会议系统的决策、安排与管理

会议系统管理是指整个系统的会议召开与否的决策，会议内容、时间、地点、主持人安排，冲突排除和调度、会议通知发布等项目的管理。不少企业常常发生会议相撞的情况，就是因为在这个组织中，各自为政，会出多头。主管设备的厂长要召开设备会，研究主生产线上关键设备的故障处理问题；主管计划生育的书记要召开计划生育文件传达会；主管环保和安全的厂长要紧急传达治理污染的文件；主管生产的厂长正为这个月不能完成生产计划而焦急，要召开生产会议，确保本月任务的完成……似乎谁都有理由召开会议，下边的生产现场穷于应付这大大小小、林林总总的会议，就像一个针眼，有七、八条线同时往里穿，结果哪条线也穿不进去。面对这些冲突，就要从组织结构上建立会议系统管理机制，设立会议管理秘书（可以兼职，但不可缺少这一功能）。这个机制的主要作用为：

1）建立会议申请制度，申请可以是书面、口头、电子邮件等不同方式，会议申请的内容应该包括会议主题、目的、与会者、规模、对会场音响投影设施的要求、要求召开的时间范围等。

2）按照“会议有效”的原则，对提出申请的会议进行分类和筛选，凡是可开可不开的会议就取消。对于那些可以用其他更有效管理模式取代的会议，建议会议申请者改用另一种方式来达到其管理目标。会议秘书将筛选情况向主管领导汇报并获得认同，然后转达给申请人。

3）按照“阶段工作重点”的原则对筛选后的会议排序。凡是最重要、最紧急的会议要排在前面，其余会议顺序后排。同时要与主持人、与会者沟通，会议安排在与大多数参加会议人员的工作时间表最少冲突的时段，报主管领导认同。

4）做好一个月内或周内的会议日程表并发布给有关部门，每周末确认一下一周的会议日程表，并将确认的周会议日程表发布给有关部门。

5）对于那些重要的Ⅱ型、Ⅲ型会议，要提前通知与会者有关会议的内容，要求与会者作好充分准备。

表4-2给出一个企业设备处会议时间表的例子供参考。企业还可在此基础上创造更好的管理表格。(www.xing528.com)

表4-2 企业设备管理处周会议日程安排

（续）

注：☆说明与左表头一致。

以上设备工作会议管理系统完全可以通过计算机网络、编制软件来实现，这样可以使会议管理更有效、更规范。