商品盘点的注意事项及原则

盘点是经营者了解店铺资产的重要途径，是每个店铺经营管理者进行管理、发现问题、堵塞漏洞的重要手段，是财务部门核算的重要数据来源。以时间为标准，我们可以把盘点分为定期盘点与临时盘点两种。前者包括年、季、月、日的商品盘点。临时盘点则指在调价格、改变供应办法、人员调动或发生其他变故时，对全部商品或一部分商品进行盘点，确定库存实际数额。

（1）店铺货品盘点工作的具体要求。

在开始盘点前，柜台货架上应先补足一天销售的商品，盘点当天原则上不再补货和调拨。仓库货品盘点一般在白天，柜台商品盘点一般安排在当天晚上。店员和库管必须将已发生而尚未进账的全部凭证登记入账。晚间停止营业后，进行盘点前，店员应将当日的销售金额全部登记入账，与财会部门对好账。检查和校正所用度量衡器具，检查价格标签是否与规定价格相符。整理好商品，残损的商品要单独存放。店铺不允许任何柜组擅自为别人寄售商品，不允许任何部门擅自出借、挪用和赊销商品。

（2）盘点原则。

①真实。要求盘点所有的数据、资料必须是真实的，不允许作弊或弄虚作假，掩盖漏洞和失误。

②准确。盘点的过程要求是准确无误，无论是资料的输入、陈列的核查、盘点的点数，都必须准确。

③完整。盘点的流程，包括区域的规划、盘点的原始资料、盘点数据等，都必须完整，不要遗漏区域、遗漏商品。

④清楚。盘点过程属于流水作业，不同的人员负责不同的工作，所有资料必须清楚，人员的书写必须清楚，货物的整理必须清楚，才能使盘点顺利进行。

⑤团队精神。盘点是全店人员都参加的营运过程。为减少停业的损失，加快盘点的时间，店铺各个部门必须有良好的配合协调意识，以大局为重，使整个盘点按计划进行。

（3）商品陈列区盘点作业要点。

所有明确标示“不盘点”和贴有“赠品”“自用品”的物品一律不盘点。本区域的散货应将其送往特别区域。特别区域的商品，包括顾客退换货以及楼面发生的散货，在特别区域进行盘点。盘点人员两人为一组，一人点数，一人录入。采用相应交叉的盘点方法，初点与复点的人员不同，三点的人员与初点、复点的人员不同。商品的点数单位与销售单位一致，并且是每个陈列位分开点，不进行累加。商品盘点计数后，点数人员将数字书写在小张自粘贴纸上，贴在本商品的价签上。录入人员先输入区域编号，扫描商品，再按照小张自粘贴纸上的数字进行录入，不做任何改动。每录入一个数据后，立即将小张自粘贴纸撕毁（初点、复点用不同颜色的小张自粘贴纸）。每次录入完一个位置编号，必须检查是否所有的小张自粘贴纸的数据均已完成，有无遗漏。复点进行后，安全部人员和分控制台台长则进行点数的抽点，记录点数的数据，等待系统确认计数数据后，有无差异。归入待处理区域的所有商品一律不进行盘点。

（4）店铺库存区盘点作业要点。

库存区域商品的盘存一般是两人为一组同时进行点数，如果所点商品的数目一样，则将此数字登记在盘点表上；如果两人的点数不一致，必须重新点数，直至相同。未拆的原包装箱不用拆箱盘点，只需记下数目，所有非原包装箱或已经开封的包装箱必须打开盘点。盘点表上的标签只记录该位置商品的品种，因此盘点表上的数据应该是该商品在该位置下的总数。

盘点的方向一般是先左后右、由上至下。遇到无标签的商品，盘点人员应到分控制台申请标签，现场盘点计数。遇到有标签无商品的，计数为零。库存区的盘点由分控制台的台长负责分配盘点表，每组人员每次只能负责一个编号下的盘点表。每完成一个编号的盘点表后，再进行下一个编号的盘点表。完成的盘点表，可以接受抽查人员的抽查数据是否正确。分控制台的抽查人员必须对散货、贵重物品、大宗商品进行重点抽点核对，抽点应及时，一般在员工点数完成后进行。冷冻库和冷藏库的盘点前，必须关闭制冷设施，盘点人员应做好防寒措施。盘点表的审核，数字的书写应清楚、规范，盘点表的页数应正确，等等。盘点后所有的库存区全部封存，封闭式仓库上锁，开放式的仓库用绳子封住，并用标识明确是已经盘点的商品。盘点后所有的资料经过检查，符合完整、清楚、正确的标准，由盘点小组的人员将其封存于文件柜中。

