细致入微——完美记录客户资料与合同

一、实训目标

(1) 了解获取客户资料的途径、方法，并掌握对客户资料的建立与维护，能够快速、正确的录入客户资料，明确各报价费用项目的含义，掌握报价操作流程，并正确、熟练地操作报价流程。

(2) 熟识对合同的报价时间和仓位的修改，明确合同表头各项目的含义。

(3) 熟识工厂资料、运输资料的建立与维护。

二、任务导入

现中海物流公司开发了新客户，需要将客户相关资料维护到系统进行管理和共享，如何将这些资料录入系统呢?

三、实训步骤

首先通过网络搜索，寻找客户的相关资料，并为每一个客户做一份合同和报价单，完成后将这些资料录入到系统中。

四、发任务书

搜集四种类型的客户资料各两个，完成报价单和合同的制作，将客户资料和合同录入系统。

五、任务说明

在中海2000的系统中，将客户的类型分为四种: 客户、报关、装卸和运输。

其中: “客户”是指有仓储配送、运输管理以及费用结算的客户，这种类型的客户可以进行系统支持的所有业务操作; “报关”客户一般是指本公司的外包报关公司，对于一个第三方物流公司来说，很可能并没有自己的报关部门，而是将报关业务转交给专业的报关公司，这种专业的报关公司就是“报关”客户; “装卸”和“运输”都与“报关”一样，指的是外包的专业的装卸公司和运输公司。如果我们在业务操作中用到这些外包公司，在费用结算的时候就会产生应付费用，即本公司应该付给外包公司的费用。而“客户”类型的客户就会产生应收费用，即客户应该付给本公司的费用。

六、教师演示

(一) 客户基本资料的录入与维护 (客户管理→客户资料)

根据客户类型的不同，我们可以将不同类型的客户进行编号，例如:

❖客户类型: KH001、KH002、KH003依次类推

❖报关类型: BG001、BG002、BG003依次类推

❖装卸类型: ZX001、ZX002、ZX003依次类推

❖运输类型: YS001、YS002、YS003依次类推

例如现有客户深圳富士康科技集团，将该客户的资料和合同信息录入系统，内容如表6-1。

表6-1 “深圳富士康科技集团”客户信息

续表

(二) 操作步骤

展开“客户管理”菜单，点击客户资料，在下面的编辑区进行客户编辑，然后点击“提交”保存，如图6-3所示。

图6-3 编辑客户资料

保存后，客户基本资料录入完毕，若需修改，可选取客户后，在下面的编辑区修改后再提交即可，如图6-4所示。

(三) 客户工厂资料的录入与维护 (客户管理→工厂资料)

客户的物流领域中包括了供应商、购买商以及物流公司。目前，物流公司的生存关键在于为客户提供更优质的服务。利用物流信息技术能存储和处理大量的信息。物流企业通过建立客户资料信息库，将客户与物料资料联立关系，为客户提供专业化的物流服务，提高企业竞争力。

对于配送来说，物流公司的仓库只是一个中转站，货物的流通一般是按照“工厂A→物流公司→工厂B”的方向。因此对于物流公司来说，客户的资料不仅包含客户本身的资料，还包含客户对应的工厂A (供应商) 和工厂B (购买商) 的资料为了准确的运输，必须对工厂的基本资料进行维护。

图6-4 客户资料提交与修改

例如，KH001的客户要求把手机零部件这一货物从原材料供应商工厂配送到该客户的生产部门。如图6-5所示。

图6-5 客户与供应商关系

那么，在这一事件中，原材料供应商工厂即是KH001客户的供应商，生产部门即是KH001客户的购买商。

在中海2000的系统中，将客户的工厂分成了供应商，购买商和供应购买商三种类型，供应购买商是指既可作为供应商，又可作为购买商的工厂。供应商又可分为“独立”和“非独立”两种类型，独立供应商有可能需要自己支付相关的费用，非独立供应商不需要支付费用。

操作步骤如下:

例如KH001客户所对应的工厂为:

供应商: 台达A区仓库; 购买商: 联想; 供应购买商: 富士康A区车间;

首先打开客户管理→工厂资料，如图6-6所示。

图6-6 展示工厂资料

然后选择要录入的客户，在编辑区进行编辑并提交，如图6-7所示。

图6-7 录入工厂资料

最后依次提交其他两种类型的工厂资料。

注意: 若是运输类型的客户，还需要提交该客户的车辆资料即运输资料。

(四) 对客户合同的管理及维护(www.xing528.com)

