电子数据交换（EDI）的原理和应用

1.EDI概述

电子数据交换被我国港、澳、台地区及海外华人地区称为“电子资料联通”。它是一种在公司之间传输订单、发票等作业文件的电子化手段。它通过计算机通信网络将贸易、运输、保险、银行和海关等行业信息，用一种国际公认的标准格式，实现各有关部门或公司与企业之间的数据交换与处理，并完成以贸易为中心的全部过程，它是20世纪80年代发展起来的一种电子化贸易工具，是计算机、通信和现代管理技术相结合的产物。国际标准化组织（ISO）将EDI描述成“将贸易（商业）或行政事务处理按照一个公认的标准变成结构化的事务处理或信息数据格式，从计算机到计算机的电子传输”。又由于使用EDI可以减少甚至消除贸易过程中的纸面文件，因此EDI又被人们通俗地称为“无纸贸易”。

2.EDI的特点

EDI作为一种全球性的具有巨大商业价值的电子化贸易手段，具有以下几个显著的特点。

（1）单证格式化。EDI传输的是企业间格式化的数据，如订购单、报价单、发票、货运单、装箱单、报送单等，这些信息都具有固定的格式与行业通用性，而信件、公函等非格式化的文件不属EDI处理的范畴。

（2）报文标准化。EDI传输的报文符合国际标准或行业标准，这是计算机能自动处理的前提条件。

（3）处理自动化。EDI应用的是标准格式的数据，因此能通过EDI系统使交易双方自动处理相关信息，不需要人工干预。

（4）软件结构化。EDI软件系统由五部分构成：用户界面模块、内部接口模块、报文生成与处理模块、格式转换模块和通信模块。这些模块结构清晰，功能分明。

（5）运作规范化。EDI报文是目前商业化应用中最成熟、最规范的电子凭证之一，其所具有的法律效力已被普遍接受。EDI系统的运作，有相应的规范化环境做基础。国际、国内出台了相关的法律、法规，保证其按照相关的标准去运作。

3.EDI的作用

（1）使用EDI可以改进企业间的通信，更快地处理问题，减少纸面单证，降低成本。据估计，使用EDI的间接效益能达到全部贸易价值的3%～5%，这无论对一个国家还是对一个企业都是一笔可观的数字。(www.xing528.com)

（2）通过对数据进行电子式的记录可以减少错误，提高总体质量，降低数据对人的依赖性，减少无意义的处理时间。

（3）减少库存。EDI的间接效益来自改进的管理，因为EDI一般都会与管理系统连接。EDI能更快、更精确地填写订单，以便减少库存，达到库存管理的优化。

（4）降低成本。EDI存储了完备的交易信息和审计记录，能为管理决策提供更好的信息，进而为企业增加效益和减少成本提供了更大的可能性。

（5）改善客户服务。EDI的战略效益在于通过发展与客户和供应商的密切联系，巩固和增强企业的竞争地位，使企业能为客户提供优质服务，从而提高销量和利润。

4.EDI的应用

（1）EDI在物流公司中的应用。物流公司引入EDI可改善作业流程。物流公司引入EDI出货单后可与自己的拣货系统集成，生成拣货单，这样就可以加快内部作业速度，缩短配货时间；在出货完成后，可将出货结果用EDI通知客户，使客户及时知道出货情况，也可尽快处理缺货情况。

对于每月的出货配送业务，物流公司可引入EDI催款对账单，同时开发对账系统，并与EDI出货配送系统集成来生成对账单，从而减轻财务部门每月的对账工作量，降低对账的错误率，减少业务部门的催款压力。

（2）EDI在批发商中的应用。批发商因其交易的特性，其相关业务包括向客户提供产品以及向厂商采购商品。批发商如果引入EDI，可将采购进货单转换成EDI报文传给供应商，从而不需要为配合不同厂商而使用不同的电子订货系统；供应商提早收到订单，及时处理，可加快送货。批发商可接收客户的EDI采购进货单，从而不需要为配合不同客户而使用不同的电子订货系统；不需要重新输入订单数据，从而节省人力和时间，同时降低人力错误。EDI也可改善接单、出货、催款的作业流程以及订购、验收、对账、付款的作业流程。

（3）EDI在运输企业中的应用。运输商以其强大的运输工具和遍布各地的营业点而在流通中扮演了重要的角色。运输商引入EDI进行数据传输，就可接收托运人传来的EDI托运单报文，从而可以事先得知货物的详情，包括箱数、重量等，以便调配车辆；不需重新输入托运单数据，能节省人力和时间，减少人为错误。引入EDI可改善托运、收货、送货、回报、对账、收款等作业流程，可事先得知托运货物的详情，调配车辆前往收货。托运人传来的EDI托运数据可与发送系统集成，自动生成发送明细单；托运数据可与送货的回报作业集成，将送货结果及早回报给托运人，提高客户服务质量；此外，对已完成送货的交易，也可回报运费，供客户提早核对；可运用EDI催款对账单向客户催款。