会议通知的派发与提醒优化建议

很多会议召集人，常常为送发适当的会议通知而头痛。这可能是因为他们的疏忽所造成，也可能是因为他们太过匆促地决定召开会议，以致欠缺足够时间作妥善的斟酌所造成。

一份良好的会议通知，在内容上至少应包括下列五项：

(1)开会的时间(包括日期及起止时间)。

(2)开会地点。倘若开会地点并非与会者所熟悉，则应附上确切的位置图及交通路线图。

(3)会议的目标。

(4)与会者须事先准备的事项。

(5)其他与会者的姓名。

一般的会议通知最好是在开会前一个星期寄到与会者手中，因为现代人在安排各种活动时，多半提早一个星期作规划，而且一个星期的时间大概足以做好开会前的各种准备工作。超过一个星期的会议通知比较容易被遗忘，因此当你有必要发出超过一星期的会议通知时，你最好能在开会前两、三天设法再向与会者提醒开会时间。除非是紧急会议，否则不要发出短过一星期的会议通知，因为太匆促的通知，不但令与会者来不及作好会前的准备工作，而且也很容易令他们觉得会议召集人把他们当作“呼之即来”的人物看待!

会场的布置

布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。座位编排与会议成效的高低具有密切的关系。除了座位的安排之外，在布置场地时，你仍须注意以下几项：

(1)应先决定准不准在会场吸烟。倘若准于吸烟，则应准备烟灰缸。倘若不准吸烟，则不能让烟灰缸在会场中出现。此外，你最好能在会场中张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时，你也可以按实际需要，将座位区分为吸烟区及非吸烟区。

(2)如与会者之间彼此并不熟悉，则应考虑是否事先准备姓名卡片。

(3)准备视听器材。黑板(白板)、白报纸、甚至幻灯机、投影机与放映机等应该被视为一般会议可借用的基本工具。但要特别注意的是：幻灯机、投射机与放映机所投谢出来的文字或图形，应让全部与会者都能看清楚，而且它们应准备就绪以便随时启用。

(4)除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)，否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。

(5)当议程甚短且无需作记录时，可考虑采取站立的方式开会。

不论你对会议的规划有多详尽，不论你对会议的准备工作有多周全，倘若在开会前你对会场不作最后的审视，你都可能会功亏一篑。墨飞法则之中有一则很具警惕性：假如有任何事情可能出纰漏，则一定会出纰漏，而且就在最不应该出纰漏的时候出纰漏。基于此，在开会前的半个小时至一个小时，你最好是亲自或是派人到会场审视以下四件事是否作好：

(1)座位是否按原定计划编排?

(2)视听器材是否准备妥当?如果用幻灯机或投影机，则其焦距是否已事先调整妥当?如用放映机，则其焦距、音量等是否已调妥?如用麦克风，其声音效果是否事先已调好?幻灯机、投影机及放映机是否已备妥额外的灯泡?你自己或是在场的助手是否懂得对视听器材作简单的维修工作?(3)会议有关的资料是否齐全?这包括准备会中派发的资料、姓名卡片、张纸、铅等等。

(4)必要的时候，再致电与会者提醒他们开会时间及地点。特别是在会议通知已发出去很久的情况下，开会前的提醒功夫，颇能产生实效。

许多业务会议中途搁浅，因为物质上的不舒适影响思考和倾听。如果会议室没有外部干扰和噪音，空气流通，温度控制适当，思维就能最好地发挥作用。理想的会议室应该是座位不拥挤，视线好，听得清楚，照明要明亮而不耀眼。这种综合的环境条件比你想象的难以找到。

桌椅和发言人讲台的实际布置不仅取决于开会的人数，而且取决于会议的目的：

拍卖会：其座位安排要求全部听众能看清楚喊话人及他手中所拿的东西。由于这种会议往往处于独断独行，不需等待反应或小组讨论，因此座位布置可采用下述两种形式：

(1)剧场式。选用现成的礼堂，或将椅子排成一行一行。开会的时间长短是至关重要的。要知道即使是最好的剧院，备有最舒适的座位，也很难期望观众集中注意力超过两个半小时，包括中间休息半小时。

