电子商务物流系统分析的工作步骤和工具优化方案

1.电子商务物流系统分析的工作步骤

系统分析是从用户提出开发新系统的要求开始，进行初步调查和可行性分析。

系统调查是系统分析阶段的首要工作。由于新系统基于“基于现行系统，又高于现行系统”的指导思想，因此，在进行新系统逻辑模型的设计之前，有必要对现行系统作全面、深入的调查和分析。

1）系统调查的内容

（1）组织结构调查。一般来说，企业的组织结构是根据企业的经营目标设置的。在对组织结构进行调查时，要搞清楚企业部门设置及行政隶属关系，画出企业组织结构图；根据每个部门的业务范围及人员职责分工情况，画出系统功能结构图。例如，物资管理包括物资计划、物资采购、物资库存管理和物资统计，而物资库存管理又由物资入库、物资出库和物资盘存处理等组成。由此可以得出整个企业的功能结构图。

（2）管理功能调查。为了实现系统目标，系统必须具有各种功能。各子系统功能的完成依赖下面更具体的功能的完成。管理功能调查就是要确定系统的功能结构。

（3）业务流程调查。根据系统功能结构图，详细调查每一个业务处理的变化过程，每一条信息（一项业务）从何处来到何处去，经由何处，如何处理。要求用业务流程图和数据流程图的形式，或其他形式表达出来。

（4）数据流程调查。对业务处理流程所涉及的单据、账册、报表进行收集、分类、整理，并填写信息载体调查表，它的内容包括名称，编号，所属业务，信息量，数据项及其关系、类型、长度和值域等。

（5）处理过程调查。业务处理流程只表示了业务与业务、业务与信息之间的关系，而对每个处理的具体细节没有说明，因此必须详细调查标识，作为将来程序设计的依据。处理过程通常以文字、结构化语言、判断树和判断表来表示。

（6）系统环境调查。调查现行系统和哪些外部实体有工作联系、有哪些物质和信息往来关系、相关物流行业的国家政策法规、物流行业的现状，物流市场的动向，特别要注意中国加入WTO以后对中国物流带来的深刻影响。图3-2所示为物流市场调研工作流程。

图3-2　物流市场调研工作流程

2）系统调查的方法

调查通常由物流管理信息系统的用户和研发人员一同进行，尤其是物流企业组织的生产经营部门和企业领导。物流系统调查的方法主要有以下4种：

（1）开调查会。开调查会是系统调查中最常用、最有效的方式之一。开调查会可以采用两种组织方式进行：一是按职能部门召开座谈会，了解各部门的业务范围、工作内容、业务特点以及对新系统的想法和建议；二是召集各类人员联合座谈，着重听取使用单位对目前作业方式存在问题的介绍、对系统解决问题的要求等。

（2）发调查表。发调查表也是一种应用比较广泛的调查方式，利用调查表进行调查可以减轻调查部门的工作负担，方便调查人员，得到的调查结果比较系统、准确。

调查表主要由问题和答案两部分构成。问题由主持调查工作的系统分析人员列出，答案主要由被调查单位的业务人员给出。系统调查人员在编制调查表时应充分考虑各种情况，使问题全面且明确，得到的答案比较完整与准确。

（3）访问。访问是一种个别征询意见的办法，是收集数据的主要渠道之一。调查人员与被访问者自由交谈，充分听取各方面的要求和意见，获得较为详细的信息。

（4）直接参加业务实践。开发人员亲自参加业务实践可以深入了解信息的发生、传递、加工与存储的各个信息处理环节，把握现有系统的功能、效率以及存在的问题，从而与管理人员共同研究出解决问题的办法。

2.可行性分析

可行性分析是指在目前物流组织企业所处的内部状况和外部环境下，调查所提议的物流管理信息系统是否具备上马的必要资源和条件。可行性的含义不仅包括可行性，还包括必要性。系统的必要性来自实现开发任务的迫切性，而系统的可行性研究则取决于实现应用系统的资源和条件。

1）可行性分析的内容

可行性分析通常从开发的必要性、技术可行性、经济可行性、组织与管理可行性4个方面进行。

（1）开发的必要性。电子商务物流系统的开发必须考虑开发的必要性。如果物流企业的现行系统没有更换的必要，或者物流业务人员对开发新系统的愿望不迫切，那么新的电子商务物流系统的开发就不具备可行性。总之，需要根据物流企业现状、员工情况、现行系统功能和效率等，来决定开发电子商务物流系统的必要性。

（2）技术可行性。电子商务物流系统的技术可行性主要从硬件、软件、网络和物流企业的技术力量等几个方面来考察，具体表现在以下几个方面：

①硬件方面：主要包括计算机系统中的硬件设备，如硬盘、内存、输入和输出设备等的性能和价格，计算机硬件的稳定性和可靠性等。

②软件方面：主要包括操作系统平台、数据库系统和开发工具等。

③网络方面：主要包括数据传输和通信方面的相关网络设备，如交换机、路由器、网卡以及网络软件，如通信协议和网络防火墙等。

④技术力量方面：主要考虑电子商务物流系统开发与维护人员的技术水平。这些人员包括系统分析员、系统设计员、程序员和软/硬件维护人员。

（3）经济可行性。经济可行性主要是对开发项目的成本和效益作出评价，即新系统所带来的经济效益能否超过开发和维护新系统所需要的费用。

经济可行性包括两个方面：一是初步估计开发电子商务物流系统需要多少资金，目前资金有无落实：二是估计系统正常运行带来的效益，既包括可以用货币估算的经济效益，也包括不能用货币计算的间接效益。

