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提升决策力:正确处理信息与妥协

时间:2023-06-09 理论教育 版权反馈
【摘要】:管理者确实不能百分之百预测未来,也不可能有百分之百正确的决策。有时候过多的信息只会造成困扰,并不会提高决策的成功机会。在讨论的过程中必定会有某种程度的妥协,但是必须分清楚正确的与错误的妥协,决策者不应害怕遭到反弹或反对而选择一个大家都可接受的方案。

提升决策力:正确处理信息与妥协

每个人每天都必须面对大大小小的决策,每一次决策总得经历一次心理的煎熬:不知道这样的决定是对还是错?万一错了,该怎么办?因为存在着不确定,所以害怕做决定。管理者确实不能百分之百预测未来,也不可能有百分之百正确的决策。管理者能做的是找出方法,尽量将风险降至最低,让不确定性因素减至最少。

所以说,决策不仅是做出决定,在这之前必须进行详尽的资料搜寻和评估工作,事后更要进行检讨,才能真正累积经验,提高日后决策的成功机会。吴凯琳认为完整的决策过程可分成以下八个重要的步骤。

一、明确定义问题

了解问题真正所在,才能作出正确的决策,否则可能导向错误的决策方向,不仅无法解决问题,还可能产生新的问题。问题的定义不仅是几句话的描述而已,“定义问题是为了设定范围、理清细节”,远距顾问公司(Distance Consulting)的创办人佛瑞德·尼可斯(Fred Nichols)说道。最好的方式就是将目前的问题切割成数个更小的问题,这样才能看清楚问题的原貌。

美国圣汤玛斯大学(UniversityofSt.Thomas)非营利组织管理中心的讲师卡特·麦可拿马拉(Carter Mc Namara)认为,定义问题主要分成4个面向:

问题是何时发生的?是如何发生的?为何会发生?已经造成哪些影响?问题的理清需要花费时间,在决策的过程中,有可能因为新资料的发现而有了不一样的看法,因此问题的定义是一个持续的过程,经过不断的调整、重新的解释,一次比一次更为完整、更为清楚。决策者的重要责任之一便是判断它所要面对的是单纯的突发事件,还是新的趋势正在形成。例如突然接到一笔大订单,经理人必须思考这是季节性因素而造成的单一事件,还是属于未来长期的趋势。

二、决定希望的结果

例如在决定新产品的行销与销售策略之前,你必须先想清楚希望达成什么样的目标。你希望藉由这项产品提升公司的营业额?改善获利?提高市场占有率?打响公司的品牌知名度?或是建立企业形象?你不可能同时达成所有的目标,就好比说你不可能是全公司表现最杰出的员工,同时也是全世界最伟大的父亲或母亲,你必定要设定优先级,有所取舍。

三、搜集有意义的信息

在开始搜集资料之前,必须先评估自己有哪些信息是知道的,有哪些是不知道的或是不清楚的,才能确定自己要找什么样的资料。

《赢家决策》(Winning Decision)作者、康乃尔大学(Cornell University)强生管理学院(Johnson College)教授爱德华·鲁索(J.Edward Russo)特别提醒,信息不是愈多愈好。有时候过多的信息只会造成困扰,并不会提高决策的成功机会。因此必须依据信息对于决策目标之间的关联性以及相对重要性,判断哪些信息是需要的,哪些是可以忽略的。

四、考虑各种可能的解决方案

这个阶段最常听到的抱怨就是:“想不出好的解决方法。”事实上,不是想不出来,只是因为考虑得太多,觉得什么都不可行。但是这个阶段的重点在于大家相互脑力激荡,提出各种想法,不要考虑后续可行性的问题。请记住:

点子愈多愈好;不要做出任何的价值判断;愈是突发奇想的点子愈好。

所有的想法都提出来之后,找出比较有可能执行的,然后针对每一个想法再详细讨论使其更为完整,并试着将不同的想法整合成更好、更完整的方案,最后筛选出数个选择方案。“创意来自于选择与整合好的想法,而不是创造想法”中俄克拉荷马大学(Universityof Central Ok lahoma)企管系教授罗伯特·伊布斯坦(Robert Epstein)说道。

五、仔细评价筛选出可行方案(www.xing528.com)

每一种方案的优缺点是什么?可能造成的正反面结果是什么?这些选择方案是否符合你设定的预期目标?

首先你必须依据先前所搜集到的客观数据作为评价的依据,同时评估自己是否有足够的资源与人力采取这项选择方案。

除了理性的思考外,个人主观的感受也很重要。反复思索每一个选项,想想未来可能的结果,你对这些结果有什么感受。有些你可能觉得是对的,有些可能感觉不太对劲。你可以问问自己:“如果我做了这个决定,最好的结果会是什么?最坏的结果又会是什么?”再仔细想想,有没有什么方法可以改进让自己感觉“不对劲”的方案,或是消除自己负面的情绪感受?也许你需要更多的资料消除自己的疑虑,但也有可能你的直觉是对的,某些负面结果是当初你没有考虑到的。

六、决定最佳的方案

某些方案如果确定不可行或是超出本身的能力范围之外,可先行剔除,再开始讨论其余的方案。

美国科学家班哲明·富兰克林(Benjamin Franklin)曾建议一个不错的方法,也就是成本效益分析法。把每项方案的优缺点条列出来,优点的部份给予0到+10的评级,缺点的部份给予0到-10的评级,最后将所有优缺点的分数相加,这样就可以得出每个方案的总分,决定哪一个是最佳方案。

杜拉克特别提到,应该选择“正确的”方案,而不是最能被大家接受的方案。在讨论的过程中必定会有某种程度的妥协,但是必须分清楚正确的与错误的妥协,决策者不应害怕遭到反弹或反对而选择一个大家都可接受的方案。有时候“有不如没有来得好”。也有某些时候,“有总比没有好”,你不得不选择一个可接受的方案,而不是继续寻找更好的方案。例如紧急时候,你必须立即采取行动、随机调整方向,否则便错失了良机。

七、拟定行动计划,切实执行

一旦做出了决定,就要下定决心切实执行,不要再想着先前遭到否决的方案,既然之前都已确实做好评估,就应专注在后续的执行面。

你必须拟定一套详细的行动计划,包括:有哪些人应该知道这项决策?应采取哪些行动?什么人负责哪些行动?该如何应付可能遭遇的困难?

八、执行后不忘检讨成效

管理者通常很少再回过头来重新检视先前决策的成效如何,因此无法累积宝贵的经验。

根据心理治疗学家安德拉·夏比洛(Andrea Shapiro)的研究发现,人们无法从经验当中学习主要有两个重要原因。如果结果是成功的,就产生可掌控一切的幻觉,甚至可以控制突发的事件。如果结果是失败的,就会合理化自己的错误,认为是自己无法控制的因素。简单地说,就是将成功归于自己的能力,将失败归于外在。

“事后的评估不应只是书面的报告”杜拉克说道。报告不能完全呈现出决策执行过程中的实情,就好比说管理者不可能借着研究某个地区的地图,就能看到这个地区的面貌。有些细节必须要亲身经历或是聆听参与者的主观意见,才有可能观察到。

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