对创优资料总的要求是保证资料质量，减少工作量，加强ISO9000文件、管理制度与创优资料的联系。具体要求如下：
1）创建项目应指定负责迎检资料的人员。
2）电脑和外部存储器应妥善保存迎检目录及相关资料，非指定人员不得随意复制和删除。
3）考虑人员变动因素，使创优工作向“格式”化转变，形成一套完善的资料保管系统，能够保证在人员变动的情况下正常进行迎检资料的准备、更新工作。
4）利用提示性标语尽可能结合档案册和制度化文件及ISO9000文件，减少资料的复印工作，节约资源并保证清晰。
5）正确识别考评标准中的硬件与软件检查范围，目录应与检查标准对应，突出检查的重点，覆盖所有检查点。
6）通过定岗定责，使相关人员加强责任心，谨小慎微，善于利用自检发现问题。
7）要求小区总目录分册数为8册，大厦分册数为9册，工业区分册数为9册，可以根据实际情况列册，列册数应大于9册。
8）建议总目录列项到以上示范目录为止，第二、三、四、五册的每册目录可以相应细化。(www.xing528.com)
9）列册中的分项目录应细分列项，其间可引用明显标志，如彩色隔页纸。
10）资料打印、复印要求清晰可辨，无破损。
11）在日常填写记录时，按表格设计要求及时、准确、全面、清楚地填写。
12）如记录与计划不符时，应在计划表的备注栏中注明，如培训计划、社区文化活动计划、工作计划等。
13）对提出的问题一定要有相应的处理结果或跟踪过程，最好以文字、书面的形式反映。
14）与时间紧密相关的资料，如社区文化记录、业主委员会成立过程记录、员工花337名册等，应将最新的资料放在最上面。
15）资料管理人员对资料全权负责，应对任何组织和个人做好相应的推动工作。
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