记账凭证的基本构成要素

取得或编制的原始凭证经审核确认无误后，会计人员应按经济业务的性质加以归类整理，据以编制记账凭证。记账凭证的作用在于将已审核的原始凭证数据，运用账户和复式记账方法，形成会计分录，使之转换为初始会计信息，以确保账簿记录的准确性。无论是哪一种记账凭证，一般都应具备下列几个基本要素：

(一)记账凭证的名称

记账凭证的名称按所记录的经济内容不同一般分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。如果采用一种格式的通用记账凭证，就称为记账凭证。

(二)填制单位

记账凭证的填制单位也就是填制记账凭证的会计主体。一般在装订成册的记账凭证的封面要求填写记账单位名称。

(三)填制日期

记账凭证的填制日期就是填写记账凭证的当日。一般用阿拉伯数字填写。例如，2020年3月6日取得原始凭证，并在当日入账，则记账凭证的日期填写2020年3月6日。原始凭证的取得日期可能同编制记账凭证的日期一致，如某日开具支票支付货款，当日根据支票存根登记入账；记账凭证的编制日期也可能在原始凭证的取得日期之后，如员工出差归来到财务部门报账，原始凭证的日期在出差期间，而报账已经在出差之后了，这时记账凭证的日期应该填写受理报账的当日。

(四)凭证编号

记账凭证一般以月为单位，在一个月范围内连续编号，记账凭证的编号信息是过账时登记在账户里的重要信息，记账凭证的编号可以用于分清会计事项处理的先后顺序，便于记账凭证与会计账簿核对，确保记账凭证的完整无误。专用记账凭证的编号一般包括总号和分号，通用记账凭证则只有一个号。

(五)会计分录

会计分录是记账凭证的主体部分，含会计科目(包括总账科目与各级明细科目)、借贷方向和金额。在填写金额信息时，每个科目对应的金额只填数字，不加人民币符号“¥”，在合计金额处则需要在合计数字前加人民币符号“¥”。

(六)摘要说明

在记账凭证摘要栏应简明扼要地说明所记录经济业务的基本内容及一些备注信息，以便日后查阅。摘要的表达有如下特点：

(1)与员工个人有关的业务一般用主谓宾形式。如某某领困难补助、某某借款出差、某某报差旅费等。

(2)会计人员办理或本单位完成的经济业务用动宾形式。如提现备用、发放某月工资、计算应付利息、还工行贷款等。

(3)支付类业务。如支付(预付)某公司货款、交某月某某税、交某月住房公积金、支付股利、向某组织捐款等。支付类业务如果需要按月支付的，摘要应列出具体月份。

(4)收款类业务。如收某公司货款、收某某投资、收某公司商业汇票等。

(5)计提类业务。如计提折旧、计提坏账准备、计提盈余公积等。(www.xing528.com)

(6)其他类业务。如分配利润、分配制造费用、材料结转入库、结转收入等。

(七)所附原始凭证张数

为了表明记账凭证所登载的会计分录有确实凭据，应将原始凭证附在记账凭证后，同时，在记账凭证上注明所附原始凭证张数。通过核对记账凭证和所附的原始凭证，可以确定会计的处理是否正确。记账凭证所附原始凭证的张数，按照下面的方法确定：

(1)没有经过汇总的原始凭证，按自然张数计算，有一张算一张。

(2)经过汇总的原始凭证，每一张汇总单或汇总表算一张。

(3)当一张原始凭证涉及几张记账凭证时，可将原始凭证附在其中一张主要的记账凭证后面，并在未附原始凭证的记账凭证的摘要栏内注明“原始凭证附于某字号凭证”。

(八)有关人员的签名、盖章

签名和盖章有助于明确会计主管、记账、审核、出纳、制单等有关人员应负的责任，防止记账过程出现差错。

※小知识

记账凭证的编号方法

专用记账凭证的编号包含总号与分号，总号与分号有各自的编号规则。通用记账凭证的总号与分号的编号规则是一样的，因而只有一个编号。

1.总号的编号方法

总号是指当月全部业务的顺序号。专用记账凭证应按填写各类记账凭证的先后顺序统一连续编号，总号一般应该是唯一的，与填写的记账凭证的张数保持对应。例如，本月填写的第10张记账凭证为收款凭证，则该收款凭证的总号为10号；本月填写的第50张凭证为转账凭证，则该转账凭证的总号为第50号；全月若填制了600张记账凭证，则最后一张记账凭证的编号为第600号。通用格式的记账凭证总号与分号是一致的，都是当月全部记账凭证的编制顺序号，所以只有一个编号(分号)。总号可以显示各个月在核算时一共填制了多少张记账凭证。

2.分号的编号方法

分号的编号同样要考虑企业所采用的记账凭证类型。如果企业只采用一种格式的通用记账凭证，则按凭证编制的先后顺序连续编号，即记1号、记2号、记3号……连续顺序编号；如果企业采用收款、付款、转账的专用记账凭证，需要分别按“收字×××号”“付字×××号”“转字×××号”三类各自独立连续编号，即收字1号、收字2号、收字3号……，付字1号、付字2号、付字3号……，转字1号、转字2号、转字3号……，各自独立连续顺序编号；如果企业对收款、付款又区分为现金收款、银行存款收款、现金付款、银行存款付款凭证，则记账凭证的编号也需要分别按“现收字×××号”“银收字×××号”“现付字×××号”“银付字×××号”等各自独立连续编号。在编列分号时可能遇到一些特殊情况，企业的大多数业务只需要编制一张记账凭证就能完成对该业务的核算，但有些业务发生后需要填制两张或两张以上的记账凭证才能完成对该业务的核算。这类业务具体又区分为两种不同的情况：

(1)该笔经济业务同时涉及两种不同类型的凭证。如购入材料一批，以银行存款支付部分货款，其余暂欠，这就需要同时填制一张付款凭证和一张转账凭证，这两张凭证的分号应按各自所在的凭证类型“付款凭证”“转账凭证”与前一张同类凭证连续编号，但需要在摘要栏中注明互相间的联系。

(2)该笔经济业务需要填制两张或两张以上相同类型的凭证。例如，期末将“管理费用”等八项费用账户的余额转账到“本年利润”账户，由于记账凭证的容量有限，需要填制两张转账凭证才能完成该业务的核算，此时两张凭证核算的是同一项业务“结转费用”，为了体现两张记账凭证的关联性，在编号时将第一张转账凭证编号为“×1/2”，第二张转账凭证编号为“×2/2”。如果遇到某一项业务需要编制三张同类记账凭证才能完成，则编号分别为“×1/3、×2/3、×3/3”，以此类推。