(2)教室式。如果需要作记录，或者是超过两小时的会，就用带写字板的椅子或布置成排桌子。两个人一张2米的桌子才适于工作以及安放玻璃杯、饮水瓶和烟灰缸——如果需要的话。(记住要使吸烟者与不吸烟者分开来坐。)桌与桌之间要保持适当距离，以便开会时座椅的搬动和参加者的走动。

解决问题的会或培训会：这类会要求参加者彼此看得见以及看得见主持人或任何展示。这种会往往要求“共同负担”领导，座位的安排要便于鼓励个人参与和小组讨论。具有高度领导能力的人能成功地领导一个二十五人的讨论小组，但多数权威人士同意七至十二人的小组效果最佳。参加者团坐桌旁最为舒适。座位布置建议如下三种方式：

(1)圆桌式——如每个小组限于八人以下，而且无需使用黑板或其他展示品，就可用此种形式。主要的好处是参加者能彼此看得清楚。桌子不一定是圆桌。一张长方形桌，主持人坐在桌子的一头，便于使用黑板或其他展示品。但坐在桌子另一头的人稍有不利。

(2)马蹄形式——U字形可能是最普遍的形式。这种形式需要三张或三张以上的桌子排成U字形，主持人坐在离U字型一端稍远的第四张桌子。

对于一个十二人的会来说，这种形式的座位布置需要一间最小为6米×9米的房间。

(3)V字形式——这比U字形差些，但往往是唯一实际可行的解决方法。这种斜向排列可以更清楚地看清主持人及展示品，但坐成直行的参加者就不能彼此看得很清楚。

讨论会：参加者如彼此认识，讨论会的效果就会更好些。如果参加者彼此陌生，则主持人和参加者都可用易于看见的名牌。

如果你的方案要求分别开几次会或分别有几个讨论小组，就让每次会议的主持人或发言人书面提出其特殊要求。负责物质安排的人就可以汇制核对清单，详细列明每次会议需要的家具和设备，并提供给每个发言人一份以便核实。这个清单在房间备妥后，还可以仔细检查。

会议座位的安排

一般人走进餐厅、音乐厅、戏院或球场，都会刻意地选择最有利的位置。但奇怪的是，当他们走进教室或会议室，却往往会选择极其不利的位置。在教室内，他们尽量坐在远离讲台的位置，以便置身于教师的视野之外!在会议室内，他们多半选择令主席及其他与会者忽视他们存在的死角地带!

何以一般人会那样不重视会议室内的座位呢?理由大概有二：第一、参与会议的人多半不了解会议对他们的事业到底有多重要，他们至多只是把会议当作日常工作的一部分看待；第二、他们认为置身在不显眼之处较为安全，也较为舒服。这是严重的错误!在前文中我们已说过，会议是说服他人接受你的意见的一种场合，也是令你获取成功的一个途径。因此，会议室内的座位应审慎选择。下列的几个原则，可供你参考采行：

(1)切忌选择令人忽视你的存在的位置。你应选择容易令人——特别是令主席——看得见你的地方，因为能令人看得见才能引人注意，能引入注意才能受人认知，能受人认知，才能发挥影响力。假如会议桌是长方形的，则你最好是坐在面对主席的会议桌的另一端，或坐在接近主席的左右两边，以便增加你跟主席沟通的机会。倘若会议桌是带有双翼的长方形桌子，而主席坐在长方形一边的中央，则你应选择双翼末端的位置，因为在这样的位置你可以通过桌面与主席交谈，而不必通过其他与会者的头部与主席交谈。倘若会议桌是方形的或圆形的，则你应坐在面对主席的位置。

(2)平常多观察主席在会议中的举动。假如主席有咨询邻座者意见的习惯，则要争取这个可以扮演“顾问”的角色的位置，以增加对主席的影响力。

(3)在任何会议场合，你的顶头上司若坐在你跟主席之间的位置，则对你是极端不利的，因为主席如果朝你这方向发问，你的顶头上司势必抢走你答复的机会。你应调整位置，最好是坐在你的顶头上司的对面，因为一来主席与你对话的机会不会被你的顶头上司所垄断，二来，你在顶头上司发言之后再为他作补充时，不但全场的视线集中于你，而且你可跟顶头上司一唱一和地增加对其他与会者的影响力。

(4)倘若会议桌上摆置投影机、放映机等视听器材，则不要坐在该等器材之后，以免令自己的位置被贬低到该等器材之下。

(5)倘若你想在会场中选择有利的位置，则切记：不能迟到!

