顾问期首四个月为顾问项目初期阶段,这一阶段的工作重心包括以下内容:专题培训;市场调研;组织建设;企业文化理念设计;CI体系建立;项目工程跟进;入住管理;明确顾问工作对接流程;建立人脉关系。
2.顾问项目中期阶段工作重心
顾问期第五至第九个月共五个月,为顾问项目中期阶段。经过前三个月的基础运作,被顾问公司的各项管理业务初具雏形,进入全面加强内部管理、勤修内功的发展阶段。顾问人员的工作重点之一是各类专题顾问书的编制、培训和执行,如品质管理册顾问书、内部管理册顾问书、清洁绿化管理册顾问书、安全管理册顾问书、设备设施管理册顾问书等。这一阶段的工作重心包括以下内容:建立质量管理体系;职业团队建设;组织内部管理;业务流程管理;培训体系建设。
3.顾问项目后期阶段工作重心
顾问期第十至第十二个月共三个月为顾问项目后期阶段。在顾问项目后期,顾问人员既要协助保持并持续改进被顾问公司的质量管理体系,又要关注细节管理;既要把握好被顾问公司的宏观发展,又要不忘管理细节上的技术支援,最终是要使顾问公司能够放开顾问人员这根“拐棍”,自我成长。
这一阶段的工作重心包括以下内容:质量管理体系巩固;业主委员会建立;物业项目评优;企业中长期发展目标规划。
4.物业管理顾问项目收尾
总体来讲,顾问项目收尾工作可以分为以下5个方面:顾问项目评审、顾问项目合同收尾、顾问项目行政收尾、顾问项目退出、顾问监察期。
(1)顾问项目评审
1)对顾问人员在顾问期内已完成的工作结果重新、全面地进行审核,检查、落实项目计划范围内的各项活动是否已经完成、完成的结果怎么样,具体如下:
检查顾问书编制、提交及执行情况。
检查建议函递交、回复及落实情况。
检查项目月度工作计划完成情况。
检查项目月度报告陈述的工作内容。
检查各专项工作完成情况。
检查顾问期各类工作记录。
2)对顾问服务效果进行整体评估。要评估顾问服务效果,最客观、公正、全面、有效的方法就是评价被顾问公司的整体运行状况,通过对被顾问公司的运作管理现状进行全方位、全视角的审视评价,不难得出顾问服务的效果是好还是坏,是一般还是优秀。(www.xing528.com)
3)分析顾问服务顾客满意度指标。在顾问期间,顾问方公司一般都会每季度向被顾问公司发放《顾问服务质量调查表》,以了解被顾问公司对顾问服务的意见和建议,顾问项目收尾时,通过对以往顾客意见的汇总、对比、分析,亦可作为顾问项目评审的依据之一。
(2)顾问项目合同收尾
1)对照检查物业管理顾问服务合同的各项条款要求,逐一关闭这些要求。比如合同里规定了顾问人员如何协助接管验收物业项目、组织办理业主入住、导入CI系统、导入ISO9000质量保证标准等,合同收尾就是看是否按照合同约定完成了这些工作。
2)费用核算。
①与被顾问公司结算顾问费尾款。
②决算顾问期的实际费用。
(3)顾问项目行政收尾 顾问项目行政收尾包括一系列零碎、烦琐的工作,如收集、整理顾问项目文件,发布项目信息,重新安排顾问人员,总结经验教训等。
(4)顾问项目退出
于合同结束之日或双方商订之日,在项目地与委托方一起召开顾问现场服务总结会,由项目经理以PPT电子演示文稿的方式向委托方及被顾问公司进行顾问现场工作总结,并介绍监察期工作计划。
(5)顾问监察期
1)监察期负责人 顾问期结束前一周内,顾问组指定监察期负责人,全面负责监察期工作的组织与实施。
2)监察期工作内容
①监察期负责人收集委托方及被顾问公司相关信息,并及时就相关问题与对方沟通。
②负责人每半月整理、分析上述信息,填写《业务部门信息半月报》,并发送至顾问组全体。
③每次审核前一周内,负责人与相关部门讨论、协商,拟订审核组人选及审核内容。
④审核组在每次监察审核结束后一周内提交《物业管理监督审核报告》,报送品质部经理审批后,递交至被审核方。
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