盘点作业正式开始前，首先分配盘点区域的责任人员，说明盘点工作的重要性，特别要告诫店员，动手清点的商品不单单是商品，而是金钱，应该以点钱的责任心来清点商品，来不得半点马虎。

批发商品在储存过程中，由于自然条件的影响、人为的过失和其他原因，往往会发生数量上的溢缺，造成商品的实存数量与账存数量不符。为了保证账货相符，及时发现业务经营和商品管理中的问题，总结经验，改进工作，因此，必须加强商品盘点工作。

盘点存货是衡量店铺经营业绩的重要指标，也是对一年的营运管理的综合考核和回顾。因为盘点的数据直接反映的是损耗，所以店铺年度赢利在盘点结束后才可以确定。盘点的损耗同样反映店铺营运上的失误和管理上的漏洞，所以发现问题、改善管理、降低损耗是盘点的工作目标。

店铺在经营过程中存在各种损耗，有的损耗是可以看见和控制的，但有的损耗则难以统计和计算，如偷盗、账面错误等，因此需要通过盘点来得知店铺的盈亏状况。通过盘点，可以掌握店铺在本盘点周期内的亏盈状况，店铺最准确的目前的库存金额，将所有商品的电脑库存数据恢复正确；得知损耗较大的营运部门、商品大组以及个别单品，以便在下一个营运期间加强管理，控制损耗；发掘并清除滞销品、临近过期商品，整理环境，清除死角。

（1）商品盘点流程。

①盘点准备。店铺经营者需向全店人员明确盘点的目的和工作程序，做到分工明确，责任到人，并且做好盘点用表。尽可能避免重复点数和遗漏问题。

②盘点开始。首先要记录当时的库存账面数量，以便于在输入实盘数后通过对比分析库存情况。

库存账面数=期初库存数+入项数量-出项数量

③盘点出实盘数。在点商品数量时，货品不能再进出仓库和柜台，但是系统后台可以做人库、出库等操作，否则会造成人为的盘点差异，导致错误分析。

④差异分析。在商品数量点出完成后可以开始进行差异分析，差异显示货品的盈亏数。

盈亏数=账面数-实盘数

⑤盘点结束后调整库存。商品盘点的结果一般都是盘损，即实际值小于账面值，但只要盘损在合理范围内应视为正常。商品盘损的多寡可表现出店内从业人员的管理水平及责任感，所以有必要对表现优异者予以奖励，对表现较差者予以处罚。一般的做法是事先确定一个盘损率［盘损率=盘损金额÷（期初库存+本期进货）］，当实际盘损率超过标准盘损时，店铺负责人员都要负责赔偿；反之，则予以奖励。

（2）盘点作业方法。

店铺盘点作业的方法有两种：一是定期盘点法，二是永续盘存法。

①定期盘存法就是定期地检查在库的存货余额，以核对和保持准确的库存方法。库存记录可以以人工过账、机器过账，或者保存在计算机内。定期盘存法要求店铺在一个短暂的时期内对各种存货进行全面盘点。

对于店铺来说，进行一年一度的店铺实物盘点在准备工作所花的时间在很大程度上能从最终结局中得到补偿。还应准备好书面的标准程序，它还可做培训材料之用。实物盘存的准备工作应包括以下几个方面：

●加以整理。把商品放置在它固有的位置，以便易于盘存。

●进行核对。按商品的编号和名称正式核对所有商品。

●订出细则。有关人员的盘存之间都要重新学习盘存的方式和方法。

●搞好培训。教会有关人员正确使用秤、计数器和计量方法。

●建立班组。建立两人或两人以上的盘存班组，并规定有关盘点、核对和记录库存数量的职责。

实物盘点的次数通常是根据物品价值的大小和物品在公开市场上处理的难易程度来确定。贵重或值钱的物品较一般库存物品，其盘点次数就可能要更多些。

②永续盘存法又称循环盘点记录法，是有顺序地而不是定期地进行的一种实物盘点的方法，是控制库存的准确性和将其保持在高水准的一种基本方法。通过有效的循环盘点能缩减店铺停业，改善对顾客的服务，减少陈旧，取消一年一次的实物盘存和减少存货损耗，故可达到增进主要收益的目的。