1. 合同的录入

系统将客户性质分为预备、正式和历史三种。其中，“预备”指的是当前还没有签订合同或者是还没有进入合同有效期的客户，这种客户可以进行基本资料的录入，但是不能进行实际的业务操作，即不可以进行仓储配送、运输以及结算等实际操作。“正式”是处于合同有效期的客户。“历史”是已经过了合同有效期，并且很长一段时间不会进行业务往来的客户。

当预备客户的资料已经全部录入系统，而且进入合同有效期，这个时候就可以将预备客户转换为正式客户，可以看到界面右下方有一个“正式”按钮，点击该按钮，进入客户性质转换界面，如图6-8所示。

图6-8 合同录入

❖包租计算日: 就是每月的结算日期，一般公司都会有一个固定的结算日期，而不会根据每一单的合同日期进行结算。

❖包租周期: 在此系统中只考虑月的情况。

❖散租周期: 只对散租客户有效，散租货物的结算周期。

填好后，点击提交，客户即变为“正式”状态，界面变为如图6-9所示。

图6-9 合同提交

客户资料在列表中的颜色由白色变成灰色。

已经录入的合同，可以通过“合同管理”来修改，如果是包租的客户，还需要给包租的客户分配仓位。

2. 报价单设置

选择客户，点击“报价”，进入客户报价单界面，输入报价日期和代垫比例 (代垫费用的加收比例，如果比例不为0，代垫加收费用=代垫费用×代垫比例) 后，点击“提交”保存。如图6-10所示。

图6-10 报价单设置

保存后选择刚录入的报价单，点击“报价明细”，系统将费用分成了七种类型，报价的时候也按照费用类型录入报价。“客户”性质的客户报价包括仓租费用、装卸费用、运输费用、加班费用、处理费用、报关费用和其他费用，即所有的费用类型都有。

(1) 仓租报价如图6-11所示，按照双方签订的合同，查看合同条款的实际情况，输入单价及计费单位。

图6-11 仓租报价

(2) 装卸报价如图6-12所示: 按合同规定，输入装卸报价的计费单位及单价。

图6-12 装卸报价

(3) 处理报价如图6-13所示: 按合同规定，输入处理报价的计费单位及单价。

图6-13 处理报价

(4) 加班报价如图6-14所示，按合同规定，输入加班报价的计费单位及单价。

图6-14 加班报价

(5) 运输报价:

①运输报价如图6-15所示: 按合同规定，输入运输报价的单价及币种。

图6-15 运输报价

②附加报价如图6-16所示，若按合同规定，约定了运输附加报价，则输入计算方法及单价。

图6-16 运输报价之附加报价

(6) 报关报价如图6-17所示，按合同规定，输入报关报价的计费单位及单价。

(7) 其他报价是指前面的六种常规报价里面都没有包含的报价，操作员可以录入报价和作业量，然后系统再将作业量与报价的乘积作为其他费用。如图6-18所示。

图6-17 报关报价

图6-18 其他报价

七种报价都录入完毕后，在报价单的界面点击“确认”，输入报价单的生效日期，对报价单进行确认 (注: 主要报价的有效期应该在合同期内)。

3. 费用状态设置

系统默认全部的费用都由客户付款，点击“状态”按钮，进入收费状态设置，如图6-19所示。

图6-19 收费状态设置

“客户”就表示所有产生的该类型的费用都由客户支付; “独立”表示如果该笔业务的供应商是独立供应商，该类型的费用即由该独立供应商付款，如果供应商是非独立的，该类型费用仍然由客户付款; 而“选择”则表示每一单业务的该类型费用需要选择由客户还是向供应商付款。

七、过程指导

(1) 注意“预备”、“正式”和“历史”客户的操作按钮不同，不同性质的客户在系统的操作权限不同;

(2) 在进行工厂资料录入时，注意该界面只能提交不能修改，确认好后在提交;

(3) 包租客户的包租周期只能选“按月”的情况，且包租客户一定要分配仓位;

(4) 报价单确认后才能生效，且同一时间段只能有一个报价单。

八、任务考核

能够准确熟练地将客户完整资料录入系统，并能进行演示和解说。