（4）组织与管理可行性。在进行可行性分析时，除了考虑技术、经济上的因素外，组织与管理可行性也是需要考虑的一个重要因素。(www.xing528.com)

组织可行性主要考虑：物流企业领导是否支持新系统的开发；各级管理部门对开发新系统的态度；其他各级人员对开发新系统的看法和需求；现行系统能否提供完整、正确的基本信息等。

管理可行性主要考虑以下3个方面的因素：

①科学管理。只有在科学的管理方法、完善的管理体制、严格的规章制度、合理的管理程序和完备的原始数据的基础之上，才能建立一个有效的电子商务物流系统。

②物流企业业务流程的透明度及标准化程度。建立电子商务物流系统的目的就是把物流过程数字化，物流过程越概念化，越清晰、透明、标准，就越容易将物流过程用计算机工具描述出来。国内外许多物流企业已认识到这一点，开始推行ISO 9001标准认证，这有利于电子商务物流系统的开发及推广。

③物流企业外部环境的变化。物流企业外部环境的变化对管理现代化具有深远的意义，因此，需要考察新系统是否能够服务于物流企业的长期发展战略，是否适应日新月异的科学技术和管理方法，是否能应对动态变化的市场竞争。

2）可行性分析的步骤

可行性分析主要有以下6个步骤：

（1）检查系统规模与目标。这个步骤的工作是为了确保分析人员现在描述的内容就是系统将来要实现的目标。访问关键人员，仔细阅读和分析有关材料，对在系统调查阶段获得的关于规模和目标的报告进一步核查确认，改正不正确的叙述，清晰地描述对目标系统的一切限制和约束。

（2）研究当前的系统。现有的系统是信息的重要来源。显然，现有的系统必定能够完成某些有价值的工作，因此，新的目标系统必须也应能完成它的基本功能；现有的系统必然存在某些缺点，新系统必须解决现有系统中存在的问题。此外，系统运行的费用是一个重要的经济指标，如果新系统不能增加收入或者减少费用，那么从经济角度看，新系统不如旧系统，也就没有必要开发新系统。

（3）建立新系统的高层逻辑模型。优秀的设计过程通常从现有的物理系统出发，导出现有系统的逻辑模型作为参考，设想目标系统的逻辑模型，最后根据目标系统的逻辑模型建造新的物理系统。

通过上述分析之后，分析人员对目标系统应该具有的基本功能及约束条件有了一定的了解，能够使用数据流程图描绘数据在系统中流动和处理的情况，从而概括地表达出新系统的模型。

（4）重新定义问题。新系统的逻辑模型实质上表达了分析人员对新系统必须做什么的看法，分析人员应该和用户一起复查问题定义、工程规模和目标，复查时应该把数据流图和数据字典作为讨论的基础。如果分析人员对问题有误解或用户曾遗漏某些要求，那么应进行相应的改正和补充。

可行性研究的前4个步骤实质上构成了一个循环。分析人员定义问题，分析问题，导出试探解法，在此基础上再次定义问题，再次分析问题，修改试探解法，继续循环过程，直到提出的逻辑模型完全符合系统目标。

（5）导出和评价解决方案。分析人员首先从建议的系统逻辑模型出发，导出若干较高层次的物理解法以供比较和选择。导出供选择的解法的最简单的途径是从技术角度出发考虑解决问题的不同方案。当从技术角度提出了一些可能的物理系统之后，应该根据技术可行性的考虑初步排除一些不现实的系统。

其次考虑操作的可行性，分析人员应根据使用部门事务处理的原则和习惯，自动检查技术上可行的方案，去掉操作过程中用户很难接受的方案。还可以考虑经济可行性，分析人员应该估计剩余的每个系统开发的成本和运行费用，并估计相对于现有系统来说这个系统可以节省的开支或可以增加的收入。在这些估计数字的基础上，对每个可能的系统进行成本、效益分析。一般来说，只有投资预计能带来利润的系统才值得进一步考虑。

最后根据可行性研究结果应该作出一个关键性决定：是否进行这项工程。如果分析人员认为值得继续研究，那么应该选择一个最好的解法，并且说明选择这个解法的理由。

（6）拟订开发计划，书写文档并提交审查。分析人员应该拟订一份开发计划，包括工程进度表和成本估计表，同时把各阶段的结果写成清晰的文档。

3）可行性分析报告

电子商务物流系统可行性分析的结果以可行性分析报告的形式表达出来，内容主要包括：

（1）电子商务物流系统概述；

（2）现有电子商务物流系统的分析；

（3）建议选择的电子商务物流系统；

（4）可选择的其他电子商务物流系统方案；

（5）投资及效益分析；

（6）社会因素方面的可行性分析；

（7）结论。

3.电子商务物流系统分析的工具

为了完成以上步骤中的各项工作，可采用以下工具：

（1）业务流程图、数据流程图。这是对系统进行概要描述的工具。它反映了系统的全貌，是系统分析的核心内容，但是对其中的数据与功能描述的细节没有进行定义，这些定义必须借助其他分析工具。

（2）数据字典。它是对上述流程图中的数据部分进行详细描述的工具。它起着对数据流程图注释的作用。

（3）数据库设计工具。它采用规范化形式，运用它可以对系统内的数据库进行逻辑设计。

（4）功能描述工具——结构式语言、判断树、判断表。这是对数据流程图中的功能部分进行详细描述的工具，也起着对数据流程图注释的作用。