这种方法就是在全年内对存货有秩序地加以盘点，对有限的少数物品，则每天或按某一其他间隔进行核查。人员可以根据是专职或兼职来分派循环盘点。要核查的存货项目可随机地或根据预定的计划来选。

（3）盘点中应注意的事项。

若在营业中盘点，则先将当日营业的收银机全部读出“账”；先点仓库、冷冻库、冷藏库，再点卖场；若是营业中盘点，卖场内先盘点购买频率较低且售价低的商品；盘点货架或冷冻、冷藏柜时，要依序从左而右、由上而下。每一台货架或冷冻、冷藏柜均应视为独立单位，使用单独的盘点表，若盘点表不足，则继续使用下一张。最好两人一组，一人点、一人写；若在非营业中清点，可将事先准备好的自粘贴纸或小纸张，写上数量后，放在商品上。盘点单上的数字要填写清楚，不可潦草，让其他人混淆。如果写错数字，要涂改彻底。对不同特性的商品的盘点的计算方式如下：

①规格化商品，清点其最小单位的数量。

②生鲜商品若未处理，则以原进货单位盘点，如重量、箱数等。

③如果已加工处理尚未卖出，则以包装形式盘点，如包、束、袋、盒等。

④汽水可乐机等桶装商品，则清点糖浆桶，没开封的，视为全价，已开封的折半价。

⑤散装而未规格化的商品，以重量为单位。

盘点时，顺便观察商品有效期限，过期商品应随即取下并记录。店长要掌握盘点进度，机动调动人员支援，并巡视各部门盘点区域，发掘死角以及易漏盘点区域。若系营业中盘点，应注意不可高谈阔论，或阻碍顾客通行。对于无法查知商品编号或商品售价的商品，应马上取下，事后追查归属。

盘点是库存作业中很重要的一环，尤其高单价的货品更应加强。通过盘点，一来可以控制存货，以指导日常经营业务；二来能够及时掌握损益情况，以便真实地把握经营绩效，并尽早采取防漏措施。

进行商品盘点是为了核对库存商品实际数量与账上的数量是否相符；查明超过保管期限、长期积压货物的实际品种、规格和数量，以便提请处理；检查商品有无质量变化、残损等情况；检查库存货物数量的剩余或缺少的原因，等等。

（1）盘点人员的作业技巧。

①盘点人员盘点前应和填表人员分别在盘存表上签名。

②盘点人员对一个货架开始盘点前，先叫货架编号、盘存表号码、张数，让填表人员核对。

③盘点人员盘点时原则上由左而右、由上而下，不得跳跃盘点。(www.xing528.com)