(6)不论你如何选择有利的位置，有一点你必须随时留心：那就是千万别坐在主席的位置上!

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视听器材

每个会议都应有效果。如果列入引起视觉和听觉兴趣的东西，成就可能更大些。

弗兰克是一位保健用品厂的市场营销经理。在工作人员会议上他提出了许多建议和意见，但很少被照办。艾德是同一个厂的另一位市场经销经理，他的成绩就较好，弗兰克问他的老前辈为什么会这样。

老前辈说：“你的投入是好的，但你只是说说而已。你提出的是一般的意见和想法而不是具体建设。艾德则提供数字和图表。”

一位生产经理反复告诫他的工人在拿危险化学品时要遵循安全操作规程，但不是所有的人都听他的话。后来他弄到了一些受化学品损伤而变形的人手相片。他在下一次安全会议上出示了这些相片，而且人人都明白了。

两家企管顾问公司竞争一家大企业的业务，一家放幻灯片来说明他们的服务。另一家用一台能把形象放映在大屏幕上的电脑，就地展现了图表——显示了客户的商业战略的潜在利益。第二家企管顾问公司给人更好印象，因而得到了这笔业务。

一位为包装设备厂的服务经理告诉他的服务代理人员，对他们为许多顾客安装的新型机械“要提防一种模糊的呼呼转动声”。许多代理人没有注意这种声音，结果是没有做预防性检修，以致发生了代价很高的机器损坏。服务经理变得聪明了，他用录音带录下了呼呼转动声音，并在职工会上放音。现在服务代理人确切知道了应该注意听什么声音。

1视听器材往往有利于沟通

假如你在一个会议上讲话而又未能使人理解，就考虑视听器材吧。一个简单的图表能改变局面。

在拿破伦垮台后的岁月里，许多法国人不相信他的失败，他们认为如果真相大白，一定是拿破伦被骗投降和流放。他们拒绝承认拿破伦在多年光辉胜利之后会犯错误。一位叫查尔士•约瑟夫•迈纳德的法国工程师知道拿破伦曾犯严重错误，并试图揭穿关于这位大帝完美无缺的神话。

没有人相信他的话，因此他创作了一个视觉形象。这个形象由一张地图和一条能够活动穿过各个不同国家的黑色谱带组成。往右转动时，谱带宽度表示在每个地理位置上的部队人数。九月，拿破伦进入洗劫一空的莫斯科时，他的军队有10万人——用宽的谱带表示。当他撤退时，黑色谱带向西路动(与地图下面的日期和温度相连接)。移至波兰时黑色谱带狭得可怜，表示蹒跚撤退的帝国军队只剩下1万人生还。拿破伦战术上的错误——导致军队的一步步惨败——被生动地表现出来了。这个视觉形象被认为是从来没有过的最佳统计图表。这对管理人员和企业主管的教训是明显的。当沟通既有困难而又重要时，加一点额外的东西——图解、照片或任何一种视听器材来帮助说明、分析、解释或视听答辩。

在会议上，要用言语以外的东西使人理解，包括事实和数字的文件会有所帮助，但也会分散注意力，因为每个人都单独阅读文件，翻动的图表、幻灯片、录象带和其他视听器材可以把所有目光和听力在同一时间内都集中到共同思考的问题上。而且，视听形象能使人们产生更深刻、更持久的印象。研究表明，感官摄入越多，就越能理解、记忆和重视所传达的要点。写在黑板上的事实，比仅仅高声说的事实给人的印象深刻。用线型、柱型和圆型图表象征性地说明的事实，比幻灯片显示的数字或文字更能牢固地印在人们的记忆中。彩色的形象比黑白的形象能博得人们更大的注意。图书、照片和电影能够传达文字或图表所不能传达的真实印象。

你刺激其他人感官的方式越多——阅读，听说话，观察象征性的典型，观看情景，倾听声音等——你产生的影响就越大。作为会议取得成就的一种方式，仅仅讲话往往是不够的。

2大量可供选择的视听器材

范围不断扩大的从低技术到高技术的视听媒体能使你扩大影响和实现目标。

(1)黑板。

(2)翻动的图表。

(3)幻灯片和电影胶片。

(4)投影机。

(5)录像带和电影。

(6)电子黑板。

(7)电脑传送的电视演出。

(8)其他。

个人电脑越来越多地使用于生产幻灯片及其他电视影像，包括电脑动画。有电视影像的影像带，还有移动式装置，使你能携带到顾客所在地作任何视听表演。除专业供应来源外，你也可以自行创作你想要的视听项目。

3“最好的”视听器材是哪些?

