项目合同管理的关键要素

项目合同的管理就是对于项目货物采购合同和劳务承包合同的履行的管理。当项目合同涉及多个供应商或承包商时，项目合同管理就需要按照合同集成管理的方法开展。项目合同管理的内容主要包括项目合同实施的管理，采购的质量控制，项目合同变更的管理，合同索赔的管理以及合同付款支付系统的管理等。

1.项目合同实施的管理

项目业主应根据合同的规定，在适当的时间监督和控制供应商的商品与劳务供应工作，同时还要对供应商的工作进行必要的跟踪评价。合同实施的控制的主要工作有：

(1)项目经理、各职能人员、所属承包商在合同关系上予以帮助、解释合同，做工作指导；对来往信件、会谈纪要、指令等进行合同法律方面的审查。

(2)协助项目经理正确行使合同规定的各项权利，防止产生违约行为。

(3)对项目的各个合同执行进行协调。

(4)对合同实施过程进行监督，对照合同监督自己的各工程小组、各承包商的施工，做好协调和管理工作，监督各承包商正确履行合同。

(5)及时向各管理层的人员提供合同实施情况报告，并对合同的实施提出建议、意见甚至警告。

(6)调解合同争执，包括各个合同争执以及合同之间界面的争执。

(7)处理索赔与反索赔事务。

2.采购的质量控制

项目采购的质量控制包括对来自供应商或承包商的货物或劳务的检查、验收和交付的工作，这是保证项目所获得资源符合质量要求的重要手段。在项目采购管理过程中一般都要对货物或劳务的检查和验收做严格的规定。一般来说，基本的验收方式有：凭到货的现状验收、凭货物的封存样品验收、根据卖主提供的样品验收以及凭权威部门的鉴定结论验收等。为了进一步监控供应商或承包商交付货物的质量，项目组织还可派专门负责质量的工程师进驻供应商的生产加工现场，进行指导和对所需资源的质量进行控制。

3.合同变更的管理

在合同的采购过程中，很可能由于合同双方的各种因素需要对合同条款进行变更。合同的变更会对双方的利益产生影响，因此需要合同双方对于变更达成一致意见。如果不能达成一致，就可能导致合同的终止或者订立新的合同。

一般在土木工程项目实施中，只要在原合同规定工程范围内进行变更，不超过合同规定，变更是允许的。

(1)引起变更的主要原因。在工程项目中，引起变更的主要原因从类型方面分，可以划定为业主变更和承包商内部变更两种。由于承包商的内部变更属于承包商内部管理范畴，不构成对合同的改变，因此不是本文重点研究的对象，但是即使是承包商内部变更，也不是承包商单方面可以决定的，一定要区分情况，对需要得到业主/工程师认可的，一定要事先履行手续。

从对合同的改变程度上来看，业主的变更可分为：工程范围变更和工程量变更两大类，每类中又有若干小项，具体归纳如下：

①工程范围变更主要包括：额外工程；附加工程；工程某个部分的删减；配套的公用设施、道路连接和场地平整的执行方与范围、内容等的改变；

②工程量变更：工程量增加；技术条件(如工程设计、地质情况、基础数据、工程标高、基线、尺寸等)改变；质量要求(含技术标准、规范或施工技术规程)改变；施工顺序的改变；设备和材料供货范围、地点、标准的改变；服务(如开车、培训)范围和内容的改变；加快/减缓进度。(www.xing528.com)

(2)处理变更的方式及程序。变更的正式书面文件通常称为“变更令”，只能由有权方发出，接收方可以立即应对，或者在澄清、核实后按令行事，变更令通常附有图纸等技术文件，并在工作开始前发出。工程范围变更和工作量变更的程序有所不同，现分述如下：

①工程范围变更的程序。工程范围变更的实质是对合同范围的变更，因此在程序上需要合同双方的认定。

②工作量变更。工作量变更是有权方依据合同所赋予的权力，对合同范围以内的工作进行调整/调节的安排，能够发出变更令(或联络签)的有权人依合同规定可以是业主的项目主管或者是聘请的独立工程师。

4.合同索赔的管理

在某些项目如工程项目中索赔是经常发生的。项目各参加单位由于其经济利益不同，在合同的执行过程中通常会出现索赔。

(1)产生合同索赔的原因。

①由于业主或其他最终用户没能正确地履行合同义务，例如：未及时交付场地、提供图纸，下达了错误的指令等。

②由于业主或最终用户因行使合同规定的权力而增加了项目组的花费和延误了进度，按合同应该给予补偿。例如，增加工作量，增加合同内的附加任务，或要求项目组完成合同中未注明的工作等。

③由于某一个工作组完不成合同的责任而造成连锁反应。例如，工程项目中由于设计单位未及时交付图纸，造成土建、安装工程中断或推迟，土建和安装承包商向业主提出索赔。

④由于环境的变化。例如，战争、动乱、市场物价上涨等。

(2)索赔管理主要包括索赔与反索赔。索赔是对自己已经受到的损失进行追索。包括在日常的合同实施过程中预测索赔机会，在合同实施中发现索赔机会，处理索赔事件，及时提出索赔要求和妥善解决争执。

反索赔着眼于防止或减少损失的发生。通常反索赔有：反驳对方不合理的索赔要求，推卸自己对已发生的索赔事件的责任，否定或部分否定对方的索赔要求等。

索赔管理工作一般涉及两个层次的工作。一是合同双方索赔的提出和解决过程。它一般有合同规定，如果未按合同规定的程序提出，常常会导致索赔无效。二是项目组织内部的索赔管理工作。

(3)索赔管理的过程。按照国际惯例索赔工作过程包括：索赔意向通知，起草并提交索赔报告，解决索赔等。

①索赔意向通知。在引起索赔事件发生后，承包商必须迅速做出反应，在一定时间内(FIDIC规定为28天)向业主发出书面索赔意向通知，声明要对索赔事件提出索赔。

②起草并提交索赔报告。在提交索赔意向通知后(FIDIC规定为28天)，项目单位必须提交正规的索赔报告。在这个阶段项目组要做的事情包括：事态调查，索赔事件的原因分析，索赔根据分析和评价，损失调查，收集证据，起草索赔报告和提交索赔报告等。

③解决索赔。从项目管理的角度来说，索赔应得到合理解决，无论是不符合实际情况的超额赔偿，或通过强词夺理，对合理的索赔要求赖着不赔，都不利于索赔的合理解决。