强化采购管控，提升管理效益

1.采购程序控制

管理处应在物业服务企业所规定的范围内，负责相关的物品采购及供应商的选择和评定。

管理处采购主管负责制订采购计划；采购计划应说明物品名称、规格、数量、需要日期、单价、金额汇总、质量要求、环保要求（必要时）等。仓库管理员负责对采购物品进行验证，并填写“采购物品验证记录”。物业项目经理负责审批采购计划。

2.采购计划控制

采购按实际情况可分为计划采购和应急采购。

计划采购由管理处填报“采购材料申报表”，于每月初经管理处主任审批确认后，按如下程序进行：上报公司业务主管领导审批→物业服务企业统一配送→管理处指定专人验证（一般由采购主管负责）。

应急采购由管理处自行实施，但应急采购量（金额）不得超过当月采购总量的20%，材料单价不得超过公司指导价的10%。管理处应每月对维修材料使用情况进行统计分析，并与下月的采购计划一并上报。

采购文件包括采购合同、采购计划审批表、采购管理规程、合格供方名单。每次根据采购情况的需要，选择其中一种或几种。在上述采购文件中，由申请管理处表述出拟采购物品的有关信息，包括以下几方面：对供方物品/服务的质量要求、安全要求、验收规范，采购物品的参数、规格、数量等；对供方的加工、服务过程及供货的交付程序的要求；对供方设备及人员资格的要求；对供方质量管理体系的要求（优先选择通过ISO体系认证的供方）。

如采购物品为固定资产，则遵循物业服务企业财务管理的相关制度。(www.xing528.com)

3.采购物品的验证

采购物品须经过物品使用人或具备相关资质的人员验证合格后，方可使用或入库，并按验证情况填写“采购物品验证记录”。对应急采购物品，采购主管和验证人员必须进行相关的验证后方可使用，以保证物品的合格率。验证人应在实际验证发生的2日内补填“采购物品验证记录”，填写的采购日期及验证日期为实际发生日期，并用标志（L）标明。

对验证不合格的物品，按《不合格品控制程序》采取相应的措施。

在合同规定时限内，业主可以对采购物品进行验证。

验证方式包括目测、试用、检验、测量、工艺验证等。

若合同规定需在供方现场验证采购物品时，由相关单位组织人员在供方处对所购物料实施现场验证。采购人员应事先与供方做好验证安排及验证方式，以确保验证活动顺利实施。

若物品使用人要求在供方现场验证物品时，由采购人员和使用人在供方现场共同实施验证。采购人员应事先与供方和使用人联系安排妥当，以保证验证活动顺利实施。