④盘点人员盘点的顺序（针对同一商品）：商品货号—商品名称—价格—季节代号。

⑤盘点人员在盘点中应特别注意角落，避免遗漏商品。

⑥盘点人员在盘点商品时，数量必须正确，不可马虎。

⑦盘点人员在盘点中，遇到标价不同或没标价时应找其他同种类商品的价标。向控制人员报告后，询问负责该部门的售货员，由营业部长或电脑中心查询。

（2）商品盘点填表人员的作业技巧。

①填表人员拿起盘存表后，应注意是否有重复。

②填表人员和盘点人员分别在盘存表上签名。

③填表人员盘点时，必须先核对货架编号。

④填表人员应复诵盘点人员所念的各项名称及数量。

⑤填表人员预先填写的内容的顺序为：商品编号一商品名称一单位数量。

⑥对于某些内容已预先填写的盘存表，应获得货号、品名、单位、金额等核对无误后，再将盘点人员所获得的数量填入盘存表。

⑦应按照季节代号的数量，分别填入各季节代号栏内。

⑧如果预先填写的商品盘点时已无存货，则在本栏内填“0”。

⑨盘存表只可填写到指定的行数，指定行数以后留做更正用。

⑩盘存表的填写未超过指定行数时，如当中某一行有错误应划去，重新写于最后一行的次一行。

⑪数字的填写必须正确清楚，绝对不可涂改。

⑫对于写错需更正的行次，必须用直尺划去，开在审核栏写“更正于第×行”，然后请督导签名（签名于更正的一行即可）。

⑬如果预先填表错误更正重写在下一行即可，同样应在审核栏写“更正于第×行”。

⑭盘存表的空白栏已由核对者划斜线，如需填写时，必须由抽查员或督导在审核栏签名。

（3）商品盘点抽查人员的作业技巧。

①抽查人员应先了解盘存货架的位置、商品陈列情形以及其他知识。

②抽查人员应接受控制人员的指挥调派，在建立配合抽查组织后，开始进行盘存中的抽查工作。

③抽查人员检查已盘点完成的货架商品，核对其货号、品名、单位、金额及数量是否按规定填写。

④抽查人员检查更正处是否按照规定处理，检查进行盘存的各组是否有签名。

⑤抽查人员抽点盘点完成的商品是否与盘存表上记载者相符，若发现盘点数量不符，应立即通知原盘存组人员更正。

⑥控制人员应在盘存表内各项错误更正后核对及签名。

⑦抽查人员抽点的商品如正确无误，则在该行的审核栏内打“√”。

⑧抽查人员抽查的重点，应以金额大、单价高、容易出错的为对象，并以每张抽查为原则，抽查的比例每张约30%以上。

⑨抽查人员对每张盘存表进行抽查后，应在抽查员栏签名。

⑩抽查人员抽查后，应向主任抽查人员报告有关抽查该部门时所发现的优缺点，主任抽查员再综合各抽查人员意见，将优缺点填入盘存综合抽查报告表内。

对于负库存问题，零售企业应当在日常经营管理中严加防范，防患于未然，进而使信息系统所统计汇总的数据起到真正的经营和管理作用。系统出现负库存的原因，可大致分为三类：

（1）信息滞后型。

①无订单收货。门店在验收某些紧急验收的商品时，没有收到订单，同时系统也不支持无订单验收商品，就会出现商品已经在门店先上架销售，而系统后台数据没有入账的现象。有两种措施可以解决此问题：系统支持门店的收货部接受紧急订单的商品；采购部在第一时间及时补下商品的订单，以保证门店商品库存的准确性。

②库存调整单录入延迟。门店的商品盘点或者报损工作需要调整商品库存，而由于种种原因，商品库存调整信息没有录入系统，系统库存将会一直维持不准确的现象。对于这些需要的库存调整商品，应要求门店系统和工作人员及时录入，并在系统中反映出系统库存信息的变动。

③系统故障。连锁零售企业的信息系统会出现一些系统故障，导致信息中心日结不成功，那么当日的商品销售信息不能进入系统，也会发生此种现象。

（2）突发异常型。

①遗漏粘贴店内码错误。连锁门店有些商品需要粘贴店内条码，如果因工作失误没有粘贴条码就进入卖场销售，就会出现销售前台的POS收款机按照原商品的条形码进行销售，发生原商品档案商品成为负库存，而应当粘贴店内码的商品未销售。

避免此类事情发生的措施是：首先，门店收货部或者其他验收货人员在验收供应商应当粘贴店内条码的商品时，必须在已经正确粘贴了店内条码后验收商品，严禁没有粘贴商品条码的商品直接验收入库的现象。其次，对于门店自营或者需要二次组合销售包装的商品，贴码工作可以放在配送中心出库前做好，做到不贴条码不出库。再次，对于大型综合超市有商品滞货区的门店，可以在收货部单独设置贴码区，并在堆放的商品上明示需要贴码，在正确粘贴了商品条码后方能进场。

②称重条码有误。通常大型连锁门店的经营范围包括散装商品或其他生鲜的称重商品，有时候会出现称重商品PLU编号混乱或者重码的现象，进而导致商品的系统信息与电子秤信息不符合，称重商品销售混乱，商品库存出现差异。另外，有时也会出现电子秤工作人员录错商品PLU编号的现象，导致称重商品销售出错。通常，这种错误在收银台扫描时也很难发现，于是便出现了负库存。

