由于原始凭证的种类不同,其内容和格式千差万别,因此其具体填制方法也就有所不同。一般来说,外来原始凭证,是由外单位根据经济业务的执行和完成情况填制的。自制原始凭证,一部分是根据实际发生或完成的经济业务,由经办人员直接填制的,如收料单、领料单等;还有一部分是根据已经入账的经济业务,由会计人员利用有关账簿记录进行归类、整理而编制的,如各种记账编制凭证、汇总原始凭证。
为了保证原始凭证能够正确、及时、清晰地反映各项经济业务的真实情况,提高会计核算的质量,应按下列要求填制原始凭证:
(1)记录真实。凭证所填列的内容和数字,必须与实际情况完全相符,不得歪曲经济业务真相,弄虚作假。对于实物的数量、质量检验和金额的计算,要准确无误,不得匡算。
(2)内容完整。凭证的各项内容必须填写齐全,不能遗漏。项目填写不全的任何原始凭证,既不能作为经济业务的合法证明,也不能作为有效的会计凭证。
(3)手续齐备。财会人员在填制或取得原始凭证时,必须做到填写手续齐备。从外单位取得的原始凭证,必须盖有填制单位的财务章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或盖章。自制原始凭证必须有经办单位负责人或其指定人员的签名或盖章。对外开出的原始凭证,必须加盖本单位财务章。
凡是填有大写和小写金额的原始凭证,大小写金额必须相符;购买实物的原始凭证,必须有验收证明;支付款项的原始凭证,必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证,应当注明各联的用途,只能以一联作为登记账簿的依据;一式几联的发票和收据,必须用复写纸套写,并连续编号,作废时应加盖“作废”戳记,连同存根一起保存,不得撕毁。
工商企业发生销货退回时,除填制退货发票外,退款时必须取得对方的收款收据或汇款银行的凭证,不得以退货发票代替收据。
职工出差借款收据,必须附在记账凭证上。收回借款时,应另开收据,不得退还原借款收据。(www.xing528.com)
(4)填制及时。经济业务执行和完成后必须及时填制原始凭证,经签字盖章后即递交会计部门,以便会计部门审核后及时入账。
(5)书写规范、清楚。原始凭证要用蓝色或黑色笔书写(套写的用圆珠笔),填写支票必须使用碳素笔,字迹要清楚,易辨认。凭证书写错误,应用规定的方法予以更正,不得随便涂改、刮擦或挖补。有关现金和银行存款收付凭证,如果填写错误,应加盖“作废”戳记注销、留存,再重新填写。
阿拉伯数字应逐个书写清楚,不得连笔写。阿拉伯金额数字的最高位前面应写人民币符号“¥”。在人民币符号“¥”与阿拉伯数字之间,不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有人民币符号“¥”的,数字后面不再写“元”字。以元为单位的金额数字一律写到角分,无角分的,角位和分位填写“0”,不得空格。
汉字大写金额数字,一律用正楷字或行书字书写,如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等容易辨认又不容易涂改的字样。不得用一、二(两)、三、四、五、六、七、八、九、十、毛、另(或0)等字样代替,也不得任意用简化字。
阿拉伯金额数字中间有“0”时,汉字大写金额要写“零”字,如¥405.30,汉字大写金额应写成“人民币肆佰零伍元叁角整”。阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时,汉字大写金额中可以只写一个“零”字,如¥2006.81,汉字大写金额应写成“人民币贰仟零陆元捌角壹分”。
大写金额前还应加注币值单位,注明“人民币”“美元”“港币”等字样,且币值单位与金额数字之间,以及各金额数字之间,不得留有空隙。
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