4.1.5.1 采购的内容与重要性
采购是指为取得生产所需要的物料、工具、机械等物资,以确保生产运营所应负担的职责与采取的行为。采购是必须考虑以最适当的总成本,在最适当的时间,获得最适当品质、最适当数量的物资,并能保持物料供应连续性的一种技术性工作。
在工商企业里,采购业务与财务业务、销售业务属于三大重要业务,得到相关单位的高度重视,之所以如此,原因如下:
(1)采购成本影响企业盈亏。若物料或设备无法以最适当的价格取得,则直接影响到企业经营成本。物料价格过高,则产品成本偏高,直接影响利润与销售;物料价格过低,则很可能物料品质不能保证,影响到成品品质,削弱企业产品竞争力。
(2)企业经营好坏指标之一为周转率。采购部门若采购数量与采购时间恰当,一方面能够避免工厂生产线停工待料,另一方面又不会造成库存物资积压,有利库存物资周转率提高。
(3)由于采购部门与其他企业及市场广泛接触,掌握市场信息,因此对企业的生产、产品研发具有不可替代的贡献。
①提供新的物料(新材料、新设备)及信息,以便替代使用中的物料,提升企业产品竞争力。
②提供新产品开发信息(新技术、新工艺),促进企业技术进步。
③提出市场变化的趋势,帮助企业合理应对,促进企业业绩增长。
(4)采购部门熟悉协作厂商与零件市场趋势,在新产品开发、生产日程安排、市场政策等方面提供有关信息,从而帮助公司拟定各种计划,提升计划的准确、可行性。
4.1.5.2 采购业务主要工作内容
(1)了解市场趋势并收集市场供给与需求价格等资料,加以成本分析。
(2)收集供应商资料,建立供应商档案,定期对供应商进行评审(包括实际验厂、供货能力、质量保证、财务状况、现场管理等),必要时签订战略合作协议。
(3)采购计划编制、供应商选择、商务谈判、合同签订与评审、采购合同管理。
(4)物料的获取与有关手续的办理。
(5)查验进厂物料数量与品质。
(6)呆料与废料的预防与处理。
4.1.5.2 采购方法
采购方法种类很多,因企业性质不同、采购对象不同,所采用的采购方法亦不相同。各企业可根据实际情况,采取最方便、最有利的方法进行采购。主要采购方法如下:
(1)以采购地区分类。分为国内采购(简称内购)与国外采购(简称外购)。所谓内购是指向国内厂商进行采购;所谓外购是指向国外供应商或外国供应商在本国境内代理商进行采购。一般来说物料采购以内购最方便与经济,但在当今市场全球化大趋势下,以及国外供应商产品价格低廉、性价比高时,外购也是广大企业经常采用的采购行为。
(2)以采购方式分类。分为直接采购、委托采购与调拨采购。直接采购是指直接向物料供应厂商从事采购;委托采购是指委托代理机构向物料供应厂商从事采购;调拨采购是指将过剩物料互相支援调拨使用。
(3)以采购政策分类。分为集中采购与分权采购。集中采购是指大的企业集团统一由总公司负责采购并统筹处理,因此又称为统一采购,分权采购是指由各分公司自行采购。
(4)以采购性质分类。分为公开采购与秘密采购、大量采购与零星采购、特殊采购与普通采购、正常性采购与投机性采购、计划性采购与市场性采购。
①公开采购是指采购行为公开化;而秘密采购是指采购行为秘密进行。
②大量采购是指采购数量多、批量大的采购行为;零星采购是指采购数量零星化采购行为。
③特殊采购是指采购项目特殊,采购人员事先必须花很多时间从事采购情报收集的采购行为,如采购特殊规格、特种用途机器设备;普通采购是指采购项目极为普通的采购行为。
④正常性采购是指采购行为正常化而不带投机性;而投机性采购是指物料价格低廉时大量购进以期涨价时转手图利的采购行为。投机性采购的好处在于可能获得巨额的投机利润,而其缺点如下:
a.占用大量资金。
b.等待有利的购买时机才下手购买,有时会妨碍了生产计划进行。
c.使用大量仓储空间以囤积投机性采购的物料。
d.若物料规格彻底改变,投机性采购的物料就有报废的风险。