这种情况的解决办法是：必须从源头加以杜绝，采购人员在样品资料登录时就要综合检查，而在门店必须通过对错码、重码商品汇总、记录、并进行标识、上报信息部门进行资料变更或修改。最好是将商场现存错码、重码商品汇总成清单交收银员与陈列人员各一份便于提醒。而由于称重商品的条码输入人员粗心大意或未按工作流程操作所致的现象，建议对电子秤操作人员实施定时责任分工，对可以推测属于该类责任问题时必须实施明确的处罚。通过“报表查询”中的“销售流水清单”可以确认发生负库存单品的时间、收银员工号或称重时间，从而找出该时间的电子秤操作人员，确认责任人后按照造成每个单品一级处理的原则，并负责因此造成的销售亏损金额。实践证明，通过如此操作可以大大加强电子秤操作人员的责任心和准确率。

③组合销售产品。零售企业经常会为了促销商品而将一些商品组合销售或者捆绑销售，解决措施是：每天早上收银员应当先熟悉门店所出售的促销商品的情况，以减少此类事情的发生几率；各个商品部门应当在此类商品上架前，及时通知门店的收银员，以便减少错误；对于捆绑销售的商品实行单独贴店内码销售的方式，并将原有不用的条码用空白条码纸粘贴覆盖，从而解决这一问题。

④不同规格的商品销售混乱。门店的商品有些是单个销售的，有些是整箱销售的。通常情况下，对于这两种规格的商品认为是两个商品，这一点是因为整箱销售的商品条码与单个销售的商品条码是一致的。但是，当某一个规格的商品销售断货时，另一商品库存经常会被分拆或者组合为另一种商品销售。

一般对于这一部分商品的处理方式是：明确界定两种商品的库存存放标志，不至于库存商品混乱。一旦发现一种商品断货即撤销原商品的陈列位，注明已经缺货，并告知门店营运人员缺货情况，同时从另外一种商品的库存做商品库存的调整转移，作为另外一种商品的补充，进而保证商品的库存准确性。还有一个监督商品规格的方法是：对门店的组合销售商品进行汇总记录，并定期核对系统与实物库存，及时进行修正，对商品的销售规格进行统一管理，定期检查，及时维护系统库存信息，重视验收环节，如果商品包装规格不符，则不能验收入库。

⑤验收错误。有时，配送中心或供应商发货时误将单据填错，而门店在验收时也没有验收出来，从而导致负库存产生。另外也会有商品原始包装出现错误，将多个不同的商品装入一个包装箱内，在配送中心验收及门店验收时均未发现，从而入库出现库存不准，便发生了负库存。这种由于收货部或者验收货人员在收货时候发生错误，将商品实收数量填错，导致门店库存与实际不符，也会影响门店的正常库存。

对于这种问题的解决方法是：在收货时，加强对于验收货的二次验收管理，验收人员在拆箱上货时还要注意箱内是否完全是一种商品，发现有问题的应立即核对系统，尽量杜绝此类事件的发生；订货下订单时，需要参考营业现场的信息反馈和后台的电脑库存门店的两方面结果，以避免重复要货或长期断货的现象发生；一旦发现商品库存出现重大差异，须组织商品的《验收入库单》上的实际验收人、审核人、供应商当事人核对实际商品库存，严格追查差异问题，提高商品的验收准确性。

⑦收货部退货或者返厂错误。连锁门店的某些商品或配送中心退货给供应商时，有时会出现商品退货有误，尤其是一些残损商品由于管理不善，已无法判断商品的属性，导致商品的退换货错误，商品返厂单的数量填写有误，进而影响到商品的系统库存的准确性。

对于这一方面，我们要求退换货商品要妥善保管，准确记录，验收出库的时候要有多人检查，以免出错。

⑧客服换货出错。由于大部分商品退换货是由门店前台的顾客服务部负责退换货，而顾客服务部对于商品不是很熟悉，出现退换的商品错退或错换，就必然会影响到商品库存的准确性。有些门店在顾客退换货时会出现退货的是A商品结果系统录入退货B商品，这种情况一般是因为商品的销售小票丢失、门店判断商品不准确导致的。

对于这种情况，一般门店要求的是退换商品必须持有商品销售小票，同时还需要门店的所在柜组负责人确认商品之后再办理商品的退换货作业，以避免商品的退换货错误。

（3）系统核算摊销型。

在日常的业务管理操作中，有一些业务规则和系统核算摊销的方式也是导致商品系统负库存出现的原因，虽然这种情况通常不会影响到门店的正常营运和日常管理，但仍需要注意和防范。