企业内部信息传递机制的优化方案

管理的任务是使企业行为尽可能具有最佳效率和效果,而完成这一任务必不可少的条件是内部沟通。企业的决策过程就是信息的传递和处理过程(李海缨等,2000)。要进行企业内部沟通,需要对信息进行收集、整理和传递。信息生产出来之后,通过正式渠道和非正式渠道流向信息使用者。信息从生产者直接流向信息使用者,这是信息流的非正式渠道。而信息在信息系统的控制下流向信息使用者,是信息流的正式渠道(马费成等,2002)。

企业应以企业战略为起点,进行信息的收集、挖掘、整合、利用,在信息规划系统的基础上进行信息的分析和应用,建立企业信息循环系统,如图4-2所示。

图4-2 信息循环系统(陈亮,2005)(www.xing528.com)

信息收集是为了满足决策者对信息使用的需求,没有对信息进行预先规划就收集的信息是难以在决策中加以使用的。信息收集的方式和信息收集的能力,决定着信息量的大小和信息质量的高低,并直接对企业决策产生影响。将收集到的信息进行分析、储存、应用,将非结构化的数据以关联形式进行重构,对信息重新进行配置,并通过组织规划系统,将所收集的信息分类、分层次进行分析,建立信息金字塔,可以使不同决策层得到不同密度的信息集,如图4-3所示。

图4-3 信息金字塔(Scheer,1990)

信息的组织规划就是对信息进行有序化处理,即根据信息的特征和信息需求,利用一定的规则和方法,将无序的信息流进行整合,使之转为有序的结构化数据,从而保证决策者对信息使用的有效性(周宁,2004)。信息的使用就是信息价值的实现过程。