很多时候，我们会看到这样的情景，一些店铺经营者在验收供货方送来的货品之时，发现货品跟自己原来要求的有所出入。这个时候，店铺经营者当然不干了，要求退货，并且要对方给一个合理的说法；而对方却一口咬定店铺经营者要求的就是这种货品。如此一来，矛盾和纠纷在所难免，影响店铺的正常经营。
陈小姐终于收到了从北方订的一批货。这批货比事先协商的时间晚了将近一个星期，不过总算到了，还赶得上销售旺季。于是，陈小姐在收到货物后，便急忙开箱，准备以最快的速度摆上货架。可是当她打开包装箱一看，眼睛都直了，因为她看的货物跟她订的货有所出入。于是，她立即打电话跟厂商联系，想弄明白是怎么回事。
接电话的是销售部的一个职员，听到陈小姐说完后，让陈小姐稍微等等，再给他答复。陈小姐等了很长一段时间，对方并没有给她打电话，于是，她又一次电话过去。对方却告诉她货物没有问题，所订的就是这样的货，陈小姐想要再跟他说些什么，对方却没有兴趣听下去，将电话挂断了。
为了挽回自己的经济损失，陈小姐不断地跟厂方联系，可是最终没有结果，她一气之下将对方告上法庭，可惜她没有跟对方签订合同，败诉了。
店铺经营者经常觉得签订合同没有什么必要，真的如此吗？从陈小姐的身上，我们已经得到了答案。在进货的时候，一定要签订合同，因为合同有一定的法律约束作用，不仅仅能够确保签订者双方的利益，同时还能明确双方应该承担的责任，能有效地避免一些不必要的麻烦和纠纷。因此，在进货时签订合同是十分必要的。
进货合同是经济合同的一种，是签约双方达成一致意见的各项条款构成的经济合同。内容一般包括合同的标的、标的数量和质量、价款和酬金、履行的地点、履行的期限和方式、违约责任、合同附则与签署等。店铺进货合同的条款应当力求具体明确，才便于执行，在避免不必要纠纷的前提下，应具备以下主要条款：
①商品的品种、规格和数量。商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出，必要时可附上商品品种、规格、数量明细表。
②商品的质量和包装。合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部级标准；无国家和部级标准的，应由双方协商或凭样订（交）货；对于次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装的方法、使用的包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志以及包装物的处理等，均应有详细规定。
③商品的价格和结算方式。合同中对商品的价格要做具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法；规定结算方式和结算程序。
④交货期限、地点和发送方式。交（提）货期限（日期）要按照有关规定，并综合考虑双方的实际情况、商品特点和运输条件等因素确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运还是自提。
⑤商品验收办法。合同要具体规定在数量上和质量上验收商品的办法、期限和地点。
⑥违约责任。签约一方不履行合同，必将影响另一方的经济活动，因此违约方应负责赔偿对方的损失。在签订合同时应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：
一是不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品。
二是不按合同中所规定商品质量标准交货。
三是逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货、临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。
⑦合同的变更和解除的条件。合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。此外，进货合同应视实际情况增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切合实际，行之有效。
店铺和零售企业为了保证进货合同或采购合同的履行，保证店铺购销任务的完成，必须加强对合同的管理工作。
现实中，有许多店铺经营者虽然知道在进货时签订合同的重要性，但是他们却简单地认为只要对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议，就会受到法律的保护。其实不然，一份真正具有法律效应的合同并非这样简单，在签订的过程中，应遵循一定的程序，才能真正地起到这一效果。一般来说，签订合同的程序有如下五个步骤：
①订约提议。订约提议是指当事人一方向另一方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺，即提议人在答复期限内受自己提议的约束。(www.xing528.com)
②接受提议。接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也叫承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约并提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的承诺人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约→新的要约→再要约→直至承诺的过程。
③填写合同文本。
④履行签约手续。
⑤报请签证机关签证，或报诸公证机关公证。法律规定，有的经济合同还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签订。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。
因此，店铺经营者要想使得自我的权益得到保障，在签订合同时就应当注意以上几个环节。
合同一旦签订就具有一定的法律效应，签订者就应当承担相应的法律责任。店铺经营者与供货方签订合同是为了确保利益不受损害，但是如果在签订合同时不加以注意，有时不但难以确保自己的利益，还会让自己处于被动。
王先生是某家零售店的老板，生意一直不错，跟一些供应商的关系也处得很好。虽然他在进货时也跟对方签订合同，但他觉得这只是一个形式，签不签其实没有多大的区别。因此，他在签订合同时也就不怎么认真细看合同中的条款，拿起笔就签了。结果给他带来了巨大的经济损失。
有一次，他从一家工厂定购了一批贵重电器。像以往一样，在上面签字了。货很快就到了。王先生感到很高兴，觉得对方办事效率高，然而当他开箱检验货品时，高兴劲儿全没了，取而代之的是无名的怒火。因为货品并非是黄金打造，而是铜的。
王先生见状连忙打电话给厂家，却没有想到对方的回答是，王先生压根就没有向他们订货，更没有签订什么合同。王先生马上意识到自己可能上当受骗了，拿出合同一看，傻了眼，原来签订合同的厂家的名称跟对方只差一个字。于是他连忙去查找这家店铺，令王先生感到震惊的是，压根儿就没有这样的一家店铺。
王先生之所以会蒙受这么大的经济损失，与其说是陷入了他人设计好的骗局，还不如说他缺少应有的法律意识，没有仔细看合同，没有留意一些应该注意的事项。
那么，如何避免这样事情的发生，减少不必要的损失呢？在这要提醒店铺经营者，在签订合同时一定要注意以下事项：
①合同的当事人必须具备法人资格。法人是有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的店铺。
②合同必须合法。必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。
③签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。
④签订合同必须坚持等价、有偿的原则。
⑤当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须有委托书。
⑥合同应当采用书面形式。
进货合同具有法律效力，合同上规定签约者应履行和应获得的权利和义务，受到国家法律的承认、维护和监督，违反时要受到法律的制裁。
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