⑤计划性采购是指依据材料计划或采购计划的采购行为;而市场性采购是指依据市场行情、价格波动而从事的采购行为,此种采购行为并非是根据材料计划而进行的。计划性采购的好处在于存量能够适应生产进程并加以控制,然而物料计划及材料规格一旦发生变易,容易造成企业运营被动的局面。市场性采购的好处有利于节省采购价格、增加制成品边际利润,但其缺点如下:(www.xing528.com)
a.存货增加,仓储增加,存货储备成本升高。
b.若规格一发生变更,则物料有报废的风险。
c.市场价格趋势判断错误可能带来极大损失。
(5)依采购时间分类。可分为长期固定性采购与非固定性采购、计划性采购与紧急采购、预购与现购。
①长期固定性采购是指采购行为长期而固定性采购某些物料及与供应商长期合作的行为;而非固定采购是指采购行为非固定性,需要灵活掌握。
②计划性采购是指根据材料计划或采购计划采购;紧急采购是指物料急用时毫无计划性的紧急采购行为。
③预购是指预先将物料买进而后付款的采购行为;现购是指以现金购买物料的采购行为。
(6)以采购合同方式分类。可分为合同采购、口头或电话采购、书信或传真采购、试探性订单采购。
①合同采购是买卖双方根据合同的方式而进行的采购行为。
②口头或电话采购是指买卖双方不经过合同方式而是以口头或电话洽谈方式而进行的采购行为。
③书信或传真采购是指买卖双方借书信或传真而进行的采购行为。
④试探性订单采购是指买卖双方在进行采购事项时因某种原因不敢大量下订单,先以试探方式下少量订单,此为试探性订单采购;待试探性订单采购进行顺利时,而后才下大量订单采购。
(7)以决定采购价格方式而分类。可分为招标采购、询价现购、比价采购、议价采购、定价收购以及公开市场采购。
①招标采购是将物料采购的所有条件(诸如物料名称、规格型号、数量、交货日期、付款条件、罚则、投标保证金、投标厂商资格、开标日期等)详细列明,登报公告。投标厂商依照公告的所有条件,在规定时间以内,交纳投标保证金,参加投标。招标采购的开标按规定必须至少三家以上的厂商从事报价投标方得开标。开标后原则上不以报价最低厂商中标,如投标报价低过招标底价时,采购人员有权宣布废标。
②询价现购是采购人员选取信用可靠的厂商将采购条件讲明,并询问价格或寄以询价单并促请对方报价,进行比较(或讨价还价)后则现价采购。
③比价采购是指采购人员请数家厂商提供价格后从中加以比价之后,决定厂商进行采购事项。
④议价采购是指采购人员与厂商双方经讨价还价而议定价格后方进行的采购行为。
⑤定价收购是指购买的物料数量巨大,并且非一两家厂商所能全部提供,如农民果蔬收购,当市面上该项物料广泛上市时,则可商定价格以现款收购。
⑥公开市场采购是指采购人员在公开交易或拍卖场所随时机动式的采购,因为这些大宗需求物料市场价格变动频繁。
4.1.5.4 采购程序
在采购程序当中,开出订购单只不过是其中一个重要步骤,采购计划、物料来源情报收集、采购适当时间以及其他重要的影响因素都要事先加以考虑。采购程序如下:
(1)物料管理部门开出请购单交给采购部门。
(2)采购部门根据市场情况,综合平衡后决定购买什么物料以及购买多少数量的物料。
(3)研究市场状况并找出有利的购买时机。
(4)决定物料供应来源以进行采购事项。
(5)以询价、报价、比价等方式决定有利价格,并选取供应商。
(6)与供应商进行合同谈判,并签订合同。
(7)监督供应商准时交货。
(8)核对并完成采购交易行为,根据验收单或品质数量检验报告,核对供应商交货状况,并对不良物料设法加以处理。
【采购计划案例】
表4-1为××公司6月份立轴外协采购计划。这一计划的特点是将公司生产计划与供应商供应计划结合起来,依据供应商的供货能力(月度供货量均匀分布于4个阶段),告知哪些材料需要什么时候完成。计划的信息量比较全面,包括现库存、销售量情况。最低排产量按照实际差额×1.2(系数,考虑到废料)计算。供应商得到这样一个计划,有利于生产调度安排,双方的协调配合更加顺畅。
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