创新的大型项目信息沟通方式

大型项目由于建设周期长、参与单位多、技术工艺复杂及地理分布广等特点，在建设过程中普遍存在信息沟通的困难和紊乱。信息沟通问题不仅直接造成大量不必要的开支，同时也间接影响着工程建设的进度与质量。传统的信息沟通方式已远远不能满足现代大型项目建设的需要，有时甚至严重影响了建设项目的顺利实施。

随着Internet技术(尤其是Web技术)的迅猛发展以及Intranet、Extranet等新概念的不断出现，越来越多的人开始将Internet作为信息沟通与相互协作的有效平台。与传统的信息沟通方式相比，Internet可以使人们随时随地通过不同的软硬件平台获取信息，而且费用大大降低。同样，Internet技术及其他信息技术也为改善传统建筑业中的信息沟通状况提供了前所未有的机遇。如何为大型项目的建设营造一个基于Internet的集成化的信息沟通和相互协作环境，提高项目的建设效益已成为国内外项目管理研究和实践人员一个非常重要而迫切的课题。

1.传统信息沟通方式存在的弊端

大型项目在建设过程中采用传统信息沟通方式通常存在以下弊端。

(1)信息承载量有限。大型项目的建设周期动辄十几年甚至几十年，参与单位可能成百上千家，所涉及的技术工艺远比中小型项目复杂得多，因此在建设过程中所产生的信息量是非常惊人的。如果没有有效的信息沟通方法与手段，项目参与方势必“淹没”在浩瀚的信息海洋中，一方面造成不必要信息的“过载”，另一方面却造成有效信息的“短缺”，从而严重影响项目的顺利实施。

(2)信息保存不方便。在项目建设过程中，传统的信息保存方式是以纸张为主。即使某些建设单位已经应用计算机进行一定程度的信息处理，但其传递方式仍然是通过纸张的形式。由于在项目参与单位之间需进行庞大的信息交换，因此会产生大量的文件、图纸，其直接的表现就是纸张泛滥成灾。以设计图纸为例，每一份图纸出来，必须送给业主、项目监理单位、施工单位等，由于大型项目参与单位众多，这一数量可想而知。

(3)信息传递耗时长。大型项目的成功建设需要借助大量的外部资源，所参与的单位在地理上一般是分布式的，可能是跨省市甚至跨国。传统的信息传递方式通常是将问题写成书面意见，然后派人送到相应的单位或个人进行处理，处理意见再以相同的方式进行反馈。这一过程相当耗费时间，造成了信息传递内容的“延误”，影响了有关单位的及时决策。

(4)办公费用巨大。长途电话、传真、邮政快递等传统的信息传递方式所引起的通信和办公费用也十分可观。在跨地区的情况下，作为建设项目信息交流与协调的重要手段——会议，所引起的差旅费更是相当昂贵，很多时候甚至根本不可行。

2.基于Internet的项目信息沟通系统(PICS)(www.xing528.com)

基于Internet的项目信息沟通系统的实质是利用Internet技术为项目参与各方营造一个信息沟通与协调合作的共享环境，其应用平台是：Internet及其相适应的虚拟组织环境。通过PICS标准的Web界面，项目参与各方及社会大众可在其权限范围内访问统一存放于中央数据库的各种项目信息。另外，PICS还在其Web界面上集成或实现诸如工作流管理、项目信息发布、视频会议、项目公告牌、在线录像、虚拟现实及应用程序共享等功能，从而有效解决大型项目建设的信息沟通问题。

第一，PICS的根本目的是改善项目建设的信息沟通状况，即有效的信息沟通与协作。其用户是所有的项目参与方，而诸如政府部门、社会大众等第三方也可以有限制地访问PICS中的信息。由于PICS的最终受益者是业主方，因而通常由业主方委托既有信息系统开发又有项目管理经验的项目咨询单位进行PICS的开发并承担其日常维护工作。

第二，要从根本上解决信息沟通问题，必须为PICS的应用创造一个虚拟组织环境。虚拟组织是一种新的组织形式，是在地理上分布的独立机构、公司和专业人士的临时或永久的集合。他们之间通过信息技术及通讯技术来提供互补的核心竞争力、共享资源以完成整个生产过程。虚拟组织具有六个基本特征：地理上分布、充分利用信息通讯技术、跨越组织边界、互补核心竞争力/共享资源、参与方不断变动、参与方地位平等。可以看出，以上六个虚拟组织的特征同样可以在大型项目建设的组织环境中加以反映，也就是说大型项目建设的组织环境可以采用虚拟组织这种组织形式。

第三，对于使用者而言，PICS表现为基于Web界面的信息系统，其所有功能都可以通过标准的Web界面来实现。任何项目参与方仅通过浏览器就能进行文档信息的上载、查询浏览、下载以及在线修改等工作。PICS对这些文档信息进行跟踪，并能在相应时间将相应文档自动发送给需要该文档进行工作的项目参与方，即具有工作流管理功能。另外，PICS还在其Web界面上集成或实现了诸如项目信息发布、视频会议、项目公告牌、在线录像、虚拟现实以及应用程序共享等功能。

第四，PICS的核心是中央数据库，任何项目参与方都能通过Web界面对中央数据库的项目信息进行访问。需要指明的是，各种文档信息在存放于中央数据库(其实是项目文档信息子数据库)之前，必须经过统一的分类与编码，信息编码实际上包含了项目文档的基本信息及其读写权限。

第五，由于Internet对任何一个项目参与方以及社会大众均开放，所以采用防火墙、加密、认证等技术来确保项目信息的安全与保密显得非常重要。

在全球信息化的浪潮中，项目管理的发展无法避免地受到信息技术的巨大冲击。现代信息技术和通信技术对项目管理的影响可以概括为：一方面，信息技术为项目管理中新的思想与组织提供了强有力的技术支持；另一方面，信息技术直接导致和推动了项目管理新的方法与手段。近几年来，国际上众多研究课题从不同的角度出发，审视信息技术在项目管理各个应用领域中的应用问题，提出了很多新的概念和方法。

当然，在信息时代，现代信息技术发展非常迅速，因此基于Internet技术的大型项目沟通系统也需要随着信息技术的发展不断进行完善和更新。