团队采取的具体行动是：

» 对新产品感到兴奋；

» 了解销售产品所需要的信息；

» 想出新产品的各种好处；

» 解决他们在低迷市场销售时可能存在的任何顾虑（比如如何将其与贵公司提供的其他产品相比较，以及如何在竞争中销售）；

» 练习克服谨慎客户的反对意见；

» 计划如何将这个新产品纳入他们现有的产品线。

如果你能通过电子邮件、备忘录或电话会议更好地传达信息，那么就不要召开会议。召开不必要的会议只会稀释未来会议的价值，损害信誉。

会议前

1.你将如何计划和设定你的日程？

大多数的顶尖销售经理同意“时间就是金钱”这个老生常谈的说法。因此，他们设置会议的目的是优先考虑他们想要讨论的项目、讨论的顺序，以及每个主题的时间限制。他们经常在会议前几天分发拟议的议程，并要求就其他项目提出反馈意见和建议。然后他们在会上发布最后议程。

2.你将在哪里、什么时间开会？

我参加过太多会议室无法使用的会议。可能发生的更尴尬的事情之一是，让一群人在最后一分钟到处寻找开会的地方。相反，你要确保提前预订房间，并在开会前确认是否可用。虽然在公司办公室举行会议成本更低，时间也更有效，但在异地举行会议可以激发新的思维，并显示出会议的重要性。非现场会议还可以减少经常困扰现场会议与会者的干扰和分心。理想情况下，你应该改变开会的地点。同时也要考虑到，在不那么具有破坏性或与会者较少的时间举行会议并不方便。对于许多因为出差而无法亲自参加会议的销售人员来说，另一种选择是通过GoToMeeting、Skype和其他通信工具参加会议。

3.会议要开多久？

大多数销售人员更喜欢时长不到一个小时的销售会议。如果你为议程上的一个项目预留了一定的时间，请不要超过分配的时间。如果有必要，把需要更多时间的项目分配给一个小组，或者在以后的会议上重新讨论它，但不要让它占用议程上其他项目的时间。

4.怎样才能使参会人准时到达？

优秀的销售经理会准时开始和结束他们的会议，并且经常使用电子邮件或各种软件程序来通知和提醒参会人员及时参加已经安排好的会议，会议会准时开始和结束。通过按时开始和结束会议，你不仅可以阻止迟到的人，你的销售团队也可以更有效地计划他们的其他销售活动。永远不要因为迟到而惩罚那些准时到达的人。

5.如何安排座位？

座位的配置应根据会议室的大小和形状以及会议的目的而定。例如，如果你想激发头脑风暴或小组活动，或最大限度地进行讨论，可以把座位安排成u型。如果你有圆桌，并且你将在房间的前面展示信息，那么最好让每张桌子上的所有椅子都对着房间的前面。

6.会议期间使用什么材料或设备？

想清楚你在会议期间要用什么东西，什么时候分发。例如，在我的几次会议上，我收集了一些小型案例研究，并用它们来促进关于销售策略的讨论。

7.销售人员可以提前完成哪些阅读或工作？

你可以通过要求人们在会议前阅读文件或准备某些信息来节省时间，使会议更有效。这样做不仅向销售人员传达了你已经考虑过会议的信息，而且让他们关注会议的目标和他们的角色。

8.你对与会者在会议上的行为有何期待？

你的会议是有组织、可控制的，还是混乱、没有重点的？作为销售主管，你要负责营造会议的气氛。这对于为新团队成员设定基调和期望尤为重要。因此，在开会前花几分钟通过电子邮件分发一组简短的“会议指南”，为会议行为建立基本规则是值得的。这些规则应包括要求与会者在会议期间：

» 不要发短信或打电话；(www.xing528.com)

» 给予其他团队成员充分的关注；

» 避免说悄悄话和干扰；

» 提出问题和建设性建议。

如果团队中有几个人在你开会的时候经常做出让人分心或讨厌的行为，那么提前当面提出你的要求，让他们更充分地参与到演示中，通常就能解决问题。

会议中

9.如何开启会议，营造积极向上的气氛？

让参与者的注意力立刻集中起来是很有帮助的。有时阅读鼓舞人心的诗歌，引用相关的新闻文章，或分享个人作品会起作用。重要的是，作为领导者，你要开诚布公。作为你议程的一部分，花几分钟向最近取得成功的团队成员表示祝贺。为了完成特定的交易，为了整体的收入结果，为了特定产品的销售，为了增加的销售活动，甚至为了预测的准确性，你要合理地向尽可能多的人表示祝贺。感谢你团队中承担特殊项目的人员。

提供一些额外的时间和机会，让团队成员通过谈论他们最近的销售业绩，以及他们是如何取得这些业绩的，来展示自己。这项活动的目的有两方面：一是给予销售人员应得的关注（许多人渴望得到这种关注），让他们获得成功；二是通过分享在低迷市场中对他们有用的东西，帮助其他人。让表现最好的销售人员谈谈他们是如何发现机会的，以及他们采取了哪些具体行动来引进和成交一大块业务。问他们：

