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信息系统存在的问题及其优化方案

时间:2023-06-09 理论教育 版权反馈
【摘要】:其中,仅是企业信息系统实施的内容之丰富便足以令人咋舌。因此,本书进一步将研究范围缩小至企业信息系统实施上。这种矛盾致使组织与企业信息系统之间出现不匹配和不适应等问题,从而引发了实施的失败。最后,在组织文化方面,企业信息系统实施最大的问题之一在于组织文化和人的问题,如员工的抵抗、文化上的冲突等。调整组织到迎接企业信息系统实施的最适

信息系统存在的问题及其优化方案

当前,组织正处于激烈快速的变化当中。为适应组织的要求,信息系统也在面临着一系列的问题。以往信息系统行业发展不成熟,加之人们将其当作一件“稀罕物”格外小心地对待,因而问题并不明显。随着信息系统在组织中应用的深度不断增加,信息系统越来越深入地融入组织内部,问题也开始出现。

整个信息系统领域博大而宽广,涉及信息系统的行为、功能和结构,系统建设以及信息资源开发、利用与管理,乃至整个信息系统产业的发展规律、政策以及未来的发展趋势等,并且随着社会、经济和技术环境的变化而变化,是一个正在发展中的领域[2]。它的每一个方面都存在着有待深入研究和解决的问题,为信息系统的研究提供了广阔的天地。

本书将目光聚焦在企业信息系统之上。从企业的视角看信息,信息如同空气一样无处不在,缺之不可。信息系统的成功实施与恰当使用考验着企业的信息配置能力。一个出色的信息系统需要将正确的信息在正确的时间和正确的地点送抵正确的人,这就为企业提出了严峻的挑战。

(一)企业信息系统中的相关问题

单在企业信息系统领域,就存在着一连串有待解决的突出问题。由于试图给出完整列表的努力最终很可能会挂一漏万,这里仅举两例以说明问题。其中,一个典型的问题如企业中的IT治理,研究企业如何采用有效的机制才能使信息技术完成组织赋予它的使命,同时平衡信息系统实施过程的风险,确保实现组织的战略目标[11]

另外一个典型的例子是“信息系统体系结构”或者称为“企业架构”设计,主要研究组织内信息资源的组织与管理方式,使得业务逻辑和信息资源能够有效整合,以完成企业的战略目标[12-13]。目前,对于面向服务的架构(service-oriented architecture,SOA)的热切关注与众多研究正是在努力解决这一问题[14]

此外,企业信息系统实施向来是企业实践中所面临的一个巨大的挑战。有关的研究也一直是企业信息系统研究的重头戏。这里的“实施”是指广义上的实施,包括系统选型、引入、实施、使用和评估等。其中,仅是企业信息系统实施的内容之丰富便足以令人咋舌。因此,本书进一步将研究范围缩小至企业信息系统实施上。

(二)企业信息系统实施的相关问题

前文提到,自20世纪90年代以来,世界各地的大公司开始转变IT战略,从信息系统的自主开发转向套装软件的购买与实施。尽管负责此项工作的CIO们将系统实施视为组织有史以来最大的一次战略性IT平台建设,为此付诸了相当的努力和尽可能的谨慎,但是系统实施的失败率却仍然出奇的高[15]

什么因素导致企业信息系统的成功实施如此困难呢?Swan等人指出,其根源在于企业信息系统的客户与开发商的兴趣点和目标的不同上[16]。客户想要的是一个独特的解决方案,以解决自己的业务问题;而开发商想开发的却是一套通用的解决方案,以适应更广阔的市场。这种矛盾致使组织与企业信息系统之间出现不匹配和不适应等问题,从而引发了实施的失败。然而,更为深刻的原因是,企业信息系统所体现的是一套管理哲学,其内嵌的可能是一套完全不同的管理思想。这就意味着,一项成功的系统实施不仅应是软件系统的安装和实施,还应该包含更大范围的、甚至是突破性的组织变革。(www.xing528.com)

企业信息系统实施需要组织进行技术、人员、业务和文化等全方位的社会-技术系统变革。首先,企业信息系统实施的挑战来源于技术的复杂性、兼容性和标准化等问题。它需要专业的知识、技能、实施团队以及软硬件资源和平台等。从项目管理的角度来看,它是一个复杂的系统工程,任何一处小的故障可能导致整个系统的失灵。此外,技术系统对于组织和社会的需求不甚明确,快速变化和出现矛盾的现象时有发生,这些又为技术系统的成功实施带来一种不确定性。

其次,在人员方面,企业信息系统实施可能会影响到组织的正式结构,涉及相关人员的岗位安排、年资序列等,有时需要重新分配工作的角色和责任等。在组织内外,系统实施包括大量的社会系统参与者。不同的参与者有着不同的经历、角色、兴趣和价值取向,这导致了他们观点的多样性,也可能引发潜在的矛盾和冲突。

再次,从业务的角度看,实施企业信息系统本身实际上就是一个做业务的过程,同时是一个修复不兼容的业务流程和重组业务流程的过程。如果说之前的定制系统开发根据组织的业务逻辑需求来设计信息系统,那么,在安装了通用的企业信息系统的情况下,则需要分析企业信息系统的要求,按照它的要求来重塑组织,使组织符合企业信息系统的需求。在极端情况下,企业信息系统的实施甚至是一个“削足适履”的过程。这一点并不难理解,企业信息系统作为一款成熟的生产工具,需要组织具备相应的条件和成熟程度之后方能使用。

最后,在组织文化方面,企业信息系统实施最大的问题之一在于组织文化和人的问题,如员工的抵抗、文化上的冲突等。组织和环境的变化导致更为复杂的文化的甚至政治的问题,使得信息系统与组织的集成成为一个具有严峻挑战的课题。

从以上的简要讨论不难看出,企业信息系统实施已经涉及组织学与管理学的领域,具有十分宽阔的研究范围。本书再一次缩小研究范围,主要关注企业信息系统实施中的一个环节,即实施的就绪性分析。

(三)企业信息系统实施的就绪性分析

对于现代企业来说,信息系统不再是一个选项,而是企业在发展过程中的一段必不可少的经历和手段。但即使如此,在真正实施一项信息系统之前,人们还是不禁会问:“企业准备好了吗?”“企业的资质现状和运作能力足以胜任信息系统、发挥其最大功效吗?”或者换言之,“企业的业务、资源和人员水平与信息系统的要求相匹配吗?”

前面已经提到,信息系统是信息时代的先进生产工具。在使用这样一套工具之前,组织需要事先反省自身的业务水平,审视自身是否已经准备就绪。回到之前的比方,犹如在第二次工业革命初期,组织内有了电,但组织真的能够有效地利用电能吗?或者好比打羽毛球,当将一副顶级的专业球拍交给一个初级球员时,他真的能够有效地发挥出这个球拍的性能吗?人们需要做的正是去准备这个组织和球员,提高其业务水平,使其具备相应的技能和实力,达到准备就绪状态。同样道理,这也正是即将实施一套企业信息系统的组织需要做的事情。

调整组织到迎接企业信息系统实施的最适姿态,涉及信息系统和组织中的诸多环节。为检测一个组织的当前准备状态,需要衡量相关的知识、技能、实施团队、资源等的准备情况;检查组织内各部门是否共享相同的目标,能否集成分散于多个系统之中的信息,以及是否具有全公司视角的员工;评估相关业务流程和组织结构与企业信息系统的契合程度;检查系统假设和组织文化的吻合程度;等等[17]。至此,本书将研究问题锁定在企业信息系统实施的就绪性分析上。

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