全宗管理：构建公司历史情况的档案管理工具

自1993年成立档案馆以来，公司档案管理从简单文件管理到现在信息化系统的全文数据管理，从纸质文件到现在的影像、影音全息化多媒体、多载体档案的建成，实现了文书、科技（工程）、财会、声像、实物、电子档案的集中统一管理。

全宗卷是公司档案馆管理过程中形成的、能够说明公司历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。它不能与全宗内的案卷混同，不是全宗内的档案，是管理全宗的档案。全宗卷是档案馆不可缺少的管理工具，通过全宗卷可以了解公司管理过程的情况，还可以了解公司全宗内档案的内容、数量和利用等历史与发展变化状况，从而为公司全宗的进一步科学管理提供必要的依据。

全宗卷的内容涉及档案工作八个业务环节的方方面面，通常包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、新技术应用等方面的材料。公司结合已形成材料的内容对全宗卷分为九大类，并将每一类的内容进行了详细的划分，盒内有卷内目录，每一份材料都进行了分类编号。

第一类为档案管理综合材料：存放的主要内容是全宗指南（全宗介绍），公司组织机构沿革，公司大事记，成立档案馆的通知，档案工作领导小组文件材料，档案机构档案员任免文件、历年来档案人员名册、档案管理组织示意图、档案管理体系网络图等。

第二类为档案收集：主要内容是档案交接文据、档案移交目录、接收和征集记录、档案来源和价值说明等。

第三类为档案整理：主要内容是档案分类大纲、分类方案、归档范围和保管期限表，档案检索工具（归档文件目录、专题目录等）编制情况说明，整理工作方案、整理工作小结等。

第四类为档案鉴定：主要内容是鉴定小组成员名单及成立或调整机关档案鉴定，销毁领导小组成员的通知，鉴定档案分析报告，销毁档案的请示和批复，销毁档案的清册，销毁档案小结等。(www.xing528.com)

第五类为档案保管：主要内容是档案安全检查记录（九防检查），档案库房温湿度记录，重点档案采取的特殊保护措施，档案抢救与修复情况报告、档案紧急处置预案、档案排加强说明、档案专用设备登记、档案保护措施等。

第六类为档案统计：主要内容是档案馆基本情况统计台账，档案基本情况统计，档案分类统计表及分析报告，档案复制、抢救情况统计，档案收进、移出登记及情况统计，重要档案利用统计表等。

第七类为档案利用：主要内容是档案编研材料（大事记、组织沿革、基础数字统计、专题概要、发文汇集、专题文件汇编等）编制情况，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案利用事例汇编，档案利用事例刊登报道材料，档案利用效果登记分析，档案查、借阅登记分析等。

第八类为档案管理新技术应用：主要内容是办公自动化开发情况，档案信息化管理系统说明（含计算机软件安装及使用说明情况），新技术应用说明，扫描、数字化加工及电子文件检测、迁移、备份情况记录等。

第九类为档案目标管理：主要内容是机关档案工作目标管理晋升等级的报告和批复，机关档案工作目标管理考评申报表，机关档案工作目标管理自评分情况表，机关档案工作目标管理自查情况汇报，档案创优评先工作情况，档案工作及个人获奖情况及证书，档案工作存在的主要问题及整改意见，档案工作受到处分及处罚等。