» 谁是关键人物？

» 公司和主要参与者的需求和期望是什么？

» 你遇到了什么困难？你是如何克服的？

» 竞争对手是谁？你是如何战胜他们的？

» 销售周期中的关键事件是什么？

» 团队里还有谁帮你完成了这笔交易？

» 下一步计划是什么，这个客户的长期潜力是什么？

» 你从这次成功中学到了什么？

10.如何使你的销售会议变得有趣？

邀请一位特别的客人是让你的销售会议变得有趣的最好方法之一。我主持的最好会议是那些我邀请客户参加的会议。客户说，他们常常为受邀参加我们的会议而感到荣幸，我们的销售人员从他们对销售人员及其公司的期望的坦率评论中学到了很多东西。例如，在一次会议上，我邀请了一些客户来评判哪些销售人员对我们的产品做了最好的介绍。在另一次销售会议上，我要求我最喜欢的一个客户在角色扮演练习中扮演一个谨慎的客户。

11.你将如何提高参与度？

当我还是销售副总裁的时候，我最富有成效的会议是在会议开始前的几天，我把任务分配给尽可能多的人，而不仅仅是表现好的销售人员。我也让销售新手和普通销售人员轮换扮演这些角色，以便团队中的每个人都有机会在其他同事面前大放异彩。以下是一些鼓励参与的方法：

» 让你的销售团队确定最近的销售情况，集思广益以赢得谨慎客户，进行角色扮演来寻找解决方案。销售会议为你所有的销售团队提供了一个巨大的机会，以识别当前的挑战和来自谨慎客户的反对意见，并提出实际的解决方案，可以刺激更多的销售。把这个15分钟的活动添加到你的议程中。作为一个整体，找出几个具体销售挑战，这些挑战与低迷市场中谨慎客户有关。然后分成两到五个人一组，用五分钟的时间想出解决方案。接下来，让每组选出两个人来简要地扮演一下这个情景。最后，从小组中得到反馈。

» 在做出影响销售团队的决定之前，先征求他们的意见。“我很乐意分享我的想法，但没人愿意问我”，这是销售人员经常听到的抱怨。销售会议也是一个征求销售人员意见的好机会。例如，在决定销售团队的激励薪酬方案之前，我总是征求他们的意见。我问他们对当前计划的喜恶之处。需要注意的是，你需要明确表示，你和管理团队保留对激励薪酬计划等事项做出最终决定的权利。

12.你将如何处理参与不足和过度参与的参与者？

如果你知道一个销售人员在会议上不爱说话，你可以给他分配一个话题由他来主导。或者你可以问一个问题，让他回答，尤其是关于观点而不是事实的问题。确保你对尽可能多的项目有一个行动计划，除了纯粹的信息项目。记录下谁将在什么时候做什么，将会有什么进度检查。指派某人做会议记录，并记录关键的决定和行动。

对于过于投入的人，一种方法是不要以他们要求被认可的眼光来看待他们。另一种方法是说：“乔，你已经给了我们一些好主意。我想听听其他人的意见。”如果有些人在会议上总是不够投入或投入过多，事先和他们谈谈通常会有帮助，并以一种支持的方式，让他们调整自己在会议上的投入程度。

13.如何提高销售人员的士气？

销售会议是一个提高整个团队士气的好地方，但这对那些可能陷入低迷的销售人员来说，尤其是个提振士气的好机会。做到这一点的方法有两种：

第一种，给他们一个机会来主持会议的一部分，尤其是在他们能够展示实力的领域。例如，如果你面临竞争挑战，让他们负责协调关键竞争对手的信息传递。

第二种方法是公开称赞他们对销售团队或整个公司的成就或贡献。尽管你最终要寻找的是收益结果，以及团队中每个人超额完成任务的情况，对于那些还没有达到销售目标的人来说，表扬他们是很有价值的，因为他们的活动增加了（比如在一段时间内拨打的销售电话的数量），或者在竞争中赢得了一个重要的客户。同时，也要感谢他们在公司员工身份（帮助协调献血活动、公司野餐或节日派对）这类事情上所做的贡献。这样做的目的是找到一个合理的理由来认可他们，这样当他们的销售额下降时，他们也会感觉良好。

14.如何处理议程之外的议题？

如果与会者提出了一个不在议程上的问题，或者一个不在计划讨论的话题，不要觉得有义务在那个时候讨论它。把它记下来，在以后的会议上再处理。如果你有一个活动挂图，在上面标上“停车场”，并列出一些无关的东西。同样，如果一个人提出了一个只与他个人有关的问题，那么在会议结束后再讨论。

15.如何结束会议？

以积极的态度结束会议，感谢与会者的参与。总结最重要的观点或决定。在你说结束之前，提醒与会者他们的行动步骤。

会议后

16.如何评价这次会议的成功？

一旦会议结束，你可以让你团队的关键成员留下来几分钟，讨论他们认为在会议上哪些工作做得很好，哪些工作做得不好，以及他们希望下次会议在形式或内容上有哪些变化。鼓励他们在口头或书面评估中开诚布公。

17.你将如何跟进与会者的任务、行动和决定？

优秀的销售经理知道，如果他们想要实现销售目标，在会议结束后什么时候以及如何跟进与会者至关重要，那么什么时候是最好的跟进时间呢？大多数人同意在几天内与与会者进行一次联系，但不要超过一周。你可以这样做：

» 回答一个你无法在会上回答的问题；

» 对你没有机会回应的与会者的想法进行反馈；

» 你或与会者希望私下讨论的具体问题；

» 进度检查，看看与会者是否理解他们的任务。

亚里士多德曾说过：“整体大于部分之和。”除了许多其他的好处，一个专注的、互动的、实用的销售会议可以建立一个表现出色的团队，从而在低迷的市场中获得更多的销售。