成功的管理，就是维持和改进规范的过程。
员工每天的常规工作，不是做正确，就是出现异常。做对了，一切正常，说明员工维持原有规范是有效的。出现异常，会有两类原因，一是员工对原有规范的“维持”不到位、不彻底或偏离，另一种可能性是原有规范不适应现场要求，原有规范不完善。如果是后者，就要求我们去改善“规范”，提高规范的“水准”。
一些管理者常对“规范”产生疑义，认为这样会使工人失去自由度，是一种束缚，不利于员工创造性的发挥。他们最大的误解是把“规范”对“过程”的控制，认为是对“人”的控制。就像开汽车，驾驶员一定要遵守开车的规则，这包括如何换档，如何操纵转向盘以及对交通红绿灯信号的遵守，但这并不妨碍驾驶员开车去自己想要去的地方这种“自由”。更何况员工通过实践，不断改善运行中的规范，这正是发挥他们创造性的空间。
规范的主要特征是：
1）代表最优、最容易、最省力及最安全的工作方法。
规范，是集合员工工作多年的智慧和技巧的结晶，是在工作实践中锤炼出来并以文件形式确认下来的。改善，往往是一种新的优化。
2）提供了继承某种技巧和专业技术的最佳方法。
规范，往往是某一个或一些员工所创造最佳方法的总结，把这些知识拿给大家分享，把它标准化、制度化避免因人而异，或因人员的流动而流失。
3）提供了衡量和评估员工绩效的方法。
对员工绩效的评估，一是依赖于员工“规范”执行的优劣，二是依赖员工改善“规范”这些创造性活动的多少。
4）是维持与改善的基础。
遵守“规范”即为“维持”，提升“规范”水准，即为“改善”。反过来，如果没有原来的规范，我们就无从知道是否在改善。管理的最主要任务是维持现有规范。一旦做到规范确定、流程完全受控，管理者就要计划今后的挑战：改进和提高现行规范，朝着更高的目标前进。(www.xing528.com)
一位第一次自己折叠降落伞的花样跳伞运动员，按照教练教给的方式，反复折叠了不知多少次，在跳伞的头一天晚上仍然不能入睡，因为他生怕自己出现任何差错。教练教给的方法就是规范，这是由成千上万的跳伞家，加上无数血的教训而获得的最佳方式。而这种方式的最后形成，可能正是因为一次次不能正常张开降落伞的事故，使原来“规范”不断完善的结果。
5）是培训的基础和目标。
规范，可以理解为如何工作的一组视觉信号的集合，因此应以简单、能理解的形态来沟通和表达。一般情况，规范是以书面文件的形态来表现，中间附有图形、照片更有助于理解。一旦建立了规范，就要尽力用简洁明快的图形、图表、视板加以显示、说明，并对操作人员进行反复训练，使其能按规范要求去做，养成习惯，成为潜意识的行为。
6）是提示员工，检查、监督的可视信息。
工作现场规范，经常被展示出来，以表现操作人员工作的主要步骤和作业点。这些展示的内容既可以提示员工、纠正员工行为，又有助于督查人员检查工作是否正常进行。
规范意味着每次工作的流程、顺序、手法甚至细微动作都完全一样。这听起来似乎并不重要，实际却十分重要。因为无论是产品加工或是设备维护、维修，这些工作是长年累月的重复着的，必须在细微动作上体现“避免出错”的防护，必须执行一个最佳的动作方案，才能无数次地避免问题的发生。规范下来的工作方法要写成文件，并对执行者反复培训，才能真正做到万无一失。UPS快递公司规定的工作准则，细致到离开邮局的每一个环节、每一个动作，甚至连邮包拿在哪个手中都有规定，目的是提高工作效率。飞机的检修，维修人员用手拧螺钉的扳手的力矩都有明确规定，而且要求员工反复训练，达到要求。为什么？力量太大，则容易将螺钉损坏（开裂、滑丝）；力量太小，则会造成使用中的松动。无论是什么情况发生，都是事关重大、十分危险的。
管理者的任务是要对每一个流程的主要控制点，予以确认、定义及标准化，而且要确认这些控制点经常都能被“规范”着和“遵守”着。我们时常可以看到甲公司的生产现场状况优于乙公司，这些不表示甲公司在流程上的每个方面都优秀，而往往是甲公司能够集中全力确保所有的流程都能依据规定的“规范”去进行，而乙公司也许仅有一两个流程不能做到“规范”，最后导致整个生产系统的混乱。日本从城市到乡村，从高山大川到大街小巷，都干净得没有一块废物垃圾。为什么？人人遵守保持清洁的规范。结果就会节省大量清扫卫生的人员。“规范”绝对是优秀生产体系的保证，是企业运行不可缺少的内容。
规范是对行为的优化，是经验的总结。规范一般高于员工的平均水准，而又是可以达到的。员工经过适当的培训，就可以掌握规范和执行规范。
规范一旦制定，就应要求员工去自觉执行，也就成为企业的纪律，要求员工认真执行，逐渐由制度化到习惯化，再转变成性格化。规范未规定的“维护”，仍然不能去做，这样可以最大限度地减少损坏性维护的风险。人机精细管理是依靠“规范”来引导员工自主维修行为的。
人机系统精细管理要在员工的现场改善活动中，不断地规范着员工的行为。除了生产现场的行为，包括设备的润滑、备件管理、维修管理、故障管理、前期管理、资产管理都要寻求一个最佳的模式，把这个模式固化、文件化，也就是使之规范化，从随机走向科学。
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