(1)使媒体与团体的大小相配。给予听众和观众的印象要适中，对于在经理办公室的一对一的会晤而言，标准大小的翻动图表可能过甚；而在旅馆的舞厅里，给一个大团体在十九英寸的电脑屏幕上放影像，又可能不足。除了传送正确的图像外，你想要确保视听器材产生感性反应的作用。是否每一个人以至那些视力与听力很弱的主管人都能看清和听到?

对二至五人的小组，八又二分之一英寸的宣传性小册子或小型的翻动图表很适用。录音带和电影搭配的放映装置也很适用。移动的或标准的程度控制器是很好的直观器材，适用于人数极少的小组。每个人都能看清屏幕。你可以放入临时信息以显示各种不同的业务情况。

对5～15人的团体，如要介绍新战略或重要成果，大型翻动图表或硬纸板上的图表就很好。高架放映机放映的图像适用于中型的团体。放映屏幕上显示的幻灯片、电脑胶片和电影也如此。如果电视够大，录象带就很合用。要坐在会议室后排检查一下。你能看清包括标题和数字的所有细节吗?

如果你绘制图表，要用电子黑板而不用黑板或纸架，这种装置使你能复制和分发。

对100人以上的团体，高架幻灯片，电影胶片和电影能博得人们的注意。屏幕必须大得足以使每个人都能看清楚。还必须有麦克风及良好的扩音系统。在大型团体里，如果你想要回馈和交流，可选用能使灯亮着的媒体，如高架幻灯片。

熄灯的媒体如电影，对于打动消极的观众最起作用。对于极大的集体如商业展览集会或大会，专业开发的多媒体展示产生的影响很大。

宣传小册子如果使用得当，就适用于人数可多可少的集体。不要把所有小册子一下子散发出去，因为人们可能只顾翻阅不注意你的内容。一次分发一种，以使人们配合你讲的内容一起阅读或者给每页涂色作标记，装在一个对套里，以使人们可以按照你的指点去查阅。

(2)选择适合开会场所的媒体。在某一环境合用的视听器材，在另一环境可能不很合用，甚至根本不合用。

在你自己的会议室或大办公室里，什么都行。

对于在顾客所在地的会议，要选用“能运输的”视听器材，而且要不依赖于绝对安静或有可以用作投影荧幕的墙壁等条件。翻动的图表是万无一失的。备有内装荧幕的电影装置和具有大而清晰的监视荧幕的移动式电脑要好些。如果你想放映电影或使用高架幻灯片，就须自带荧幕。

在旅馆和大会堂开会，如选用标准的媒体，就可省去自带设备的麻烦。大多数单位都有诸如图表架，高架放映机和黑板等设备。如果你想用一些特殊的东西来激起听众的赞扬，如多媒体的展出及用你自己的电脑放映图像等，就要有备用器材和装配及调试的充分时间。听众最厌烦的莫过于由糊里糊涂的放映者操纵着使用不当的设备。

(3)选择适合会议目标的媒体。有些会议要求变动，有些会议则只要求注意，还有些会议要求回馈。你选定的视听器材可能有所帮助，也可能有所妨碍。

如果你想要说明或加深印象，最好选择高度声像化的媒体，如电影、幻灯片、电影胶片或录放像机。

如果你想要说服或宣传，就选用能使你把控制转换为变动的媒体。要用电影胶片或翻动图表来保持对思路的控制。然后当你准备好输入时，就转换为自由式的媒体，诸如空白的画板纸，或写在硬纸板上的问题等。

如果你想要培养或训练，就用“被动”的媒体诸如电影和录像带慢慢来。研究表明知识技能是和亲身参与成比例的。如果你想要解决问题或设计程式，变动是必不可少的。因此，除备用的直观图像外，要用黑板，空白图表纸和每人一份的笔记本。电子黑板和带有放映装置的电脑对工作会议也是很好的选择。