提高设备会议效率的5种途径

（1）Ⅰ型会议 效率高低一方面取决于会议议题和与会者的相关程度，另一方面取决于会议主持人或发言人的演讲能力。召开这一类型的会议，首先要准确确定与会者的范围。要树立珍惜他人时间，也就是珍惜他人生命的意识。让无关者参加会议，就是对这些人时间和生命的不尊重。其次发言人要对所讲的题目作充分准备，发言内容要紧扣主题。有的报告人喜欢长篇大论，一讲起话来就滔滔不绝，常常会离题万里，还自以为别人都挺爱听。有的报告人把下面的人都讲得睡着了，还不察言观色，赶快收场。有的靠指责听讲人、维持会场秩序等方式来控制会议。我们所说的对会议的调动、控制，是指发言人自己通过生动的表达、幽默的语言和紧扣主题的逻辑演绎来传达会议的主题，而非对会场表面秩序的维持。与会者听会的态度和表现是讲演者的一面镜子。会场乱哄哄，一般会反映讲演内容的枯燥无味。这类会议是单向的信息传递，其实可以采用其他方式进行，如通过视板宣传，电子显示牌发布，企业网上发布、企业报刊、杂志传达等媒体传递方式来达到目标。可开可不开的这类会议，尽可能不开。

另外，在全体会议不方便的情况下，还可以采用分层级方式传达。不过由于各级传达者的素质不同、理解不一，容易转移或分散会议主题，降低会议效率。这种方式只在不得已时才采用。

（2）Ⅱ型会议 这是最低效率的一类会议，会议一般对主持人有效而对与会者无效，参加人越多，会议的总体效率越低。因为，当其中一个与会者发言时，其他人是在浪费时间。因此，主张尽量减少或者取消这类会议。把需要开会解决的问题改为走动式、现场办公管理形式。把集中汇报改为分散汇报，多人走动改为一人走动。非开不可的会议，要在一至二周之前发出会议通知，清楚地写明会议内容，限定发言的时间，要求与会者作好充分准备。还可以把整个会议时间合理分配，与会者可以按不同时间到达，发言后即可离开。这样就会使会议效率大大提高。会议主持人如何控制会议发言，使之不偏离主题，掌握好每个发言者的时间和节奏，最有效地获取信息，也是提高会议效率不可缺少的环节。

（3）Ⅲ型会议 这是用来解决问题和发挥集体智慧的会议，体现民主集中的会议。因此，这是最值得开的会议，但也是最难开好的会议。值得开并不等于要经常开，只有那些真正需要集体讨论才能确定，而又是工作中急需解决的问题，才应该召开这类会议。例如，设备重要故障会诊和处理，设备管理重要策略的实施决策等。说“难开好”是因为这类会议的成败及问题的解决程度，取决于会议前的准备情况和会议召开者的主持能力。(www.xing528.com)

这类会议应尽可能做到提前通知，让与会者有时间作充分的技术、信息准备。另一方面，会议主持者要善于引导，让会议的讨论紧扣议题。同时，主持者还应注意控制发言者的时间节奏，给每个与会者发言的机会，对有创建的发言给以充分表达的环境。

主持人应鼓励不同见解，允许适当争论。但对违反规则的人身攻击应及时制止。主持人还应对争论加以引导，因为工作会议不是正反方努力以言辞压倒对方的辩论比赛。在双方争论中，主持人要仔细倾听、敏捷思索，迅速找出症结，让辩论转化成深度会谈，让争论走向结论。这是很考验主持人管理能力的会议。从这种意义上讲，这是一类很难开好的会议。